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院建立內部控制的目標是規 范本單位內部各項業務流程 , 分散 和落實業務操作責任 , 合理保證資 產安全和使用有效 , 合理保證財務 信息真實完整 , 有效防范舞弊和預 防腐敗 , 提高公共服務的效率和效 果。內部控制的實施為醫院各項經 濟活動的合規運行增加了保障。 某三級甲等專科公立醫院，按 照財政部要求，于2018年成立了 內控組織機構，聘請外部專業咨詢 人員，由財務部門牽頭，對醫院各 項經濟業務進行梳理，建立起內控 流程和制度，并于2019年1月1 日正式實施。在內控的實施過程中， 員工對流程逐漸熟悉、認可和掌握。 然而由于內控的特點，在實際運行 中仍然存在一些難點。
一、內部控制在實踐應用中存 在的難點
（一）內部控制流程中審批部 門多，審批時間長，降低業務執行 效率 內部控制中最重要的控制活 動為“不相容職務分離控制”。所 謂不相容職務，是指那些如果由一 個人擔任既可能發生錯誤與舞弊行為，又可能掩蓋其錯誤與舞弊的行 為。一般包括：授權批準與業務經 辦，業務經辦與會計記錄，會計記 錄與財產保管，業務經辦與稽核檢 查。按照控制要求，一項經濟業務 從發起到完成要經過若干個業務部 門以及相關主管院領導的審核和批 準。正常情況下，完成所有的審批 手續需要幾天的時間，如果在審批 環節中的負責人由于出差等原因不 在醫院，就會進一步延長審批時間。 因此雖然內控流程的設計減少了風 險，但大大增加了審批難度和時間。 （二）內控流程基本覆蓋了醫 院所有經濟業務，流程多，難以完 全掌握 內部控制在業務層面覆蓋了醫 院預算管理、收支管理、采購管理、 資產管理、合同管理以及建設項目 管理。每個醫院的經濟業務都有自 己的特點，如果醫院的規模較大， 業務種類會相對較多，內控流程也 會更加復雜。即使經過培訓，執行 業務的人員也不可能將所有流程完 全掌握。這樣就會導致當業務發生 時，不知道該如何去執行。雖然內 控流程設計的很好，但是也只能停 留在手冊中，無法真正落地實施。
（三）內控中輸出文檔種類多， 在業務執行中存在提供不全面、丟 失或篡改的風險。且紙制原始憑證 保存困難，查找歷史檔案難度大 內部控制流程設計中在關鍵的 控制點上都會產生或需要提供一些 重要的文檔材料，這些文檔材料決 定是否能夠完成整個流程，比如： 付款流程中的發票、入庫單、驗收 報告等；合同會審流程中的合同、 會議紀要、招投標文件等；資產管 理流程中的維修申請、資產報廢申 請、盤點報告等。紙制的單據、表 格占用空間大，如果保管不善容易 丟失或被篡改,且各種文檔的歸類、 整理、查找等工作都需要人力和時 間。
二、OA辦公自動化系統在醫 院內部控制管理中的應用實踐 OA 是 Office Automation 的 簡寫，中文意思是辦公自動化。 OA系統就是用網絡和OA軟件構 建的一個單位內部的辦公通信平 臺。OA 辦公系統采用 Internet 技 術，能夠讓單位內部人員快速便捷 的共享信息，協同工作。 2019年下半年，該醫院網絡
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信息部門牽頭啟動了 OA 辦公自動 化系統上線工作。各部門按照工作 需要提出使用需求，至2019年年 底，OA系統已經全面上線，成為 了醫院辦公不可或缺的重要工具。 在醫院內部控制方面，OA系統已 經覆蓋醫院預算管理、支出審批、 合同管理、資產管理、采購管理等 業務。由于醫院無基建項目，尚未 涉及建設項目管理。在 OA 系統應 用于內部控制管理的實踐過程中， 它有效解決了內控在線下審批中存 在的困難，但同時也在實踐中發現 它仍然存在一些不足。 （一）OA辦公自動化系統解 決了內部控制管理中存在的難點 1. 有效縮短審批時間，提高 審批效率。毋庸質疑，OA系統最 為吸引人的功能就是實現了遠程辦 公，不論員工身在何處，只要能 夠使用網絡登陸手機端或電腦端 的 OA 系統，就可以提交申請或完 成審批。這種隨時隨地都可以辦公 的方式解決了內部控制中審批時間 長，效率低的問題。 2. 內控流程可視化，在系統的 引導下一次性完成所有操作。通過 將內控流程植入到 OA 系統中，員 工可以根據所辦理的業務種類選擇 相關的業務辦理流程，在設定好的 流程下，根據系統的提示按部就班 的完成所有工作，操作簡便，易于 掌握。 3. 輕松上傳文檔，且能夠隨時 查閱和下載。OA辦公系統中可以 保存所有上傳的原始資料的影像， 而且方便查找，真正實現了無紙化 辦公。
（二）OA辦公自動化系統在 內部控制管理中存在的不足 正如一枚硬幣具有正反面，當 運用 OA 系統優勢的同時也發現了 它的不足。 1. 由于審批過程中減少了面對 面的交流溝通，審批人感覺增加了 風險，在審批過程中會因為擔心某 些業務風險過高而放棄使用OA， 如：預算申報流程，由于預算申報 金額與去年同期對比相差過大，且 沒有合理解釋，造成審批人不予審 批，相比原手工簽字模式，審批時 間也許會更長。 2. 同一流程由于歸口管理部門 的不同，審核流程會有差異,如： 雖然都是付款申請流程，但使用醫 院資金的審批人與使用科教專項資 金的審批人不同，如果按照統一流 程設計，很多業務無法執行。 3. 上傳的檔案沒有統一的規 范，哪些單據必須上傳，哪些是可 以通過關聯其他流程就可以作為佐 證資料的沒有統一的標準，造成員 工在使用 OA 中經常由于單據的問 題被拒簽。
（三）針對存在的不足所做的 流程改進 1. 分析原線下模式中溝通的內 容，增加線上審核環節，降低審批 風險。由于減少了面對面的溝通， 就需要按照內控要求將原來在線下 審核的內容在 OA 系統中補充增加 線上的控制點，完成必要的審核， 這樣才能有效控制風險。見表 1。 2. 按照使用資金的性質進行分 類，在同一流程下設計相應的審批 支流，實現一個流程能夠適用所有 資金類別的業務，方便操作。 通過對各流程的分析，那些存 在不同審批人的流程是因為資金的 來源不同造成的，比如：人才專項 資金需要由人事部門審批，科研專 項資金由科技部門審批，教學專項 資金由教學部門審批等等，這些歸 口管理部門負責審核資金的合規性 以及是否按照項目計劃書或項目預 算使用。因此可以按照資金的性質 進行分類，在統一的流程下建立審 批支流。申請人根據實際資金使用 情況進行選擇，就可以完成相應的 審批流程。
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表 1 對照線下審核內容相應增加 OA 線上審批控制點
主要業務流程 原線下需審核內容 線上審批增加的控制點
預算申報 預算申報額度的合理性
□歸口順利實現蛻門審核 □預算管理崗審核 □寫明預算申報和存在差異的原因
付款審批
資金使用的合規性、付款單據、 是否在預算內、是否按合同執行
□歸口管理部門審核 □預算管理崗審核 □出納審核票據 □合同管理崗審核
采購申請
是否在預算內，是否屬于“大額 資金”
□采購管理崗審核 □上傳會議紀要
資產處置
資產使用情況、資產價值、使用 年限等信息
□資產歸口管理部門審核 □資產管理崗審核 □資產會計審核
合同審批
資金使用的合規性、是否在預算 內，是否屬于“大額資金”、合 同的招標采購情況
□歸口管理部門審核 □預算管理崗審核 □上傳相關招標文件 □上傳會議紀要
圖 1 在流程中增加資金類別選項和相應的審批支流
3. 規范上傳文檔。按照業務種 類將需要上傳的文檔以及最終需要 提交財務部門的單據進行規范，申 請人按照要求提交，避免由于資料 不全面或不準確而被退回。 （四）應用 OA 辦公自動化系 統的經驗總結 1. 完善的且在線下運行較好的 內部控制是 OA 系統能夠成功實施 的堅實基礎。OA系統的線上審批 流程必須建立在清晰的內部控制基 礎上。內控流程不是一朝一夕就能 建立起來的，必須按照相關內控要 求，對各項經濟業務活動進行深度 的梳理，結合醫院的組織結構、經
濟業務的特點等為醫院量身定制。 內控流程建立起來后，應該應用于 業務活動中，經過實踐的檢驗，證 明能夠滿足醫院的運營要求并起到 防控風險的作用。只有在運行較好 的內控基礎上建立的 OA 審批流程 才是合規的、順暢的。 2. OA 線上審批不能完全替代 線下的溝通環節。OA線上審批在 一些常規業務活動中可以僅通過線 上審批就能夠完成，但對一些重要 的業務活動，比如：大額資金的使 用，年度預算申報等應該先進行充 分的線下溝通，形成統一意見后再 完成線上的申請，這樣可以加快審
批的速度。 3. OA 線上審批流程應該與線 下流程一樣，根據業務活動、政策 要求隨時進行更新和完善，同時也 要按照要求對內控線上流程進行審 計監督。由于 OA 線上流程相比線 下流程更加具體，控制點更多，因 此出現變化的情況也會更頻繁，因 此要根據實際運行情況及時更新。 同時按照內控的要求，審計部門對 線上內控的實施情況必須進行審計 監督，保證線上內控流程能夠始終 起到防控風險的作用。
作者單位 天津市眼科醫院
