會計信息系統是一個較為復雜的人機系統，它的應用與維護需要有一支既熟悉計算機技術，又精通會計業務的隊伍，在這支隊伍中，保證系統正常運行、解決系統運行中出現這樣或那樣問題的是系統維護與管理的人員，簡稱系統管理員。本文擬就會計電算化系統管理員崗位設置的必要性、基本要求、職責與權限等問題談點粗淺的認識。
一、設置系統管理員的必要性
由于信息技術發展異常迅速，會計工作規范化進程不斷發展與完善，無論計算機方面的新技術，還是會計業務的新要求，都對會計電算化工作不斷提出新的更高要求，這就需要設置系統管理員，他們應首先掌握、理解會計電算化的各項新要求，及時地調整、更新系統，從而更好地服務于會計電算化工作。
系統管理員的工作內容決定了其崗位的特殊性、重要性。系統管理員負責整個會計電算化信息系統的正常運行，如系統軟件、硬件的維護，系統數據的保存，網絡服務器、數據庫口令的識別等等。從一定程度上說，基層單位會計電算化實施的效果好壞，決定于系統管理員責任心的大小與工作水平的高低。
二、系統管理員崗位現狀分析與基本要求
1、現狀分析。會計電算化工作中，系統管理員一般由具備條件的部門負責人或會計主管擔任，也可指定專人擔任。但人們往往將系統管理員與數據管理員、網絡管理員混為一談，造成工作中職責不明、權限不清。表現最為突出的問題是系統管理員的權力過大，相當多的單位其系統管理員都能夠調用系統的所有功能，有時其權限甚至完全超過了會計主管。究其原因，主要在于以下兩個方面：
(1)一些會計軟件本身就允許賦予系統管理員全部工作權限，支持系統管理員享有所謂的“超級用戶”權力；
(2)一些單位對系統管理員的崗位職責認識不清楚，混淆了會計主管與系統管理員的崗位界限，往往將二者混為一談。后者需要軟件開發商依照《會計電算化工作規范》，加強對系統管理員權限的約束，屏棄只圖用戶使用“方便”，而不顧會計制度要求的不嚴肅行為。前者則需要會計人員進一步學習體會在會計電算化條件下的崗位分工，澄清概念，明確職責。
(3) 會計人員往往要求系統管理員事事必會，出現問題能夠徹底解決；當應用程序出現不干活、報表數據計算錯誤或者系統死機時，會計人員首先想到的是找系統管理員，而不是去問網絡管理員或其他人員，因為他們認為系統管理員應該能夠解決一切問題。究其原因，在于他們不能判斷是系統方面的原因，還是計算機硬件或網絡方面的原因，這無形中提高了對系統管理員工作的要求。
2、基本要求。系統管理員工作壓力大、責任重。他們首先應該掌握基本的會計知識，熟悉會計業務，了解會計軟件的各項功能及其結構、聯系，尤其是網絡版軟件的功能設置；其次，他們應掌握會計法、會計制度及財經紀律的各項規定；第三，他們必須知道計算機硬件方面的基本知識，單機條件下應熟悉基本的計算機硬件，如軟驅、硬盤等，出現硬件的小問題知道錯誤出在何處以及如何解決；網絡條件下的系統管理員還必須掌握網絡方面的基本硬件知識，如系統的物理線路所連接的集線器或交換機，經常出現在線路中的路由器，還需要知道用語名詞識別的域名服務器(NDS)或口令識別的網絡信息服務器(N15)，執行系統設置或關鍵任務所使用的任何服務器，如打印管理服務器、數據庫服務器、文件管理服務器等。結合目前正在進行的會計電算化中級培訓，有必要全面地加強系統管理員的業務知識培訓；第四，系統管理員必須熟悉本單位主要業務情況，了解主要工作流程；第五，他們應具有良好的職業道德、個人品德修養。鑒于系統管理員崗位的重要性與特殊性，其工作涉及整個系統的會計數據、重要工作口令等，故而要求系統管理員應忠于職守、誠信自律，具有良好的道德品質和職業信念。
三、系統管理員的職責與權限
系統管理員的主要職責要求是保證計算機軟件系統、硬件系統的正常運行，管理機內會計數據的備份。
1、系統管理員的首要任務，是負責會計軟件運行環境的建立以及系統建立時的各項初始化工作。會計軟件運行環境的建立包括系統軟件、應用軟件的使用，并要結合本單位實際情況建立科目體系、憑證類型、會計核算方式等。值得一提的是，在會計信息系統建立的過程中，系統管理員非常有必要積極主動地參與系統建賬等初始化工作，盡早熟悉軟件，結合本單位實際情況提出適宜的實施方案。
2、系統管理員要負責會計軟件日常運行管理工作，監督并保證系統的有效、安全、正常運行。系統自身的安全運行主要涉及系統各項運行日志的管理維護、防病毒的措施等。系統運行日志主要是指會計人員上機的操作日志管理，包括機制日志和手工日志。筆者曾在一篇有關操作日志的文章中詳細談到操作日志的重要性及相應的具體要求，可以說加強對操作日志的管理，應成為系統管理員日常的一項必要而又重要的工作。計算機病毒對系統攻擊的破壞性比以往任何時候都嚴重得多，預防與清除計算機病毒已成為會計電算化工作中應加以重視的問題。系統自身的安全性日益成為首要考慮的問題，系統管理員有責任監督檢查系統的抗病毒能力，堅決杜絕病毒可能人侵的機會。
3、系統管理員應負責系統定期的正確性、安全性檢測，保證系統軟件、硬件、網絡、數據庫的正常運行；負責在系統發生故障時，及時組織有關人員恢復系統的正確運行，針對系統事故找到系統故障原因。
4、協調系統各類人員進行分工與管理操作。對用戶的管理，必須及時掌握對新成員的增加注冊，離崗成員的處理操作，人員分工權限的授權管理等。
5、系統管理員應對系統的安全性負責，尤其是做好系統災難的預防與恢復工作。災難主要是指數據庫受到嚴重的意外破壞，如計算機病毒造成系統崩潰或機器受損，又如意外情況，如火災、水災、失盜、電源問題等造成系統、數據受到嚴重破壞。這里特別將災難預防單獨說明，原因就在于會計數據的重要性、會計信息系統自身的特點。預防災難的措施主要包括會計軟件、系統軟件和各項會計數據、各項網絡參數的備份等。會計數據易受到人為篡改、不正確操作、計算機病毒的刪改以及意外情況的破壞，系統管理員應及時備份會計數據，監視和發現系統中的一些不正確操作。系統中的會計數據在受到攻擊或破壞后能夠在最短時間內恢復到系統最近狀況，這應當作為考核系統管理員工作合格與否的一個重要方面。
6、系統管理員的權限應當局限于系統的管理和維護。系統管理員的權限，一般來說主要有：網絡服務的管理(口令)、數據庫的操作(口令)、會計數據的及時備份(歷史數據和當期數據)、系統運行及維護的記錄管理、基層單位系統管理員的授權和管理、依照主管會計有關人員的崗位分工分配會計人員工作權限以及新舊會計人員的注冊與注銷等。
自主開發的專用軟件，系統管理員是不允許由軟件開發人員擔任或兼任的。
要正確處理好會計主管與系統管理員的關系。電算化條件下的會計主管主要負責組織和管理本單位會計電算化工作，確定會計人員的崗位安排、分工權限，總體負責單位會計電算化的數據安全、保密工作，本部門工作進度，系統的穩定、可靠，數據的安全，協調計算機及會計軟件系統的運行工作。而系統管理員則負責單位會計電算化的具體技術管理工作，包括會計軟件系統所涉及到的軟件、硬件的使用、管理、維護等。
在一般情況下，會計主管和系統管理員應分別由兩人擔當，尤其是實現網絡條件的會計軟件，從軟件的規模、電算化工作的強度與會計業務的工作量上都要求由專門的系統管理員負責。當然，在單位會計人員不多、會計業務量不大、會計軟件為單機運行時，會計主管與系統管理員由一人擔當也是允許的。無論從會計工作的分工、工作的內容、所負責任等方面來講，會計主管是本單位的業務總負責人，系統管理員應服從會計主管的工作安排。系統管理員的權限并不是“無限大”的，其所做的各項工作都應對會計主管負責。
