會計電算化的發展給傳統的會計系統組織機構、會計核算形式帶來了很大變化。這些變化在給企業節約大量的人力、物力、財力,帶來巨大效益的同時,也給企業的內部控制帶來了更嚴峻的考驗。從我國目前會計電算化發展的實際情況來看,很多企業不惜重金通過購買商品化會計軟件或自行開發等手段去購建電算化會計信息系統,但是卻又不重視電算化會計信息系統的內部控制建設,從而在會計電算化后,無法確保電算化信息系統輸出會計信息的正確性和及時性,給企業帶來重大損失。面對我國企業電算化內部控制總體薄弱的客觀事實,如何根據自身特點,尋求建立和完善電算化會計內部控制的措施,這就是本文的探討目標。
一、會計電算化對企業內部控制的影響
1、會計電算化改變了內部控制的方式和對象
手工會計系統中,內部控制的方式主要是人員之間的內部牽制。會計電算化后,內部控制制度從手工會計中人員的內部牽制制度改由人通過會計軟件來實現的,由人員和計算機相結合來共同完成。隨著遠程通訊技術的發展,會計信息的網上實時處理也將成為可能。另外,內部控制的控制對象由會計對象、處理程序轉變成人和計算機。手工會計中會計步驟均存儲與紙張之上,而會計電算化之后的會計核算已經無紙化,會計憑證以文件的形式存儲在電腦和磁盤當中,隨著電子商務的發展,交易和賬戶往來的相關信息由電腦自動記錄,原來的各種核算過程中的一部分將由電腦自動完成。
2、會計電算化擴大了內部控制的風險
財務會計處理工作在手工會計中環境必須按照一定的程序進行,在以往的工操作環境下,為了確保企業會計信息真實和合法,企業建立了嚴密的內部控制制度,對業務活動及會計活動。使用授權批準和職責分工等控制程序來保證。但是,在會計電算化后,由于指令程序,會計信息的處理和數據存儲高度集中于計算機,會計處理從填制憑證、記賬、結賬、對賬,編制報表等諸多步驟已大多由計算機自動完成,手工財務處理中后一個步驟對前面步驟的審查和復核,也就是會計系統中某些職責分工、相互牽制的控制失效。如果新的控制措施不能及時建立,就會增大不經授權而擅自存取或改動數據記錄的可能性,而且一旦改動之后,一般人員不易發現。
3、會計電算化使會計數據安全面臨嚴重挑戰
現代企業幾乎所有的會計數據儲存和處理都必須以計算機為主要媒介,隨著信息系統網絡化進程加快,網絡化的計算機也越來越多,除了某些硬件原因會導致數據丟失和損壞,內部局域網規模的不斷擴大和其開放型的特點也對企業的重要數據帶來嚴重威脅。由于網絡會計系統所依托的互聯網系統使用的是開放式的通信協議,它以廣播的形式進行傳播,存在著搭載偵聽、口令字試探和竊取、身份假冒等安全隱患,另外,網絡環境下的分布式操作使系統可能受到非法攻擊的點增多,黑客侵擾、病毒感染對企業的數據安全破壞性極大。
二、完善會計電算化環境下的內部控制
1、健全嚴格的內部控制制度,確保人員分工
第一,必須制定相應的電腦風險控制系統并規范操作制度,加強組織控制。在利用電子數據處理系統輸入會計數據時,必須保證只有在識別特殊密碼狀態下才能進入該系統。修改會計記錄必須履行必要的手續,得到適當的授權,并詳細記錄在案。防止未經授權的人員擅自動用系統各種資源、保護程序和數據的安全。第二,必須嚴格執行會計電算化人員分工原則。通過建立恰當的組織機構和職責分工制度。以達到相互牽制、防止或減少錯弊發生的目的。要將系統內不相容職務劃分清楚;由不同人員負責不相容職務,劃分時可參照手工會計中職能崗位的分工,同時要符合計算機處理的特點。會計電算系統維護員僅負責系統和設備的維護。操作員級則負責憑證的錄入與復核工作,負責憑證的審查和錄入,保證賬務處理的真實與合法。信息必須分開管理,要保障信息數據不被篡改和破壞,對敏感信息必須幾人分工操作。只有這樣才能更好地發揮互相牽制約束的作用,才能防止非法侵入。充分體現了互相牽制原則。 2、強化會計電算化系統網絡管理
首先,加強會計電算化網絡安全性控制。網絡完全主要包括數據保密、訪問控制、身份識別等問題。針對企業業務特點,為有效地防范非法用戶對網絡會計系統的入侵,可設置內外兩層防火墻,外層防火墻主要用來限制外界對主機操作系統的訪問,內層防火墻主要用來邏輯隔離會計應用系統與外部訪問區域之間的聯系,限制外界穿過訪問區域對內聯網,尤其是對會計數據庫系統的非法訪問。其次,加強各用戶存取的授權控制,對數據加密傳輸,確保通訊安全,采用數據加密回響檢查等技術手段進行網絡管理以防止由于遮蔭問題、設備故障導致數據丟失以及不法分子非法攔截盜用財務數據信息等安全隱患,保障會計電算化系統網絡環境的安全運行,因此要嚴格限制登陸密碼的使用范圍。
3、強化監督檢查
完善內部控制制度管理規定,通過操作日志進行會計電算化檢查,操作日志就是系統的安全監控程序,它用來記錄用戶運行應用程序和使用數據的活動以便使所有的操作都能留有記錄、有跡可尋。對不妥或錯誤的賬表處理應及時調整。檢查數據保存方式是否安全和合法;防止發生非法修改歷史數據的現象;定期或不定期地對會計電算化系統運行各環節進行審查,盡量根除完全漏洞。要及時發現并解決問題,對人為造成事故的要追究當事人責任。
