我國會計電算化工作始于20 世紀70 年代，經過了30 多年的發(fā)展，已取得了可喜的成績，但電算化會計檔案管理還遠遠落后于電算化會計工作本身的發(fā)展。本文就如何做好電算化會計檔案管理工作談一點粗淺的認識。
一、電算化會計檔案的特點
與傳統(tǒng)的會計檔案相比，電算化會計檔案具有以下一些明顯的特點：
1、電算化會計檔案更有存貯價值。電算化會計檔案使用方便、快捷、直觀，容易產生一些分析結果，可以為管理和決策提供較好的支持。
2、電算化會計檔案的存貯范圍更廣。電算化會計檔案不僅包括傳統(tǒng)意義上的會計檔案，而且還包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、與源程序有關的文件資料及存儲在磁性介質上的會計數據。
3 、電算化會計檔案的存貯形式更多。電算化會計檔案一方面以打印輸出的紙質賬簿、報表、憑證的形式存在，另一方面它又以磁性介質或光盤的形式存在。
4、電算化會計檔案的存貯要求更高。 電算化會計檔案受存貯介質質量、存放環(huán)境和存貯有效期等因素的影響很大，保存不當，容易遭到破壞。同時它較傳統(tǒng)會計檔案易于修改，且不留痕跡。因此電算化會計檔案的安全性、完整性要求更高。
二、電算化會計檔案的收集與存貯
1、電算化會計檔案的收集
電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內（如一個會計年度），把計算機中的所有會計數據拷貝（備份）存儲到磁性介質或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統(tǒng)的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好，這樣可以在計算機硬件系統(tǒng)損壞后，在最短的時間內，以最小的損失恢復原有的會計電算化系統(tǒng)。除了備份之外，還要特別注意對電算化會計檔案中軟件文檔的管理，如財務軟件的系統(tǒng)名稱、版本號；編程語言、數據庫系統(tǒng)類型；銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯系人；會計電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊。計算機硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型；計算機操作系統(tǒng)、網絡操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng)等。
2、電算化會計檔案的存貯
（1）妥善存貯。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的，它受質量、溫濕度、磁場等因素的影響較大，易受破壞。因此對電算化會計檔案的管理必須注意幾個方面：要選用質量較好、可靠性較高的介質保存；在形成這些檔案時應采用“AB 備份法”進行數據備份；對存放往年會計檔案的介質應定期復制，如每半年復制一次且最好復制雙份存放在不同的地點；對使用時間較長的存貯介質應定期進行替換；對硬盤上的會計檔案應定期備份到光盤或其他磁性介質上；對備份盤也要定期復制，以防止磁性介質老化等技術問題導致數據的損壞或丟失。
（2）防止盜用。由于電算化會計檔案存在易修改且不留痕跡這一特點，因此應采取相應的安全保密措施，防止會計檔案被修改。常用的安全保密措施有：用戶識別控制，防止非法用戶接觸會計檔案；操作日志管理，由系統(tǒng)自動進行操作登記，建立加密的機內操作日志，監(jiān)督系統(tǒng)操作；數據存取權限限制，對安全保密程度不等的數據，應給不同的使用人員賦予不同的操作權限，防止越權使用；對存放在軟盤或光盤上的會計檔案應至少一式兩份分別在會計和計算機操作部門的檔案柜存放，以防止單方面修改會計數據。
（3）版本一致。因為不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數據的結構有可能不同，這就有可能產生會計檔案不能被調閱或者某些預料外的問題，所以電算化會計檔案與對應的財務軟件版本必須一致。針對這一特點，在對電算化會計檔案進行管理時，應注意保存各種版本軟件系統(tǒng)的軟件檔案和相應的磁性介質或光盤會計檔案。在具體進行操作時，可在存貯介質的標簽上注明軟件的版本號，在保存會計檔案的介質上標明與哪個版本的會計軟件相對應。
三、電算化會計檔案的整理與利用
1、建立決策支持系統(tǒng)
通過對電算化會計檔案的分析、加工、整理，設計出有利于管理與決策的模型，并進行財務分析（趨勢分析、對比分析）和預測，為企業(yè)或部門領導決策和長遠規(guī)劃提供依據。
2、建立審計支持系統(tǒng)
隨著經濟的發(fā)展、市場的逐步完善和現代企業(yè)制度的建立，審計工作變得越來越重要，審計涉及的領域越來越廣泛，如領導干部離任審計等。審計人員可以利用電算化會計檔案直接通過計算機進行審計，從而減輕工作量，提高審計效率。
3、建立管理制度
為了更好地管理電算化會計檔案，檔案人員必須加強計算機知識的學習，制定出一套電算化會計檔案的管理制度，實現電算化會計檔案管理的科學化、標準化、現代化，以適應多元化社會發(fā)展的需要，最大限度地服務于社會，充分發(fā)揮電算化會計檔案的經濟效益和社會效益。
總之，做好電算化會計檔案的管理工作，能更好地發(fā)揮會計電算化方便、快捷的特點，實現單位內部信息資源的共享，使財務人員真正擺脫繁瑣、單調、機械的手工操作，達到會計工作電算化、效率化、規(guī)范化。
