筆者結合外貿企業的實務工作,談談財務管理在外貿企業風險管理中的重要作用。
一、幫助企業制定完善的內部控制制度并監督其順利執行
企業控制風險最基本的要求,就是建立比較完善的內部控制制度,也就是企業的規章制度。
筆者所在單位制定了《一般貿易進口業務規程》以及《一般貿易出口業務規程》兩個進出口業務中最基本的規章制度,對公司的主要業務進行了全過程的規范。而財務規章制度滲透到業務的每一個流程,許多業務的操作規范就是圍繞著財務規章制度展開的。可以說財務規章制度是企業內部控制制度的核心。
在日常的業務操作過程中認真執行是控制風險的關鍵,幾乎公司所有的操作風險最終都會在財務上反映出來,因此財務部是否按照規章制度執行,是否能及時發現操作過程中的風險,對于公司風險管理來說,至關重要。財務部在這個過程中起到了非常重要的監督和保障作用。對于財務人員制定了《財務人員業務操作規程》等制度,從而確保財務部的各項操作符合公司的規章。
根據日常業務操作過程,財務部風險控制內容主要有:
合同簽約前,對于風險合同的會簽。財務部門的會簽可以對業務合規性、業務本身的盈利情況以及對財務資源的需要等情況做出專業判斷,從而較早的發現風險。
資金的收付,要有資金收付預算,實際發生時與預算對比,及時發現問題。收到客戶貨款時,公司要求財務人員按照《票據往來管理辦法》登記來款的相關資料并簽收,同時注意來款客戶抬頭是否與合同簽約方一致。付款時,要求嚴格按照《付款通知單使用辦法》的規定,審核每筆付款手續是否齊全,是否與合同的規定一致,是否符合公司的有關規定。對于代理進口信用證項下的對外付款,財務部還要檢查客戶資金是否足額到位,如果沒有到位要督促業務人員催討貨款并填寫墊款聯系單,并且通知公司貨權管理小組控制貨權,最后還要將相關信息作為客戶不良記錄在客戶資料庫中登記等等。
在放貨環節,公司規定放貨聯系單上必須有財務人員簽字,財務人員應核實資金到位情況,做到款到放貨。
在開票結算環節,要求業務員、財務以及分管經理同時簽字確認,確保每一筆合同的結算符合合同規定。
此外對于核銷、出口退稅等職能環節,公司也有非常明確的規定。以出口核銷為例,首先是要把好領單環節關,保證出口核銷單的領用都經過授權并且是必須的;其次是對于退單情況要有預警警告機制,公司規定超過60天未退單的,財務部應告知業務部經理,超過80天未退單的應書面告知分管副總經理;最后是要及時將相關單據交給出口退稅員。
二、不斷改進和優化管理方法,適應業務的發展
除了日常的內部控制制度之外,針對一些特殊的業務,財務也需要積極參與,在了解業務流程的前提下,制定靈活多樣的、適應具體業務開展的管理模式。
對于傳統的代理業務,外貿企業可以根據不墊款、不承擔代理活動之外風險的原則,建立以合同流程表為核心的財務管理模式。業務員每一次付款、收款都必須在合同流程表中登記,財務人員在核實數據的基礎上再蓋章確認,同時在流程表上還要有開票結算的有關資料。通過嚴格的合同流程表的登記、流轉制度,能夠基本確保每筆付款的準確性,較好地控制現金流和主要風險。建立合同流程表的另一個作用就是即使業務員離職或因為其他原因需要調動崗位時,新接手的人員也能很快地辦理交接手續,防止了業務員一手包辦的情況,降低了內部控制風險。
對于自營、新開發或高風險的業務,財務部門應盡早地了解業務,識別業務的風險點,并有針對性地制定相應的財務管理辦法。比如,在出口業務中,有些供貨商會提出讓貿易公司支付一定的預付款作為長期合作的條件,而外貿企業考慮到其出口穩定之后,始終會有已出運而未收匯的貨款作為風險的抵沖,因此在衡量收匯風險之后,也會同意支付一定金額的預付款。在這種模式之下,財務部的重點是與業務部緊密配合,把握好貨款支付的時機,動態地跟蹤、控制預付款的風險。
三、建立防范流動性風險的管理對策
從公司整體上來看,對于外貿企業來說,防范流動性風險也是財務管理非常重要的內容。
對于一般日常的交易現金,外貿企業可根據自身的資金情況或資金支付性質,設定不同的大額支付預算機制。比如對于進口信用證付款,可以要求在開證時,就根據裝運日期粗略地預計付款日期,到信用證到單時,再編制準確的付款預算。對于代理性質的進出口業務,應嚴格控制外貿企業墊資情況的發生。即便是先收款后支付的代理業務,最好也應制定嚴格的支付預算制度,從而保證企業對現金流的嚴格控制。
除了日常交易的現金,企業還應留有一定的預防性現金和投資性現金,一般來說外貿企業可以根據業務性質、自有資本以及自身的融資能力等多項因素來保留一定的現金,以備不時之需。
當然除了現金管理之外,外貿企業還可以利用財務彈性,以備處理財務危機或者抓住某些突然出現的業務(投資)機會。對于許多外貿企業來說,財務彈性主要依靠充足的銀行授信來提供。由于不同的銀行給予企業的授信品種和授信條件不同,因此企業必須對日常銀行授信的使用有一個統籌規劃。對于有些授信品種較多、使用方便的銀行也不能全部用足,要留有余地。而對那些品種單一或使用不便的銀行,也應盡可能地利用起來。
四、積極利用金融工具,消除或減少利率、匯率風險
近幾年來,匯率及利率的波動對外貿企業經營的影響顯著增強,外貿企業應熟悉和利用各種金融工具,為企業消除或減少利率、匯率風險對企業經營的影響。
從利率來看,如果在合同中約定了墊款并明確了墊款利息的,或者是我們墊款但在報價時考慮到墊款利息的,這類合同我們都會承擔利率風險。避免利率風險要求我們在簽訂這類合同時,最好將利率鎖定,但是實際上人民幣貸款利率、外幣貸款基準利率(比如:LIBOR)以及商業銀行的上浮點數都是很難鎖定的。對于外貿企業來說,通過貿易融資可以比較方便地得到資金融通,而且可以比較自由地選擇人民幣貸款或是外幣貸款,從中挑選利率較低的幣種進行融資。應當指出,在選擇外幣貸款時,我們不僅僅要比較名義利率,更要考慮遠期的匯率,從而得到實際利率,然后在此基礎上再進行比較、選擇。
從匯率來看,外貿企業首先應正確識別匯率風險,分清哪些匯率風險是自身承擔的,哪些是客戶承擔的。在正確識別的基礎上,將自身承擔的匯率風險進行登記及匯總,這些匯率風險不僅反映了信用貿易所形成的應收和應付賬款、外幣資金的借入和貸出,還要反映像遠期合同、已開立的信用證、已簽訂的未來銷售合同等不在會計報表上反映的交易。對于相同時間、相同幣種的匯率風險可以互相軋抵,然后得出外匯匯率風險的敞口。對于暴露的外匯匯率風險敞口,外貿企業應在綜合考慮匯率影響的基礎上,決定是否采用購買銀行遠期結售匯的產品予以沖銷。
最后就是利率與匯率組合的產品,該類產品將貿易融資與匯率風險組合在一起,如果操作得當就可以較好地回避匯率風險或者降低融資成本。在目前人民幣匯率看漲的情況下,該類產品大致有4種做法:一是以人民幣存單作為抵押,向銀行借入外幣,再以遠期購匯的方式鎖定匯率,從而套取利潤,這種做法的作用僅限于套利,與風險防范無關。二是以人民幣存單作為抵押,向銀行借入外幣,但不進行遠期匯率的買賣以鎖定匯率,這類產品是純粹的避免匯率風險,其風險大小為外幣貸款與人民幣存款之間的利差。這種方式主要用于出口結匯貨款的匯率鎖定,有時候得到的結果要優于銀行的遠期結匯價格。三是直接向銀行申請外幣貿易融資,在人民幣遠期匯率看漲的前提下,再向銀行購買遠期購匯產品,從而降低了實際融資成本。四是向銀行申請外幣貿易融資,但不購買遠期購匯產品鎖定匯率,這類產品的優點是在解決匯率問題的同時也解決了資金問題。
