[摘要]信息在當代社會已成為最重要的戰略資源之一,企業決策離不開信息。而企業決策所需信息大部分來自會計系統。本文將從會計信息系統的發展歷程來談會計信息系統各階段的特點,其中重點分析了ERP管理思想對會計信息系統的沖擊及對其未來的發展趨勢和影響。
[關鍵詞]會計信息系統;ERP;發展歷程
[中圖分類號]F270.7 [文獻標識碼l A [文章編號]1673—0194(2006)06—0021—04
會計信息系統被定義為利用信息技術對會計信息進行采集、存儲、處理和傳遞,完成會計核算任務,并能提供進行會計管理、分析、決策用的輔助信息的人機系統。由此可見,其包括兩大部分:一是對會計信息的處理,以完成核算任務;二是提供協助管理、決策的輔助信息。縱觀會計信息系統的發展歷程,我認為應將其劃分為4個階段,即電子數據處理階段,本質上屬于會計電算化的階段,會計信息系統成型階段以及基于ERP管理思想的現代會計信息系統階段。同時我認為分析會計信息系統的這4個階段不能分割與其有密切關系的財務軟件的發展歷程,二者是相輔相成、相互促進的。下文將詳細闡述會計信息系統的發展。
一、電子數據處理階段
會計信息系統的發展可追溯到20世紀50年代,這階段主要是用計算機幫助進行會計數據的計算,數據不能獨立,不能離開相應的程序而被其他程序調用,數據庫存技術尚未出現,僅是代替人工進行給定一組數據的計算而已。這一階段應算是會計電算化的雛形,只能說明計算機技術在會計處理中的初步涉入而已。
二、會計電算化階段
會計電算化產生于1979年,使用會計電算化主要將它解釋為會計工作的計算機化,主要指財務會計的電算化,而管理會計的電算化,決策會計的電算化等尚未涉及。我國會計電算化事業,主要解決的是以計算機代替手工記賬、算賬、報賬和用賬問題。經過20年來的發展,有力地推動著我國財務會計事業的發展。與此相隨,我國財務軟件也正處于起步階段,此時的財務軟件屬非商品化財務軟件的研究。當時我國正處于計劃經濟體制下,國內大多財務軟件都是在借鑒國外產品下基于DOS平臺的核算型單機用戶軟件,面向單一會計專用領域,代替手工會計記賬。爾后又發展至商品化財務軟件階段,此時的財務軟件向商品化和基于NET-WARE等網絡平臺的局域網應用軟件方向發展,應用由單項核算向多項會計核算子系統發展。而隨著市場經濟的高度發展以及現代金融、證券、保險、期貨等金融衍生工具層出不窮,企業已不再是單純的生產經營單位,投融資和資本運作,以及集團的內部財務資金管理居于越來越重要的地位,提出了企業集團財務管理的協同尚未集中管理模式,認為應著重于設計應用解決方案。因此,有人提出了“會計信息化”的名詞。比較會計信息系統與會計電算化的概念不難看出,會計信息系統實質上是會計電算化基于當今信息時代的易名,當然伴隨其的肯定是功能、定位、理念上的巨大差異。為了著重突出“信息系統”并顯示與傳統會計電算化的重要不同,所以提出了“會計電算化”的概念。由上可以看出,會計電算化將被會計信息化取代,隨著會計信息需求的日益增加,會計信息化更能體現出會計的改革發展的結果。1999年4月在深圳召開的“會計信息化理論專家座談會”上,王景新教授指出:“……會計是否應該順應趨勢改叫‘會計信息化’,對此問題我認為可以研究采用會計信息化的概念,有利于國際接軌,有利于同國內其他領域進行交流,有利于研究和發展。”
三、會計信息系統成型階段
先來看財務軟件的發展,財務軟件此階段已發展至核算型商品化財務軟件研究開發階段。隨著網絡的出現,企業內部局域網為信息共享提供了極大的方便,財務軟件產業進入了面向文件服務器和客戶端服務器的計算模式,應用范圍從單機模式擴展到具有一定數據共享能力的小型局域網應用,并提出核算型向管理型過渡。我們知道,會計電算化是僅僅利用計算機代替手工完成一系列會計核算工作的過程,會計信息系統包含了會計電算化,但會計電算化不是會計信息系統的全部。會計信息系統還包括對會計信息的進一步開發和利用過程,以及與財務信息系統,整個管理信息系統的對接和融合過程。以下我們通過對比會計信息化與會計電算化來理解此階段的會計信息系統。首先,會計信息化與會計電算化的區別表現在所處環境上,由于互聯網及以電子商務為代表的網絡經濟的迅速發展,使得會計所處的環境發生了很多的變化,可歸納為網絡化、即時化、無紙化、信息集成化、管理一體化。客觀上提出了會計信息化的需求,也提供了實現會計信息化的條件,沒有信息化的環境,會計也只能搞“電算化”。其次,會計信息化與會計電算化的區別表現在其內涵上,在當時的環境下,“會計電算化”主要是圍繞記賬憑證、賬本和報表進行設計和開發,處于一種單純模擬手工會計賬表的狀態,而且自成體系,所提供的會計信息與整個企業的信息系統處于被割裂的狀態,出現“孤島現象”。而此時的會計信息系統單獨孤立地收集財會數據,加工處理,重點是代替人工計算,也是局限在會計核算上,而輕視財會管理、信息的利用。
四、基于ERP管理思想的現代會計信息系統
從1998年至今可以說都屬于此階段。財務軟件此時也進入了管理型財務軟件和企業管理軟件階段。隨著經濟活動趨向電子化、自動化,企業間信息交換逐漸增多,網絡系統管理被提到最高優先級,網絡財務概念應運而生。管理型財務軟件的出現,為現代會計信息系統提供了技術上、物理層面的保證。有了實體層面的技術支持只是前提條件,而關鍵是影響會計信息系統設計理念的、精神層面的理念——ERP管理思想的出現。
傳統企業管理按職能部門劃分的“企業內部橫向型管理”與外部客戶、供應商之間除了業務往來外,無更多的信息交流或經營運作上的協同。在當今電子商務環境下,為適應市場全球化要求,企業不僅需要合理規劃,運用自身內部資源,還應將外部經營環境中的各方面整合、集成,準確反映各種動態信息,而ERP正是契合了這一管理要求而產生的。ERP概念從管理思想角度來看,是一種先進的管理理念和一整套企業管理系統體系標準,它是在MRPⅡ基礎上發展起來的面向供應鏈的信息高度集成的管理思想,是跨地區、部門,甚至跨公司,整合企業經營活動的管理思想。實務宗旨建立在信息技術基礎之上,這一系統化管理思想為企業決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。ERP強調的是將企業內部價值鏈上所有功能活動加以整合,ERP旨在整合內部功能活動以及實現對企業供應鏈的有效管理;從管理系統角度來看,它是整合了企業管理理念、業務流程、基礎數據、人力物力財力、計算機軟硬件及通訊、網絡技術在內的一體化的企業管理系統,而會計信息系統(AlS)則是其中最為重要的子系
統。ERP最核心的理念是面向供應鏈,面向供應鏈是指不僅考慮到本企業,而且考慮到與本企業業務密切有關的上游企業(供應企業)和下游企業(銷售客戶),通過與企業上下游企業信息的高度整合,不僅集成企業內部的所有流程、各個環節的信息,實現流程管理、信息共享,而且集成上下游的供應商和銷售客戶的信息,有助于及時掌握供應鏈的動態變化和企業信息的實時響應的需求,保持物流、信息流、資金流的快速流動,以企業有限的資源來應對市場競爭和機遇,做到以最短的生產周期、最少的消耗、最低的成本來創造盡可能多的經濟效益,而這一點正是會計信息系統的管理思想。
ERP和AlS比較表
(引自《在企業信息化環境中的會計信息化定位研究》)
在傳統管理環境下,會計信息系統的功能被定位于數據的收集與處理,即便是將計算機引入會計領域之后,“會計電算化”也僅被表述為會計核算方法的計算機化,大量數據未被進一步利用,管理控制與決策揮的作用甚弱,在企業內部形成了會計“信息孤島”。ERP環境下,會計信息系統與其他業務系統間的無縫集成,提高了會計信息的質量,實現了信息的高度共享,進一步提升至利用會計信息進行“財務分析與管理”。
了解了現代會計信息系統的特征后,讓我們看看ERP環境下,會計信息系統的發展趨勢。縱觀會計信息系統的發展過程,每一次企業內外部競爭環境、信息環境的重大改變都會引起會計信息系統的設計思想及運作形式的變化,ERP環境的引入也不例外,并且ERP代表了新的管理思想和模式,其對會計信息系統發展趨勢的影響將更大。
1.會計信息系統與ERP系統的融合。現在的會計信息系統在物理上獨立于其他部門,雖然有聯機系統的支持,但由于邏輯設計不一致,業務部門提供的只是影響企業資產、負債和所有者權益的經濟數據,而市場、競爭對手和合作伙伴方面的信息很少提供,大大限制了會計信息系統的功能擴展,無法進行有效的事前和事中控制。ERP系統通過業務流程重組,全面地改造企業的業務流程,使企業的物流、資金流、信息流和業務流整合為一體,實現了業務處理和財務處理在邏輯上的統一,因此作為其物理實現的會計信息系統也不可避免地要與ERP系統融合,作為ERP系統重要的有機組成部分,由部門級信息系統上升為企業級的信息系統。
2.采用開放式架構,全面支持電子商務。隨著信息技術的發展,國內外很多企業都開展了網上交易,但大多數只是實現前端交易的網絡化,而企業的內部管理系統與前端系統是脫節的,因此,前端的電子訂單無法直接進入后端的會計信息系統,也就不能及時對經濟業務進行反映。面向ERP環境的會計信息系統應充分考慮到企業間的交流和應用,在系統的開放性方面給予全面考慮。通過基于供應鏈管理思想的ERP系統,新的會計信息系統將企業的傳統業務與電子商務連接起來,使之成為整個交易鏈的中樞。
3.滿足企業國際化經營的需要。全球經濟一體化過程中,企業可能在世界的任何地方進行投資或經營,這就要求ERP管理模式下的會計信息系統能夠支持多國和國際會計準則,為分布在世界各地的分支機構、投資者和客戶提供一個統一的會計核算和財務管理的平臺,具有多語言、多幣種會計處理能力,支持各種幣種間的轉換和多國會計實體的財務報表合并,提供具有國際可比的財務信息,滿足企業國際化經營的需要。
4.充分利用先進的信息技術。會計信息系統的體系結構將以B/S(瀏覽器/服務器)模式為主,通過Inter-net/Extranet/Intranet實現企業與客戶、合作伙伴的無縫連接,在供應鏈上實現包括財務計劃在內的協同計劃,進一步加強財務預測、決策的準確性,并使系統的適應性更好、集成度更高,采用多媒體技術,使系統的功能更為全面,信息輸出形式更加豐富。
5.進一步加強財務決策支持功能。傳統的財務軟件中利用財務指標和財會數據能進行簡單的財務決策,但其重點是為決策提供基礎信息,而不是支持決策的全過程。ERP的環境實現了企業業務管理與財務管理的集成,會計信息系統不再是企業內的“信息孤島”,作為ERP環境中的核心子系統。會計信息系統應能提供充分的決策支持,不僅能預測風險,還能提出適應不同環境的風險解決方案,實現財務系統智能化。
從會計信息系統的發展趨勢看,其更多的是滲透、延伸到了財務領域,尤其是對財務決策支持功能的加強。財務部門日常大量的編制憑證、登記賬簿以及編制某些與業務密切相關的財務會計報表工作將會徹底消失,那么從這個角度看,會計信息化是否會自我消亡呢?我們知道,會計信息系統是提供企業整個供應鏈的連續的、系統的、綜合的信息,反映與控制的是整個供應鏈的資金的信息流。我認為要想解釋會計信息系統向決策支持方面擴展,又不可能自我消亡,關鍵是要區別開“財務信息化”與“會計信息化”的關系,即通常說的“大財務,會計”觀點。
財務信息化是指法人或自然人借助現代化信息技術,對其合法擁有或依法控制的經濟資源的價值運動過程進行科學預測、決策、預算、控制、核算、分析的一項管理活動。其在傳統的財務管理技術和手段基礎上融進了現代的信息管理技術和手段。會計信息化是指法人或自然人借助現代化信息技術對其合法擁有或依法控制的經濟資源的價值運動過程進行科學的確認、計量、記錄和報告的一項管理活動。財務信息化和會計信息化有不同的管理目標、管理范圍、管理技術、管理能動性。為了清楚地分析二者的區別,看以下兩圖:
圖1會計信息系統
圖2財務信息系統
由上可知,我們應注重會計信息系統與ERP系統的融合,即會計信息系統不再是企業內的“信息孤島”,而應是基于整個業務流程的會計流程的再造,保證資金流與物流的同步記錄和數據的實時性,實現事中控制和實時控制決策。而需要說明的是,這里的會計信息系統的決策支持系統不能狹隘地理解為是企業高層直接依據進行決策的決策支持,圖2清楚地說明會計信息系統僅構成了決策的一個子系統,從而證明了財務信息系統包含了會計信息系統,會計信息系統從屬于財務信息系統的觀點。
主要參考文獻
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