本文將從制度的角度出發,就如何通過加強行政事業單位內部控制,保護貨幣資金的安全和完整,及時防止和發現問題,做出一系列的探討。
一、現行行政事業單位貨幣資金內部控制問題分析
1、業務流程不完善
業務流程的不規范,為行政事業單位財務弄虛作假、營私舞弊提供了可乘之機。這主要表現在三個方面:一是商業票據控制不合理。有的單位對商業票據的使用缺乏規范,票據失真情況較為突出。二是現金存量控制不合理。有些單位對現金的支付限額、范圍以及現金庫存沒有按規定執行,存在違規現象。有些單位不按規定進行對賬、盤存,對現金使用情況缺乏有效的管控與監督。三是預算管理控制不合理。有的單位沒有將部門預算在單位內部按組織體系進行科學化,沒有對單位內各部門經費審批人實行責任預算約束,使得部門預算執行情況失控。
2、崗位設置不合理
崗位設置是內部控制的中心環節,其合理、有效與否直接決定著能否實現控制的目的。不完善的地方主要表現在兩個方面。一是違規兼崗現象仍然存在。關鍵不相容職務分離是內部牽制制度的精髓,但在實際工作中,有些單位因基本編制有限、人手緊張等原因,存在不合理不合法的兼崗現象,不相容職務未能合法合理分離。比如出納兼任記賬,出納兼任檔案保管,記賬兼任復核等。二是崗位授權制度不合理。授權審批是內部控制的重要方法,要求單位在實施內部控制時要有明確的授權審批主體、授權審批金額權限和審批流程。目前,一些單位存在授權審批金額界限不明、審批程序不規范、審批層級較混亂等現象,一些單位長期實行“一支筆”審批制度,使單位內部的財務監督檢查流于形式。
3、會計核算不規范
規范的會計核算制度,是對行政事業單位資金進行有效控制的必然要求。有些行政事業單位存在原始憑證的內容填寫不全、審核粗糙、財務核算處理不規范等情況,直接影響到內部控制的成效。比如,固定資產管理混亂,財產盤點制度未能有效執行,賬外資產時有發生,部分單位甚至沒有建立起定期財產盤點、對賬制度。另外,還存在著不同單位之間的資產轉移卻未辦理相應手續,也未反映到業務臺賬中的現象。同時,作為行政事業單位,因為其在會計上沒有成本核算的要求,所以對于一些公用實物資產的管理如辦公用品、低值易耗品等經常是不作為資產入賬,領用時候也沒有辦理相關手續,這使得很多時候事業單位的資產賬實不符,資金安全難以得到有效保證。
二、完善行政事業單位貨幣資金內部控制制度的對策建議
1、把握核心,規范業務流程管理
規范業務流程是通過在貨幣資金具體的業務操作過程中,采用的一些基本控制方法對貨幣資金進行有效控制。主要包括以下幾個方面。
(1)商業票據控制。首先要嚴格票據的使用,必須使用全國統一的票據,并按照規定的范圍和項目使用,不得轉借、轉讓、代開、買賣和用于擅自開設項目的收費。其次要加強對票據的保管,各單位必須落實專人管理、專門登記和稽查制度,規范票據印制、領用、保管、回收、銷毀等程序。在票據控制中有以下幾個控制要點:一是開票與收款必須分開;二是開票工作與單位票據保管工作分開;三是單位要定期不定期地抽查收據,查看是否有斷號的問題發生。
(2)現金存量控制。現金是流動性最強的資產,確保現金的安全是貨幣資金管理的最基本要求。現金控制主要通過現金庫存限額和確定現金使用范圍來控制。庫存限額控制是通過國家和單位的相關規定,核定本單位的現金限額,控制現金的一種方法。在貨幣資金管理中,可以通過檢查庫存現金,看庫存現金余額是否有大于限額的情況存在,如果有就有可能存在現金被擠占、挪用的問題,需要進一步調查。同時,對于超出結算起點的資金支出業務,不能直接使用現金,而必須通過銀行賬戶直接劃撥。
(3)資金存儲控制。資金存儲控制是指通過資金的合理配置,以達到保證資金安全和獲取更大收益的一種控制方法。一是手續合法。貨幣資金管理者應當克服風險意識小的缺點,必須按照有關規定辦理定期存款的手續。二是程序合規。辦理存款要經過單位審核,辦理后一定時間內應當由財務負責人與有關經辦人到銀行核對,到期后應當收回本金。
(4)預算管理控制。預算管理是行政事業單位財務管理的重要組成部分,它是根據年度工作和管理需要編制的年度收支總計劃,是行政事業單位財務管理的“龍頭”,是一切財務管理的基礎和中心工作,也是提高財務管理水平和資金使用效益的有效管理手段。預算管理作為控制手段在貨幣資金管理中有著很重要的作用。在預算管理控制中,必須在科學編制、嚴格執行的基礎上,把好經費報銷結算關,嚴格按照預算開支。同時,也要把好借款撥付關,認真落實資金支付制度。
(5)賬務處理控制。賬務處理控制是指利用會計賬目科學的明細分類和通過賬實盤點來確定是否存在貨幣資金安全問題的控制方法。通過定期不定期對貨幣資金進行盤點,如果發生貨幣資金存在賬實不符的現象,則有可能存在有擠占、挪用、貪污行為,應當繼續追查,看是否真的存在有違法違紀的行為。
2、立足基礎,強化組織結構管理
通過設置合理的崗位,并確定各崗位職責以加強對貨幣資金管理的控制。主要包括以下幾點。
(1)崗位授權控制。崗位授權控制是指行政事業單位內部部門和人員處理業務過程中進行權限限制的內部控制方法。授權控制在內部控制制度中有著非常重要的作用。行政事業單位有關部門和人員處理業務時,必須經過授權批準控制,通過授權批準保證單位既定方針的執行和限制濫用職權。授權的內容應具體包括:授權批準范圍,通常情況下單位貨幣資金的收支活動都應當納入該范圍;授權批準的層次,應根據經濟活動的重要性和金額大小確定不同的授權批準層次,保證權責分明;授權批準的責任,明確被授權者在行使權力時應負責任的范圍,避免責任不清,出現問題無從追究的現象;授權批準程序,每一類經濟業務的審批都應按照規定的程序受理。
(2)崗位分離控制。崗位分離控制是指將不相容崗位分別由不同的人負責,以達到相互牽制、相互監督的一種控制方法。行政事業單位貨幣資金管理中應當加以分離的不相容職務有:會計與出納,會計人員和出納人員不得互相兼管或代替;貨幣資金收支與登記會計賬分離;支票與預留印鑒保管分離;授權進行某項經濟業務的職務與執行某項經濟業務的職務;執行某項經濟業務的職務與審核該項經濟業務的職務;執行某項經濟業務的職務與記錄該項經濟業務的職務。
(3)崗位責任控制。崗位責任控制是指明確貨幣資金管理者的責任、權力和有關工作獎懲的控制方法。一是貨幣資金管理責任制。在貨幣資金管理中規定各有關管理者的責任,對會計主管、會計人員、出納人員明確分工。二是獎懲制度。在貨幣資金管理過程中,應當制定貨幣資金管理獎懲規定并對會計主管、會計人員、出納人員的工作成績進行考評,對管理好的單位和個人進行獎勵,存在問題的要查找原因,對存在由于個人原因而造成單位貨幣資金損失的要對其處罰。在實施獎勵措施時要克服平均主義、“莊家輪流坐”的思想,切實落實獎懲制度。
(4)崗位計劃控制。崗位計劃控制是貨幣資金管理的各崗位制定資金收支的中、長期計劃對資金控制的一種方法。貨幣資金管理者,應當利用自身的業務知識和理論水平根據本單位的工作實際和任務安排,合理預測一定時期貨幣資金存量和流量。通過實施一些推遲貨幣資金支付和加速貨幣回籠策略以及收回投資的方法,解決貨幣支出的缺口,但同時應權衡采取以上措施所付出的代價、成本或機會成本,選擇一項最優的解決方案,最大限度地發揮其經濟效益。
3、找準節點,嚴把銀行關口
商業銀行是行政事業單位貨幣資金的主要流入點與流出點。嚴把銀行關口,就是通過加強與銀行的合作和交流,利用銀行的優勢和特點,對貨幣資金進行有效的控制。
(1)銀行對賬單控制。銀行對賬單控制是利用銀行對賬清單與單位銀行存款日記賬進行核對,以確保銀行存款存在性與完整性的一種控制方法。銀行每月給單位送達一份本月銀行存款對賬單。單位通過將銀行對賬單與單位銀行存款日記賬核對,并編制銀行存款余額調節表,發現未達賬款項,分析其原因,看是否存在差錯,以確保存款賬實相符。銀行存款對賬清單與單位銀行存款日記賬核對,必須逐筆勾對,以利發現有無月初挪用月底補回存款的情況。
(2)銀行專用憑證控制。銀行專用憑證控制是指單位對所需使用的匯票、支票和本票,從向銀行購買、登記保管至使用的各過程進行控制,從而控制因銀行專用憑證管理不善,給不法分子貪污、盜竊資金提供可乘之機的一種方法。具體辦法是:出納員填單購買,會計員登記保管;出納員向會計員逐本領用并逐筆登記“銀行專用憑證使用登記簿”,因寫錯而作廢的支票應將支票號碼剪下貼在該支票使用人簽字欄內。利用此方法可有效解決購買隨意、保管職責不明、沒有領用程序控制、支票使用無登記、作廢支票處理不當等問題的發生,并可及時發現財務部門支票等銀行專用憑證有無丟失、被盜,有無遺留在前任出納員手中,有效杜絕因支票散失而給單位資金帶來的風險。
(3)銀行支付手段控制。銀行支付手段控制是指利用銀行各種先進的支付手段對貨幣資金的使用進行控制的一種方法。公務卡的推廣與應用,實現了金融系統現金存兌和現金支付電子化,通過使用公務卡對貨幣資金管理,不僅在一定程度上避免了財務舞弊,還能很好地控制單位的現金流量與現金風險。
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