江蘇省宜興市經濟貿易局 裴祖興
隨著信息技術的快速發展，各種財務統計軟件被廣泛應用到社會實踐中，但在實際使用中，真正具有生命力，并深受用戶歡迎的不多。主要原因：一是實際使用效能低下。許多軟件開發者對基層的情況不是十分清楚，有些軟件只是從報表到報表，不能滿足基層的實際需要，不符合基層的實際情況。二是系統維護麻煩。只要財務統計指標或表樣發生任何變化，軟件就必須修改。而軟件的修改必須由開發者本人來完成，用戶是沒有辦法的，這就需要一個相當的過程。三是層次不清，主體不突出。財務統計報表匯總的各個層次（各級政府）的情況是不一樣的，主體應該是鄉鎮，因為鄉鎮直接面對企業。要開發出一套能滿足各個層次需要的軟件是不容易的，往往是顧此失彼。四是數據共享度差。用戶只是被動地輸入報表，打印出一些固定的報表，給人以一種高深莫測的感覺。因此，嚴重制約了軟件的推廣使用，嚴重影響了軟件的生命力。
能不能開發出一套具有生命力財務報表處理系統？為此，我進行了大膽的探索，在認真總結多年軟件開發和數據處理的基礎上，提出了用EXCEL建立報表處理系統的設想。經過嚴謹的分析，認真的思考，充分的調研，在廣泛征求基層意見的基礎上，開動腦筋，開拓創新，經過半年的努力，在2003年底完成了鄉鎮與縣市級財務報表處理系統。2004年初在全市推廣應用。經過近二年的使用，受到了廣泛的好評，深受基層歡迎，同時受到了上級主管部門的充分肯定。在此基礎上，于2005年建立了工業企業財務報表處理系統，經過二個鄉鎮的試點，得到了企業與鄉鎮的充分肯定。企業財務報表處理系統與鄉鎮與縣市報表處理系統，形成了一個完整的工業企業財務報表處理系統的。三個部分，既是一個整體，又相互獨立。企業是基礎，鄉鎮是主體。該系統具有以下幾個特點：其一，系統維護方便。該系統是一個開放式系統，系統維護完全可以由用戶自己完成。2005年初，年度單位調整，系統維護絕大多數是鄉鎮自己完成的。如指標體系或表樣發生變化，系統維護也可以由用戶自己完成。其二，操作簡單。該系統的所有操作都十分簡單，不需要多少專業知識。2004年初在鄉鎮推廣時，只用了2小時的時間簡單介紹該系統的基本情況及操作方法，用戶就都能熟練使用該系統。2005年在企業試點時，企業財務人員也完全能夠接受。其三，實用性強。該系統突出了以鄉鎮為主體，針對性強，符合基層的實際情況，滿足了基層的實際需求。其四，提高了工作效率，保證了報表的時效性。特別是企業財務報表，改變了“一表多做”的狀況。原來企業做了資產負債表、利潤表，還要做財務月報表，經濟效益表，而系統能根據資產負債表、利潤表自動生成財務月報表，經濟效益表。據初步調查，該系統比原系統節省時間百分之三十以上。其五，提高數據的準確性，大大降低了差錯率。系統利用EXCEL的數據有效性功能，自動審核平衡關系。其六，數據共享度高。因此，該系統具有很大的推廣價值（不需任何費用），如果在全省乃至全國推廣，將產生巨大的社會效益。
下面就如何用EXCEL建立財務報表處理系統談一點自己的體會。
基本思路：抓好基礎，突出主體
財務統計報表匯總的基礎是企業。因此，系統要抓好基礎，以企業的財務報表處理為系統的根本。根本問題解決了，其它問題也就迎刃而解了。因此，系統針對企業的不同情況，不同的匯總方式，設計了不同的處理辦法，即有針對性的表樣。主體是鄉鎮，縣（市）一級只是對鄉鎮的匯總表進行匯總，地市級只是對縣市級匯總表進行匯總，而村一級要全面推廣使用財務報表處理系統，條件尚未成熟。因此，系統設計應以鄉鎮為核心，要充分了解各鄉鎮的實際情況，熟悉他們處理報表的全過程，針對他們的特點，滿足他們的需求。只有這樣，系統才具有生命力。為此，我進行了充分的調研，廣泛征求了鄉鎮財統人員的意見，以他們的需求為出發點。
基本原則：抓大放小，村級分離
一是抓大放小。財務統計報表匯總的主體是鄉鎮。2004年初，新一輪的行政區劃調整后，鄉鎮所屬企業少則上百個，多則上千個，要對所有的企業進行匯總統計，特別是財務月報、財務年報，即使報表能全部收齊，輸入工作量也太大，從體制上、人力上無法做到，時間上也來不及，從實際情況看是不可行的。因此，我們確定的第一個基本原則是抓大放小，即以500萬元以上企業為主，而對小企業進行估算。這樣，既抓住了重點，匯總的數據又是真實有效的。
二是村級分離。前面已經說過，在村一級推廣使用財務統計報表處理系統，條件尚未成熟。而以往的軟件，都有村一級的概念。用EXCEL建立財務統計報表處理系統，系統確定以鄉鎮為主體，直接由鄉鎮對所屬企業進行匯總，不對村級匯總表匯總，村一級的概念將淡化。如何解決這一矛盾？我認為，只有打破傳統觀念的束縛，開拓創新。為此，我提出了第二個基本原則——村級分離。如有需要，村級匯總表可以單獨匯總，不直接與鄉鎮匯總表發生聯系。村級匯總表不一定要分各種經濟成分。這樣，減少了匯總統計的一個層次，提高了用EXCEL建立財務統計報表系統的可行性。
基本設計：規范實用，操作方便
上面確定的兩條基本原則，解決了用EXCEL建立財務統計報表系統的可行性，要使用戶喜愛該系統，并具有實用性，必須在可操作性上下功夫。為此，必須充分利用EXCEL的強大的數據處理功能。下面介紹該系統的具體設計。
（一）企業財務報表處理系統
根據企業及村的實際情況，報表可以分為單個企業、多個企業、村級報表。
單個企業
單個企業占絕大多數，報表也最簡單。單個企業的表樣已經做好，只需用電子郵件發給企業就可以了。表樣如下：
多個企業
集團企業是有多個企業組成的。集團一般先匯總所屬企業的資產負債表，利潤表，再根據資產負債匯總表，利潤匯總表，生成該集團的財務月報匯總表，經濟效益匯總表，系統基本上也是如此處理的。但是，如何設置集團企業的報表，要根據集團所屬的企業個數而定，2至3個企業，就不需要設置過渡表，在一張表上直接制作。如果有3個以上企業，就需要制作過渡表。表樣如下：
村級匯總
根據村的不同情況，有的村需要村級匯總。村級報表與集團企業的報表是不一樣的。集團企業的財務月報、經濟效益表是以集團企業的資產負債匯總表、利潤匯總表生成的，而村級報表必須根據每個企業的資產負債表，利潤表，生成相應的企業財務月報，經濟效益表。村級所屬企業一般比較多，所以必須制作過渡表。根據企業的個數，可以制作一張或多張過渡表。表樣如下
鄉鎮財務報表處理系統
下面是我市周鐵鎮建立的財務月報與財務年報工作簿。
財務月報
（1）建立工作簿
首先建立財務月報工作簿。
為便于文件管理，系統把十二個月的財務月報放在同一個工作簿中，建立十二個工作表。十二個月的財務月報分別放在對應的十二個工作表中。一般情況，只需制作好一個工作表，作為樣表，其他的工作表可以復制樣表，只需改動一下表頭的月份就行了。
系統把匯總表與過渡表放在同一工作表中，每一張過渡表放置14個企業。為便于輸入公式，在過渡表中增加本頁小計。
周鐵鎮有65個規模企業，加上其他集體，其他私營（即小企業估算數），共有67個單位。所以設置5張過渡表。
（2）輸入公式
每張過渡表中的本頁小計輸入求和公式就行了。即對本張過渡表中的數據進行求和。
匯總表中的合計等于每張過渡表中的本頁小計；集體及控股企業等于相應企業之和，私營及私營控股企業等于合計減集體及集體控股企業；公司制企業等于合計減非公司制企業；與外商合資合作企業等于相應企業之和；同理，大型企業等于大型企業之和；500萬以上企業等于合計減其他集體、減其他私營。
（3）校驗平衡關系
為提高報表質量，應設置平衡關系。可利用EXCEL數據有效性的功能設置平衡關系。如何使用EXCEL數據有效性的功能，請大家參閱相應的書籍。如應交所得稅=利潤總額+應交所得稅-利稅總額，即29欄=23欄+28欄-22欄，可在29欄中設置數據有效性，數據輸入時如不滿足此項平衡關系，就給出提示信息。
2．財務年報
（1）建立工作簿
首先建立財務年報工作簿。
財務年報包括資產負債表，利潤表。為了減輕工作量，保證數據的一致性，財務年報應自動生成同年12月份的財務月報。為此，資產負債表和利潤表匯總表的欄目應與財務月報匯總表的欄目一致，即報表欄目為：合計、集體及集體控股企業、私營及私營控股企業、公司制企業、與外商合資合作企業、大型企業和500萬元以上企業。在打印資產負債匯總表和利潤匯總表時，將公司制企業、與外商合資合作企業、大型企業三個欄目隱藏。
在財務年報工作簿中建立三個工作表，分別是資產負債表、利潤表、財務月報。
系統仍把資產負債匯總表與過渡表放在同一工作表中，每一張過渡表放置10個企業。周鐵鎮有65個規模企業，加上其他集體，其他私營（即小企業估算數），共有67個單位。所以設置7張過渡表。在過渡表中增加本頁小計。把利潤匯總表與過渡表放在同一工作表中，每一張過渡表放放置15個企業，所以設置5張過渡表。在過渡表中增加本頁小計。
（2）輸入公式
資產負債表、利潤表的公式輸入與財務月報的公式輸入完全一致，在此不作詳細表述。
由于12月份的財務月報匯總表是自動生成的，所以財務月報匯總表的數據完全來自于資產負債匯總表與利潤匯總表（為防止人為干預，財務月報匯總表可設置保護工作表），因此，必須十分清楚財務月報匯總表各個指標與資產負債表、利潤表指標之間的對應關系，才能正確輸入每一個公式
（3）校驗平衡關系
資產負債表、利潤表有很多平衡關系。為提高工作效率，系統設置了自動生成指標，即自上而下具有直接數量關系的指標將自動生成。輸入時只要核對生成指標與原始表是否一致，不要因為指標不平而花費很多時間進行人工審核。同時，為方便輸入，系統對不同的指標設置了不同的顏色，即紅色為不能輸入的指標，藍色為自動生成的指標。在此要說明一點，具有平衡關系的每個指標為非空指標，即指標為0時一定要輸入0，才能激活平衡關系。
