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會計工作，是從填制會計憑證開始的。 所謂會計憑證，是指記錄經濟活 動、明確經濟責任的書面證明，也是登 記賬簿、進行會計核算和監督的重要依 據。正確填制會計憑證是每個會計人 員應具備的最基本的工作能力。任何 單位從事經濟活動，都要取得和填制會 計憑證，從而對整個經濟活動作出記錄 和反映。 那么填制會計憑證有什么具體要 求呢？ 一是憑證日期不可缺。填制會計 憑證，首先要寫上日期。當然，現在幾 乎所有單位都使用了會計軟件，任何時 候只要你打開電腦，進入會計軟件系 統，點擊一下憑證制作（增加），一張空 白憑證就出現了，日期自動生成，就是 當天的日期。有時候需要修改憑證日 期，比如當月的憑證沒有做完，到了下 月，再使用會計軟件的時候，需要把日 期調到上個月（一般是上個月的最后一 個工作日），然后繼續制作上個月沒有 完成的憑證。 二是憑證順序有講究。什么事情， 都講究個先來后到，制作憑證也一樣。 具體來說，就是把先發生的業務，放在 前面做。這句話，說起來簡單，做好不 容易。比較常見的現象是，出納把原始 憑證按照現金或者銀行相關業務進行 分類后，傳遞給會計。會計人員拿到原 始憑證后，再通過會計軟件進行制單 （制作憑證）操作。需要注意的是，出納 和會計都沒有把憑證按照經濟業務發 生的日期進行排序。而銀行的工作不 一樣。它一定是按業務的先后順序記 載每個單位發生的每筆經濟業務。這 樣一來，當定期和銀行對賬時，負責對 賬的財務人員有時為了勾對一筆業務， 只能花費大量時間，來回翻騰賬本。 三是金額一致莫輕視。記賬憑證 的金額要與原始憑證的金額一致。在 實際工作中，偶爾也會出現差錯，原因 各不相同。出納填制原始憑證不認真， 大小寫不符；制作憑證的會計人員精力 不集中，打錯了數字；取得的原始憑證， 如銀行回單的數字打印不清楚，易混淆， 稍不留意就會出錯，需要特別小心。 所以，認真、認真、再認真，重要的話 說三遍。 四是填寫摘要最關鍵。憑證摘要， 就是對一項經濟業務的概括性描述。 對它的基本要求是簡明扼要，說明問 題。更高的要求是規范統一，相同的經 濟業務前后表述一致，即摘要格式化、 標準化。比如，每個單位都有出差這項 業務，憑證摘要就可以寫成張三報銷差 旅費，當然，后面也可以根據需要，注明
到某地出差。李四出差，摘要也要寫成 這種格式。摘要的填寫要標準化、格式 化。這非常重要。 去年某單位受到巡視組檢查，巡視 組要求提供單位幾位主要領導近三年 的差旅費金額。這時，如果憑證摘要書 寫規范，就可以利用會計軟件模糊查詢 功能，在很短的時間內，輕松完成這項 工作。比如，打開查詢憑證模塊，選擇 輔助條件，在摘要處輸入某某報銷差旅 費，修改一下查詢的起止日期，某某在 所查詢時間段的差旅費瞬間就能統計 出來。可以看出，規范填寫憑證摘要是 多么重要。 有些憑證摘要，還有其他要求： 一是注明經濟業務所屬月份。如 報銷手機話費這項業務，就可寫成某某 報銷1月份手機話費若干元。之所以 強調發票的所屬月份，原因在于電子發 票的廣泛應用。電子發票固然有諸多 優點，如便于保存和查詢，不用擔心丟 失的問題，商家節省了郵寄成本等。但 不可否認的是電子發票有個問題，就是 可以被反復打印，有重復報銷的可能。 這倒不是當事人有意為之。真實的情 況是時間久了，當事人記憶出現了偏 差，忘記已經報銷過了，又重復報了一 次。現在有發票掃描識別軟件，能夠識 別出該發票是不是第一次報銷，對于自 動化程度高、財力雄厚的大單位，整合 一套這樣的系統，杜絕重復報銷的現象 不是難事。但對于大多數單位來說，另 外購買一套發票識別系統，而不能與原 有的會計軟件有效地集成共享，就發揮 不了應有的作用，造成人力物力的浪 費，得不償失。這也是到目前為止發票 識別系統沒有被普及的原因所在。 那有沒有其他辦法可以防止重復 報銷呢？有的單位規定，凡持發票報銷 者，均應抄寫承諾書，大意是此發票為 第一次打印報銷，違者后果自負。可見 電子發票的查重問題，讓會計人員傷透 了腦筋。 在沒有更好的低成本辦法解決這 個問題之前，會計人員制作憑證時寫上 發票所屬月份，是一個不錯的選擇。畢 竟不同月份出現相同的發票，或者同一 月份出現了兩張一樣的發票，是很容易 被發現的。 二是注明人數或實物數量。比如， 對于10個人去某地出差的業務，制作 憑證的時候，不可能把每個人都寫在摘 要里，建議寫成某某等10人報銷差旅 費。如要查詢其中一個人的差旅費報 銷情況，盡管這個人的名字沒有出現在 摘要里，但根據摘要的提示，我們就可 以去查看原始憑證，很快就能查到想要 的結果。購買實物，如固定資產，如果 不是一件，也要寫明具體數量，原因也 是如此。 總而言之，摘要等于重要，如果可 能，請把這句話打上重點符號。 憑證的制作看似簡單，似乎人人可 以不費吹灰之力，信手拈來。實際上， 制作高質量憑證需要豐富的經驗和專 業知識，以及對文字的高度概括能力和 組織能力。 會計憑證制作的好不好，直接影響 到會計數據的使用和工作效率的高 低。決不可以小看了一張會計憑證，正 所謂小憑證藏著大乾坤。 （作者單位：人民郵電報社）
