【摘要】 本文探討利用條形碼技術來實現對固定資產的有效管理。條形碼技術管理，就是賦予每項資產實物對應的唯一數字代碼即“身份編碼”，從而實現對資產實物從購置入庫到報廢處置整個生命周期的全程跟蹤管理。行政事業單位可將條形碼技術運用于固定資產管理系統，實現在線調撥代替原有的紙質調撥。
【關鍵詞】 事業單位 固定資產管理 條形碼技術 在線調撥
固定資產是行政事業單位履行職能和提供服務的基礎，其種類繁多、規格不一。在使用過程中為保證其發揮最大的作用，對其進行有效的管理是十分重要的。然而目前很多行政事業單位對固定資產的管理一直采用紙介質登記、人工錄入資產管理系統的傳統方法，在當下固定資產量巨大且增幅不斷加大的情況下，這種傳統的管理方法顯現出明顯的不適應性，有必要對其進行改進。
一、事業單位所屬資產特點分析
固定資產設備除包括常規的辦公類設備之外，最主要的就是用于事業發展的各種專業設備，以及配合各種專業的輔助性設備。其具有以下特點：①數量多，使用地點分散。按照原有的資產入庫標準，一個存在10年以上的事業單位在庫有記錄的資產條數成千上萬，一般來說有分支的事業單位就涉及到一個地域的各個地點，使用地點相對較分散。②使用周期長。通常一套專業設備使用年限為10年左右，但很多設備為專業的監測儀器，因儀器價值高、使用地點相對密閉并且注重保養，很多設備超過使用年限仍可繼續使用。③設備流動性大。
在參與資產清查的相關工作中發現，設備流動性之大使資產管理頻現管理盲區，主要表現為：①部分資產“漏網”管理。有部分“十五”、“十一五”期間購置的設備存在未入庫，或有業務部門未經過資產管理部門審核批準，直接將資產調撥給臺站等問題，導致部分臺站資產盤點中出現盤盈，相應部門就會出現盤虧。②資產調動變化性大，導致管理混亂。通常存在這樣的情況——設備損壞后，多返回廠家維修，在維修期間，為不影響工作的正常開展，單位會調劑備用儀器使用，而原損壞設備修好后又成為新的備用儀器。這個過程中資產管理部門并不能及時掌握情況，清查中就會出現序列號對不上，甚至是新舊型號對不上。若設備之間被更換的次數過多，無疑會導致資產管理混亂。
二、條形碼技術應用的可行性——全程跟蹤管理
條形碼技術是建立在計算機科學和現代光學基礎上的一門自動識別新技術，具有輸入速度快、可靠性高、采集信息量大、穩定、高效等優點。現已在商品流通、圖書管理、交通運輸等領域得到了廣泛的應用。基于條形碼技術的成熟，我們將主要探討利用條形碼技術來實現對固定資產的現場數據采集、信息錄入的網絡數字化。我們通過賦予每個資產實物一個唯一的數字代碼，實現對每個資產實物從購入開始到退出的整個生命周期的全程跟蹤管理。條形碼技術在山東省地震局固定資產管理中得到了成功應用。
經研究發現，我們總結出了終端條形碼技術的應用相對于傳統的完全依靠人工核查的方法的明顯優越性。如下表所示：
在核查資產的過程中，我們發現以往手寫的資產標簽脫落的現象非常嚴重。專業的條碼打印機則可以打印出PET、PVC等薄膜類特殊介質的標簽，PVC標簽紙具有防水、防油污、防撕裂的耐用性特質，使用這種標簽紙就可以保證固定資產標簽長期保存和持久清晰。我們還可以給每個分單位配備本單位所有固定資產的備用條碼，以防原條碼出現脫落。除此之外，備用條碼還可以作為分單位內部自行核查資產時使用。
將帶有條碼信息的標簽粘貼到相應的固定資產上后，在清點時也就僅需要使用手持條碼終端設備掃描標簽條形碼，進而就可以通過比照數據庫中各個設備的數字代碼，清晰地了解資產的調撥、盤盈和盤虧情況。
條形碼技術具有獨特的優越性：①它可以幫助實現資產賬、卡、物等的有機統一。它應用到我們的資產管理中，即每個條碼標簽中的信息實際上是賦予每個相應的資產特有的唯一的“身份編號”。由此一來若出現因備用儀器的使用而造成的固定資產賬和實有資產不符的情況，也就可以在清查后通過條形碼技術的“身份編號”第一時間識別，就能夠做到及時更改資產屬性，避免產生資產序列號甚至是新舊型號的混亂等一系列管理難題。②在實際操作中，條形碼的識別裝置與條形碼標簽相對位置的自由度大，條形碼通常只在一維方向上表達信息，而與該一維方向垂直方向上條形碼所表示的信息完全相同并且連續，這樣即使是標簽有部分損壞，仍可以從正常部分得到正確的信息。
三、條形碼技術的進一步應用——實現在線調撥
目前，已具備應用條形碼技術的成熟條件。中央行政單位資產管理系統對每一個資產已經設定了一個9位編號，比如資產分類代碼為“711702”的便攜式計算機，在系統中有“000005627”、“000007225”、“000011579”等上百條記錄。而同時該系統也支持將此編號打印成為一個條形碼，即每個錄入系統的固定資產已經建立起一個“身份編號”。在此基礎上，可以進一步利用現有的計算機技術，實現資產調撥過程實時在線。
首先，調撥時與原資產數據庫進行對接（見圖1），該數據庫為中央行政事業單位資產管理系統的數據庫，通過添加賬戶授權，使得可以進行遠程訪問。
其次，通過網絡技術實現每一位資產的使用者都有唯一的賬號。資產使用者利用賬號通過網上申請、資產管理人員同意、資產接收單位確認等一系列步驟，實時進行網上調撥。這樣可最大限度地使每一件資產的去向都在資產管理員的掌控之下（見圖2）。具體調撥過程為：設備使用者提出調撥申請→使用者所在部門負責人對其進行審核→單位資產管理員進行審核→接收者所在單位負責人進行審核→設備接收者同意接收→系統中使用者變更。
StdName列對應系統內每一位職工的名字，可以使用表中空白列“Attribute”列來存儲密碼。
四、結語
固定資產的條形碼管理工作要真正走向成熟，不僅需要相關技術方面的支撐，同樣需要管理體制和管理思想的轉變。一方面，要健全資產管理機構，各基層單位要建立相對穩定的資產管理隊伍。另一方面，要加強條形碼管理的宣傳和普及工作，統一思想，提高認識。
【注】 本文為山東省地震局合同制科研項目（編號：13Y96）的部分研究成果。
主要參考文獻
1. 高月敏.高等學校固定資產管理存在的問題與對策.中山大學學報論叢，2006；26
2. 劉毅，王定基.高校教學儀器設備管理工作特點及實踐.實驗技術與管理，2004；5
【作 者】
王杰民
【作者單位】
（山東省地震局監測中心臺 濟南 250014）
