隨著信息化的發展和日益加劇的市場競爭,企業對成本管理的要求越來越高。在這種環境下企業為了生存和發展,紛紛引進和建立了ERP系統,ERP系統的開發應用逐漸受到人們的重視。很多企業采用ERP進行成本管理獲得了一定的成功,但還停留在傳統的對制造成本的控制,因此探討如何應用ERP對產品進行全程控制,具有十分重要的意義。
ERP(Enterprise Resource Planning)企業資源計劃系統,是建立在信息技術基礎上,以系統化的思想將企業管理理念、業務流程、基礎數據、計算機硬件和軟件等整合于一體的企業資源管理系統。傳統的成本控制中主要是對制造成本的控制,主要集中于生產過程,而基于ERP的成本控制是對產品的完全成本控制,即實現對整個供應鏈的全面有效控制。與傳統的成本控制相比,在ERP系統下的成本控制更為科學。
一、ERP成本控制的原理及流程
ERP作為一種先進的管理模式必然要在不同的環節對成本加以控制。在各項業務發生之前,它能對引發成本發生的各種動因進行規劃分析并預測成本發生的可能性及數額,進行先導式控制,以確保實際經營過程的低成本運行;在生產過程中,ERP系統利用海量的數據信息和強大的計算能力,充分挖掘成本降低的潛力;產品成本形成之后,通過對已發生成本的定期分析和考核,及時總結經驗,為未來降低成本指出解決途徑。從系統本身來看,ERP成本控制系統強調事前計劃、事中控制、事后反饋“三步曲”的統一。
ERP系統的成本控制幾乎涵蓋了企業生產經營的所有階段。目前,ERP系統的應用主要是與標準成本法或作業成本法結合,但是無論采用哪種模式,在MRP(物料需求計劃)計算過程中都涉及到采購管理、生產管理、銷售管理等幾個重要模塊(如圖1)。
二、ERP在成本控制中的應用
(一)采購成本控制
采購成本控制主要是指在采購的過程中,對用于生產采購的原材料及銷售采購的物品的成本控制。利用ERP控制采購成本,就是要使整個采購過程信息化、透明化、制度化。采購部門主要利用電子采購平臺實現對供應商和采購信息的管理,通過招標選定供應商并簽訂合同,采購合同中包含的信息便成為ERP系統中的基礎數據,利用這些數據ERP系統可以實現供應商信譽管理、到貨質量管理和采購付款管理等模塊功能。
如圖2所示,采購管理一般包括采購訂單、接收入庫、退貨和供應商評價等環節。匯集請購單,這是采購的第一步,這一環節的成本控制大多取決于企業資金情況、科研情況和市場環境等,ERP雖說可以實現從銷售計劃到生產計劃的物資需求分解,但其準確性還是依賴于其他基礎數據,在此環節應用不大。請購單匯集后經過主管人員的批準便形成采購訂單,采購訂單一般由五種情況生成:物料需求計劃、客戶訂單、生產作業單、請購單和手工生成,錄入ERP系統的采購訂單為采購成本控制提供了基礎數據。供應商選擇這一環節貓膩最多,也是采購成本控制的重要環節,對其成本控制主要依賴ERP系統對供應商信息的評估,將供應商的相關信息與供應商主文檔中的信息對比,包括供應商的資信、到貨率、提供物料的質量等,使整個過程透明化、制度化、公開化。
此外,合同簽訂應盡量使得付款計劃與財務預算相符,同時也要保證合同信息錄入的準確性,這有助于以后的成本管理。驗貨入庫后相關的采購單在ERP內部會進行自動檢查,當差異超過了預先設置的容許界限時(如交貨日期和數量)將會被拒收而形成退貨單,同時ERP系統會自動檢查入庫單與采購定單的配比,以便信息的及時反饋,當接收部門核對無誤后,物料便運入倉庫保存。財務人員將物料相關信息錄入ERP系統,系統會自動根據發票生成應付記錄,并進行入庫單與發票的匹配,只有當發票與訂單一致時才能通過;最后,付款前必須保證銀行票據系統與ERP系統的賬號數據同步更新并保持一致,審批手續不齊全或賬戶信息錯誤將可能導致付款錯誤,帶來不必要的損失。
(二)生產成本控制
在企業全部成本中產品生產成本占很大比重,決定著整個企業成本水平的高低,而在產品成本中設計階段的成本最為重要。一個普遍的看法是:產品成本的80%是約束性成本,并且在產品設計階段就已經確定,有效的成本控制發生在產品設計階段,ERP軟件可以幫助企業更快地設計產品,通過目標成本與設計成本的比較,計算差異,以降低設計成本。對于設計成本控制,一般使用目標成本。目標成本是根據市場供應情況預測的產品銷售價格與預期利潤的差額。ERP系統可以設置模擬工藝路線、模擬BOM編制的功能,由任何一個產品的成本拷貝形成目標成本和模擬成本。ERP系統的快速建立產品模型、新產品與CAD連結、快速檢索和物料代替等功能,可以極大地提高產品設計的速度。有統計顯示,利用ERP進行產品設計可以節省30%-90%的開發時間,開發時間的縮短不但可以節省大筆的研發支出,而且可以將產品提前投入市場,創造新的價值。
另外,ERP系統還可對產品生產中的直接材料、直接人工、制造費用等進行相應控制。
1.直接材料成本控制。直接材料是產品生產成本的主要部分,因此是生產成本控制的重點。產品成本是由組成它的零部件成本累積而成的,即BOM(物料清單)不僅反映了組成產品的物料及其結構,同時也反映了企業在生產過程中成本逐次形成的結構,所以,對產品成本的控制可以從單個零件的成本控制入手。ERP在控制領料環節,借助MRP(物料需求計劃)使各個環節都有詳細的物料清單,對于生產產品和需要原料的數量都有詳細記載,這樣,物料成本在領料的環節得以控制。
2.直接人工成本控制。ERP系統可以利用企業已有的人工成本數據和企業的現實條件分析并制定其標準成本,在實際生產時,當實際發生的人工成本與標準成本出現差異時,要從人工效率和單位工資率兩個方面來分析差異的原因,制定對策。
3.制造費用控制。傳統的成本核算中,對間接費用的分攤不盡合理,大多是利用工時或銷量等對制造費用進行分配,為了更好地進行成本控制,MRP中用的是基于活動的成本分攤法,即作業成本法(圖3)。
作業成本法的獨特之處在于它以作業為中心,并將其作為基本的成本對象,通過作業成本計算系統匯總生產過程所有作業成本,并確定各自的作業動因,進而確定產品的成本。與傳統的成本核算方法比較,作業成本法計算更準確,能夠提供給管理者更有用的成本信息。
(三)銷售成本控制
銷售成本控制在很大程度上是對銷售業務的真實性和完整性的控制,以免發生不必要的成本,這一點與內部控制的目標具有一致性。銷售管理模塊是ERP系統的重要組成部分,是企業與客戶之間業務處理的接口,在ERP中與銷售有關的主要包括訂單管理模塊、庫存管理模塊、應收管理模塊以及客戶關系系統。ERP銷售成本以控制客戶訂單為出發點,進行相應的信用控制和發貨管理,待商品發出后系統自動記賬并生成虛擬發票,通過分類匯總,由會計人員對虛擬發票記賬,并進行應收賬款管理(圖4)。
客戶訂單成本是根據客戶訂單計算的成本,包括產品銷售成本和到岸成本。銷售到岸成本是在銷售過程中,由賣方負擔的運費、關稅、附加費等,這部分費用也要計入客戶的訂單成本中。接收客戶訂單后,為了驗證客戶和商品相應信息,ERP系統利用訂單管理模塊內置的銷售業務批準程序,對銷售業務進行管理和控制。此外,在審核銷售訂單時還應充分利用ERP的集成性,調用生產制造和存貨管理等模塊的信息,設置產品數量短缺報警機制,以避免造成信譽和經濟上的損失。在ERP系統中的信用控制主要依靠其內置的信用額度標準和審批體系及客戶信用額度比較和報警機制完成,由系統強制核查客戶信用額度等信息,減少隱瞞、漏報不符合信用條件和超信用額度銷售事件的發生,以此控制銷售信用成本。
客戶訂單的各種信息經過核查和批準后就可以進行發貨。倉庫人員首先將裝運通知單與ERP內的銷售單進行核對,然后在ERP系統標注裝運通知單,生成出庫單,為了防止倉庫保管人員未經授權私自發貨,要求倉庫保管人員必須按依據批準的出庫單發貨。確認發貨后,財務人員會在系統內填寫銷售發票,ERP系統的單據追蹤功能在銷售系統生成總賬所須憑證時,聯查銷售發票與裝運憑證,以保證銷售的真實性以及記錄的完整性。出庫單在形成銷售發票的同時也會形成應收賬款,ERP系統對不同款項設置不同收賬期,對各類應收賬款進行分類管理,促進及時收款并相應調整該客戶的壞賬率,將壞賬損失降到最小。ERP系統在整個銷售管理的過程中會將各種成本信息匯集成瀏覽報表,以便管理層進行管理控制和成本控制。
三、結束語
ERP系統的實施使企業的信息化程度有了極大的提高,管理層可利用它對成本進行更好的控制。“成本控制”思想是貫穿于ERP系統始終的一條主線,只有深刻體會這種思想并將其付諸實踐,才能充分體現ERP在成本控制中的優勢。但ERP系統也不是萬能的,它僅僅是為企業更好地運行提供手段,各種因素對成本的不同影響還需要相關人員大量的時間和精力去分析,畢竟智能化的系統依然需要人的參與。只有將ERP的優勢與優秀的人才結合才能使企業在市場競爭中獲得巨大回報。
