傳統(tǒng)的財務(wù)核算軟件只能從事諸如登記憑證、記賬、結(jié)帳、編制報表等核算工作,它實(shí)現(xiàn)了財務(wù)數(shù)據(jù)的自動化和無紙化。然而,企業(yè)的決策層更加需要知道經(jīng)營業(yè)績時序變動及成因、資產(chǎn)結(jié)構(gòu)是否合理、利潤來源基礎(chǔ)是否鞏固等等這些重要的財務(wù)結(jié)果。而這些恰恰是傳統(tǒng)的財務(wù)核算軟件力所不能及的,這就形成了重要的決策性問題只能靠財務(wù)人員的個人經(jīng)驗(yàn)和能力進(jìn)行分析判斷的局面。
中小企業(yè)都在面臨越來越大的經(jīng)營壓力,這種經(jīng)營壓力一方面是來自于市場需求的壓力,一方面是來自于競爭對手的壓力。所以企業(yè)要提高市場競爭中的生存能力并獲得長遠(yuǎn)發(fā)展,必須在經(jīng)營決策方面提高決策的速度和準(zhǔn)確度。而財務(wù)數(shù)據(jù)是企業(yè)經(jīng)營數(shù)據(jù)的全面反應(yīng),因此在財務(wù)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上,建立財務(wù)決策持系統(tǒng),是非常必要的。
一、企業(yè)財務(wù)決策系統(tǒng)的構(gòu)成
一個企業(yè)財務(wù)的決策系統(tǒng)一般由五個要素構(gòu)成:
1、決策者。決策者是決策的主體。它可以是一個人,也可以是一個集團(tuán)——決策機(jī)構(gòu)。關(guān)系團(tuán)體利益的決策,逐步從個人決策轉(zhuǎn)為集團(tuán)決策。逐步從高度集中的決策轉(zhuǎn)變?yōu)槎鄬哟蔚姆稚Q策。
2、決策對象。決策對象是決策的客體,即決策想要解決的問題。構(gòu)成決策對象的只能是決策者的行為可以施加影響的系統(tǒng)。決策者的意志不能改變的東西不能成為決策對象。例如企業(yè)的銷售決策、成本決策、融資決策等等都可以作為財務(wù)決策系統(tǒng)的決策對象。
3、信息。信息包括企業(yè)內(nèi)部功能的信息,以及企業(yè)外部環(huán)境的狀態(tài)和發(fā)展變化的信息。例如企業(yè)日常經(jīng)營的憑證就是信息的構(gòu)建基礎(chǔ)。決策時,保持信息的真實(shí)性和正確性是至關(guān)重要的。大部分決策錯誤都與信息失真有關(guān)。
4、決策的理論和方法。決策的理論和方法包括決策的一般模式、預(yù)測方法、定量分析和定性分析技術(shù)、決策方法論、數(shù)學(xué)和計算機(jī)應(yīng)用等。有了正確的信息,只是具備了科學(xué)決策的前提。并不等于就有了科學(xué)的結(jié)論。決策者還需要科學(xué)的理論指導(dǎo),并運(yùn)用恰當(dāng)?shù)姆椒▉矸治觥⑼评砗团袛?才能找出好的方案。
5、決策結(jié)果。決策結(jié)果是指通過決策過程形成的、指導(dǎo)人的行為的行動方案。企業(yè)決策的結(jié)果通常要采用語言、文字、圖表等明顯的形式來表達(dá)。
二、企業(yè)財務(wù)決策系統(tǒng)的技術(shù)和實(shí)現(xiàn)
下面介紹一種適合廣大中小企業(yè)實(shí)際情況,功能全面但又比較經(jīng)濟(jì)的實(shí)現(xiàn)途徑。
1、建立決策模型。建立決策模型就是根據(jù)企業(yè)自身的需要,對決策的對象進(jìn)行事先定義。如財務(wù)經(jīng)理要分析銷售費(fèi)用的變化和變化原因,則可能從本公司不同產(chǎn)品、不同銷售地區(qū)、不同時間序列、不同費(fèi)用類型四個角度觀察銷售費(fèi)用的變化,而對于指標(biāo)的分析,又可能要觀察銷售總費(fèi)用和單位產(chǎn)品的銷售費(fèi)用。所有這些維度和指標(biāo)的定義都要存入用戶定義的語義模型中,以便于用戶重復(fù)使用和修改。
2、OLAP分析。決策模型定義完以后,需要將其展現(xiàn)給用戶,以完成最終的決策。這要求用戶建立自己的語義解釋器,通過該解釋器,把長期以來存儲在財務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)按照事先的定義格式提取出來,并以O(shè)LAP報表的形式加以展現(xiàn),使用戶對要查看的數(shù)據(jù)一目了然,在OLAP引擎的支持下,用戶可以對查詢的數(shù)據(jù)集進(jìn)行上卷、下鉆、旋轉(zhuǎn)、切片和切塊操作,從而完成整個決策過程。
3、決策結(jié)果的輸出。雖然不同角度的數(shù)據(jù)比較最為確切,但用戶還需要更為直觀的形式,那就是圖形表達(dá),通過把現(xiàn)有的OLAP報表轉(zhuǎn)化為圖形,并在圖形之上允許進(jìn)行OLAP報表的各種操作,創(chuàng)建更有吸引力的人機(jī)交互界面。
4、系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)。要實(shí)現(xiàn)以上1-3的功能,有各種不同的途徑,其成本也不同。下面介紹一種最為經(jīng)濟(jì)簡便的方法。
中小企業(yè)的財務(wù)數(shù)據(jù)量一般不是很大,因此可以通過一些現(xiàn)有的桌面系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)上述功能。如微軟Office2000中Microsoft Query 和Microsoft Excel結(jié)合使用就可滿足用戶的要求。前者可輔助用戶建立查詢模型,而后者則起到語義解釋器和OLAP報表的作用。借助于Microsoft Query,通過各種數(shù)據(jù)借口,用戶可以定義需要查詢的數(shù)據(jù)并將其存儲。然后把查詢的數(shù)據(jù)集導(dǎo)入Excel,在Excel中使用數(shù)據(jù)透視表完成OLAP報表的各種功能,數(shù)據(jù)透視表允許用戶靈活定義報表的維度、計算字段屬性,是決策分析的理想之選。
三、企業(yè)財務(wù)決策系統(tǒng)的作用
1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人經(jīng)營決策助手。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人是企業(yè)的靈魂和舵手,隨著業(yè)務(wù)規(guī)模的擴(kuò)大和提高,企業(yè)經(jīng)營狀況越來越需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的定性和定量的把握,企業(yè)基本經(jīng)營狀況是需要通過財務(wù)報表分析實(shí)現(xiàn)的,而很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人并非財務(wù)出身,或沒有財務(wù)背景,因此對財務(wù)報表解讀是有困難的,只能通過財務(wù)負(fù)責(zé)人報上來的分析報告了解,而財務(wù)負(fù)責(zé)人的財務(wù)分析水平參差不齊,分析報告質(zhì)量和時效可能不能滿足要求。如何才能做到隨時了解企業(yè)經(jīng)營狀況,非財務(wù)專業(yè)人士也能輕松解讀財務(wù)報表呢?企業(yè)財務(wù)決策系統(tǒng)由于使用簡易,無需很深專業(yè)知識,系統(tǒng)在1分鐘甚至幾秒鐘內(nèi)即可生成圖文并茂的經(jīng)營財務(wù)分析報告,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人如果配備掌握這套系統(tǒng),就將擁有一個客觀忠誠能干的經(jīng)營財務(wù)專家助手。 2、企業(yè)財務(wù)決策系統(tǒng)是提高財務(wù)人員進(jìn)行分析工作的有力武器,財務(wù)負(fù)責(zé)人財務(wù)分析的難點(diǎn)主要有以下幾點(diǎn):
(1)整理分析對象。一般要進(jìn)行縱向分析,需要至少兩期報表數(shù)據(jù)(主要指資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表),往往會收集三期數(shù)據(jù),可能需要整理成EXCEL格式或其它格式,對三期數(shù)據(jù)收集整理需要時間。
(2)尋找參照標(biāo)準(zhǔn)。為了準(zhǔn)確得出企業(yè)在行業(yè)中的位置,與競爭對手比較優(yōu)勢與劣勢,需要搜集行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或競爭對手標(biāo)準(zhǔn),這無疑會耗費(fèi)一定人力與時間。
(3)分析要求全面。通過對主要財務(wù)報表的分析,應(yīng)能全面診斷企業(yè)經(jīng)營狀況,提供決策建議。全面診斷,是通過全面分析得出的。基于三張報表全面分析,應(yīng)該從獲利、償債、營運(yùn)、資本結(jié)構(gòu)、資產(chǎn)結(jié)構(gòu)、收入、成本費(fèi)用、利潤、現(xiàn)金流量、風(fēng)險、成長等方面逐塊剖析,每一塊的分析,應(yīng)該有指標(biāo)、有圖形、有文字結(jié)合在一起,圖文并茂的展現(xiàn)。這會耗去財務(wù)分析人員、財務(wù)經(jīng)理或財務(wù)總監(jiān)的很長時間,一天、兩天、一周甚至更長時間。
(4)指標(biāo)計算繁雜。全面分析,可能涉及上百個分析指標(biāo),每個指標(biāo)不僅要計算當(dāng)年結(jié)果,還要計算去年(兩期數(shù)據(jù))結(jié)果、前年結(jié)果(三期數(shù)據(jù))乃至更早結(jié)果(依據(jù)搜集數(shù)據(jù)而定),計算的工作量就已經(jīng)很大了。
(5)經(jīng)營狀況診斷邏輯復(fù)雜。分析的目的不是為了展現(xiàn)指標(biāo)和圖形,而是診斷財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金獲取能力,為企業(yè)下一步經(jīng)營決策提供專業(yè)支持。根據(jù)上百個指標(biāo)計算結(jié)果縱比(自身不同期間比較)和橫比(和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)比較),依據(jù)職業(yè)判斷,得出診斷意見,提供相應(yīng)決策建議。由于數(shù)據(jù)不同,結(jié)論就不同,這需要分析人員、財務(wù)經(jīng)理或財務(wù)總監(jiān)精力高度集中,根據(jù)科學(xué)財務(wù)分析理論和豐富分析經(jīng)驗(yàn),消耗大量時間才能分析完畢。
由于存在上述難題,財務(wù)分析報告的撰寫是件費(fèi)時費(fèi)力的工作。如果建立一套有效運(yùn)行的財務(wù)決策系統(tǒng),則可充分利用專家模型和計算機(jī)高效準(zhǔn)確的計算能力,使財務(wù)主管幾天才能完成的分析工作在幾分鐘內(nèi)即可實(shí)現(xiàn),極大的解放了財務(wù)主管,提高了財務(wù)管理效率,規(guī)范了財務(wù)報告格式和內(nèi)容。
綜上所述,中小企業(yè)建立財務(wù)決策系統(tǒng),一方面有利于企業(yè)提高市場競爭力,使得自身在激烈的市場競爭中立于不敗之地;同時可以幫助企業(yè)提高內(nèi)部的管理能力和決策能力,使得企業(yè)的經(jīng)營效率大大提高。從以上角度看,建立財務(wù)決策系統(tǒng)的投入產(chǎn)出比是很高的,財務(wù)決策系統(tǒng)必將受到越來越多中小企業(yè)的歡迎。
