政府采購要求政府成立專門的采購機構,統一負責需政府財政撥款的單位的商品和勞務的購買。政府采購制度是我國近年來財政改革的一個重大舉措,它可以節省政府財政支出,強化預算的約束力,提高財政支出的效益;防止政府腐敗行為的發生;有利于政府對國民經濟的運行進行宏觀調控;有利于開展企業間的公平競爭及國家支持的重點行業的發展。
一、政府采購財務管理存在的薄弱環節
1、預算編制不夠科學
我國的政府預算編制制度是在計劃經濟體制下加以改良的,存在的問題較多,例如預算編制權力過于分散,財政預算政府制度不夠合理,對財政資金的調度和使用監督不力等等。在這種預算編制制度內的政府采購預算編制自然也存在類似或相同的問題,主要有采購預算價格偏離市場;采購技術指標尚須規范;集中采購比例偏低;預算程序欠規范;編制倉促;編制方法不科學;預算收支內容和科目設置難以適應建立公共財政的要求;政府預算會計以收付實現制為基礎不利于強化政府受托資任,不能全面反映預算單位資金運動過程及結果,進而不利于對預算執行情況進行分析,對政府進行經濟決策幫助不大。由于政府采購預算多集中于專項支出中,在編制預算時較粗略,特別是一些公共的專項開支,經常要到期末才能根據主管部門的方案來確定是否屬于政府采購的范疇,在期初的預算中無從確定,給政府采購的預算編制帶來極大的不確定性。要完善我國的政府采購制度,必須針對我國預算制度中存在的上述問題,進行必要的改革與發展,從財務管理方面著手提出改進策略。
2、管理體制不夠完備
在計劃經濟體制下,我國政府部門物資獲取走的是“等計劃—吃財政—包分配”的發展道路,“等、要、靠”思想嚴重,沒有健全的財務管理制度觀念。在市場經濟浪潮的沖擊下,為適應新時期的市場化采購要求,政府開始設立專門的采購部門實施政府采購,然而政府采購仍然受國家預算等因素的影響,這些都影響了政府采購財務管理體制的發展,管理職能不完善,開源節流、業務管理、運用資金、協調分配、制度執行、風險預警等方面均有待加強。許多政府采購的財務部門僅僅發揮了核算的職能,角色過于單一,同時政府采購財務的監督控制體制也相對乏力,這些存在的不足都會影響到我國政府采購效益的實現。
3、合同簽訂不夠規范
合同是政府采購業務實施的重要依據和憑證,也是政府采購財務管理的重要依據。在我國政府采購行為的實施過程中,合同的簽訂和管理方面還存在著一些疏漏。一是合同內容不完整,尤其是缺少對對方的制約條款,索賠事項不清。二是合同簽訂的程序過于簡單,缺乏必要的監控,有的只是采購部門大包大攬,沒有監察、財務等部門的參與,導致許多無計劃、超計劃的合同無法兌現,給政府采購的財務管理工作帶來被動。有的采購部門繞開管理人員,暗箱操作,使國家蒙受經濟損失。三是合同文本不規范,有的根本不符合法律要求,容易被不法分子鉆空子。政府采購部門如果在采購合同簽訂上沒有認真履行義務,會為政府采購的財務管理埋下隱患,合同風險將最終轉化為財務風險,由財務部門消化,因此,政府采購財務管理必須重視采購業務的合同管理問題。
4、供應商選擇不夠嚴謹
在我國政府采購管理過程中,采購供應商的供應商選擇有一定的隨意性。第一,對合格分承包方審查不嚴,把部分無產品優質證書和產品鑒定評價等資料的生產廠家列入采購對象;第二,被試用承包方比例過大,試用方的資質、資信、質保及相關配套措施沒有足夠的說服力,照顧性的“人情”采購較多;第三,流通領域的承包方還占有一定的比例,以私營企業居多,他們以供貨方便、快捷等優勢,在采購部門占有一定的市場,甚至在個別采購部門的采購范圍內占據了主要地位。以上幾點的供應商選擇不嚴謹行為,都會影響政府采購的效益,為政府采購的財務管理造成潛在風險,政府采購部門和財務管理部門應高度重視。
二、強化政府采購財務管理的措施
1、準確編制預算,提高采購資金的使用效率
政府采購項目對應資金只有預算單位在實際使用的時候由財政直接支付。如果預算資金總額小于實際采購金額,則需要單位補付剩余部分資金,財政預算資金被完全使用。如果預算資金總額大于實際采購金額,則政府采購項目就會產生結余。按照財政規定結余的資金應該收回,如果預算單位需要使用應當重新編制預算。對資金本來就不寬裕的采購部門來說,充分利用剩余資金非常重要。為了提高資金的使用效率,預算單位應當注意以下幾點。
(1)預算編制應當切合實際。政府采購資金獲取的周期性決定了各采購部門經常處于資金緊張的狀況,而政府采購的資金又不能直接撥入采購機構。為了使學校的資金得以充分利用,各單位在編制預算尤其是有關采購項目的預算時,應當精打細算。編制的預算應建立在充分了解市場的基礎上,不能為了爭資金盲目擴大預算金額,造成不必要的資金積壓。
(2)積極實施政府采購。財政預算批復后,才能執行政府采購項目。由于財政批復一般要到3—4月份才能下達,這樣就造成了政府采購實際執行時間較晚。各單位的財務部門應當在收到政府采購的批復后,登記臺賬,并通知采購需求部門認真執行政府采購的項目。對因客觀情況變化而確實需要調整的項目,及時向財政部門提出申請。建立相應的內部管理制度,敦促采購需求部門在年內實施與采購相關的行為。
(3)及時結清采購項目,結轉剩余資金。政府采購項目結束以后,根據相關項目的臺賬可以及時了解資金的結余情況,如果有剩余的資金,應當向財政提出申請使用結余資金。根據政府采購的規定,如果預算單位需要使用結余資金應當根據需要重新編制采購預算,否則結余的資金到期將不能再使用。預算單位應當充分利用政府采購政策,保證不因政府采購項目的實施減少實際可使用的資金,真正發揮政府采購在使用效益上的優勢。
2、依據采購合同,落實供應商支付采購資金的管理
政府采購部門向供應商支付采購資金,應當嚴格按照政府采購合同辦理。
(1)采購款項的支付依據:《政府采購合同監督管理暫行辦法》中第九條規定的幾個文件是必須提供的,另外采購中心的內控制度也應建立相應規定。如項目負責人審核制、主要負責人一支筆審批制等,分次付款的,還應由財務部門正確提供已付款情況。
(2)采購款項的支付程序:一個采購項目實施完畢后,首先由采購機關組織有關部門及專業人員進行質量驗收,填寫“質量驗收報告”,接著由采購機關與采購單位填寫“驗收結算書”及“接受履行報告”,供應商根據上述報告填制由采購中心設計的“政府采購款項支付審批表”一式兩聯,經采購單位簽字蓋章后,交采購項目負責人審核,審核無誤后交采購中心負責人審批,批準并簽字后財務部門方可付款。
3、加強政府采購中的資產管理
實行政府采購制度后,依然存在對原有固定資產包括被更換設備、設施的管理工作,這是最容易被各級財政部門忽視的問題。目前,各地也沒有出臺相應管理辦法。實行政府采購制度后相應地對更換的舊資產進行有效管理,存在以下好處:首先,在部門之間相互調撥舊資產,如車輛、取暖鍋爐調撥,可以有效地利用資產,使其不致被閑置浪費。這對于我國大多數地區財政相對困難的情況來說,不失為一種合理利用資產的好做法。其次,對被更換資產進行拍賣處理。作為財政部門就是要盡職盡責,當好政府部門的“管家”,不但要管好用好資金,而且要管好用好資產,并對各部門所用資產的管理情況進行有效的監督。這樣就可以相對節約財政資金,緩解財政資金緊缺與需求膨脹的矛盾。最后,可以防止財產的損失。購買新資產后,舊資產如被閑置,極易給有些人以可乘之機,將舊資產以種種手法據為己有,造成財產流失。
4、規范政府采購程序,確保采購項目及時登記入賬
政府采購部門的業務保障對象一般規模較大,各部門分工明確,實施政府采購不是某一個部門的事情。為了保證政府采購業務高效、有序地進行,采購部門內部必須指派專人負責,建立一套規范的采購程序。
只有嚴格按照采購程序辦理有關的采購業務,才能確保采購部門的政府采購工作有序地進行,避免由于信息傳遞不及時影響相關部門的工作,并為財務部門正確組織會計核算、及時了解政府采購情況的動態提供有利的條件。政府采購的一般程序如圖1所示。
5、從資金憑證入手,加強政府采購財務控制
采購資金是政府采購財務控制的工具、手段。采購部門總是極力從財務部門拿夠錢,好與客戶錢貨兩清或者盡量多備些物資,但財務部門則要滿足資金多方面的需求,考慮多方面的因素。因此,財務需要了解采購合同,備有合同復印件,同時也要尋求最經濟又切合實際的采購物資數量及金額并控制采購時間,以切合政府采購財務的實際情況。
財務控制最傳統而有效的方法就是核查各種憑證。從正確性入手,審查訂票、貨票、出庫單、運費及各種收據等各種憑證,重點審查各個憑證的數額、款項、品類、公司等,辨別其真假,如核查出矛盾,有出入或不一致,則拒付并追究責任;若手續不完備也要待手續完備之后才結算,這樣才能保證付款、記錄不出問題,憑證關一定要把好,保證政府采購的規范運行。
政府采購是一項涉及面廣、政策性強的經濟活動,各采購部門內部的財務管理過程不盡相同。只有加強對政府采購的財務管理,才能使相對復雜的過程變得簡單、有序,使政府采購真正為采購部門的資金管理服務。
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