會計是一個以提供財務信息為主的經濟信息系統。會計信息系統作為管理信息系統的核心組成部分,也必然處在信息生態環境之中,這就要求會計信息系統在發展過程中必須求得信息生態平衡。隨著信息環境的變遷,我國會計信息系統的發展經歷了手工、電算化和信息系統三個階段,現代信息生態環境對會計信息系統提出了更高更新的要求。
信息生態環境與會計信息系統
1.信息生態環境。信息生態環境是社會環境的一部分,是在自然環境基礎上經過人類加工而形成的一種人工環境,它體現了自然、社會、科學技術間的交互作用。人們在關注自然生態環境的同時,還應該關注與自然環境相對應的信息環境的生態問題。信息生態是關于“信息——人——信息環境”之間相互關系的總和。我們在注重人與自然環境協調發展的同時,也應重視人與社會信息環境的相互協調與可持續發展。信息生態環境包括宏觀的國家信息生態環境和微觀的企業(其他組織)信息生態環境。
2.會計信息系統。會計是一個人造的以提供財務信息為主的經濟信息系統。會計信息系統需要在眾多相關信息中篩選出符合條件的信息,并將其加工成最終信息。而現代信息技術的迅速發展,使企業置身于浩瀚的信息之中。企業的生存和發展往往處于混沌狀態的信息生態環境中,因此,要有效地利用信息,提高決策質量,就必須對信息噪音進行過濾。會計信息系統與信息生態環境之間都存在著某種聯結方式,聯結方式的不同決定了不同的信息系統設計和不同的信息用戶群體;根據相應的關聯方式設計的存貯信息系統,主要目的是為了提供有效的信息檢索;企業通過信息檢索獲取對企業有用的、屏蔽了噪音的信息,有助于提高企業決策質量。會計信息系統的發展與信息生態環境的變化存在著一定的時間差,會計信息系統是一個人工系統,它是根據特定時期的信息生態環境而開發設計的,在每個發展時期,信息技術特征各不相同,信息來源也在不斷變化,信息使用者的需求也是與時俱進的。因此,會計信息系統只有跟上時代步伐,才能真正滿足信息使用者的需要。
會計信息系統發展的三個階段
信息生態環境對會計信息系統的影響,主要表現在當信息生態環境隨時間變化時,會計信息系統也必然隨之變化,這就決定了會計信息系統必須是一個活躍的開放系統。例如,電子商務(EC)、供應鏈管理(SCM)、客戶關系管理(CRM)、商業報告語言(XBRL)等的問世都有可能改變傳統的會計模式。我國會計信息系統的發展大致分為以下三個階段:
1.手工階段:20世紀80年代之前。這一階段,我國的會計處于手工核算階段,會計理論中的會計科目、會計帳簿、平行登帳法、試算平衡表等,為手工記帳環境下的會計信息系統建立了一個完整體系,使之能輸出信息使用者想要的會計信息。
2.會計電算化階段:20世紀80年代——90年代中期。從80年代初期,我國會計電算化進入起步階段,但由于計算機硬件昂貴、系統軟件使用的局限,且對計算機和會計均熟練的人才十分缺乏,這一時期的會計軟件明顯模仿手工模式,運用范圍也十分狹窄,主要是根據企業的要求,為其定制核算軟件。進入90年代之后,隨著計算機的普及,中國商業化的通用會計核算軟件開始出現,并逐漸推廣。這些軟件以會計核算為主,財政部還出臺了三部關于商品化會計核算軟件的評審規則,成為我國一大特色。通過財政部和地方財政部門評審的會計軟件近300多個,從而使我國的會計電算化在起步之初就得以規范發展。
3.管理會計信息系統階段:20世紀90年代后期至今。這一時期,計算機價格越來越低,性能越來越好。同時,網絡的發展使世界距離縮小。要避免會計信息系統成為“信息孤島”,就必須將會計信息系統與企業管理系統中的其他子系統聯系起來。會計信息系統向管理型發展,從而使會計真正成為管理決策支持系統中的一員。
信息生態環境對會計信息系統的要求
按照系統論的觀點,企業的信息系統應是一個開放的系統。它不斷地從企業生存、發展的信息生態環境中吸納信息,并根據企業市場定位與信息環境的變化,調整自身與環境之間的交流接口,增強系統的活動。
與上個世紀80年代我國會計電算化時期不同的是,現在網絡在會計中的應用已經成為必然,會計信息化所具有的信息產品商品化、信息收集數據化和代碼化、信息處理電子化和計算機化、信息傳遞標準化和實時化、信息存儲數字化等特點都表明,會計信息化這一新理念將給會計的創新注入新的活力。現代信息生態環境的改變,要求會計信息系統也隨之改變。其變化趨勢主要有以下幾點:
1.會計信息系統數據輸入的同源分流化。信息生態環境既然是由種類紛繁的信息所組成,也就決定了進入會計信息系統數據與信息的有限性與可篩選性,這就要求會計信息系統必須采用各種面向數據倉庫的信息技術,例如聯機分析處理技術和數據挖掘技術等,對列為管理種類的數據與信息進行集成與輸出,以不斷滿足信息使用者的需求。會計信息特有的增值功能及對企業競爭力的作用,決定了該種類信息的不可滅絕性。進而也就決定了會計信息系統存在的必然性。
在網絡環境下,會計信息系統不再是簡單模仿手工會計處理事務或是計算機的延伸,而是充分利用網絡和信息技術的優勢突破傳統手工會計的局限。企業可以普遍使用電子交易方式、自動化生產系統和網絡節點之間的電子化服務,讓業務成為信息的記錄、維護、報告的驅動因素,即在業務發生的當時啟動信息過程的處理、記錄、儲存和報告相關信息。這樣,會計原始數據的采集移向各個業務節點,會計信息系統負責會計所需要的各種數據的采集。而管理決策需要的其他數據,亦可從數據倉庫中采用適當的信息查詢方法提取。從而實現企業信息的同源分流。
2.會計信息系統與業務系統的整合及流程優化。網絡環境下,會計信息系統不再是獨立的和封閉的,它與企業內部生產系統、管理系統以及企業內外部信息資源等其他信息子系統相整合,構成企業營運管理的“數字神經系統”,使生產系統、管理系統形成一個內部網。企業的內聯網通過公共接口,與外部有關系統(如客戶、供應商、銀行及政府有關部門等)相聯接,建立外聯網。這樣,會計信息系統就在一個整合的環境下,與企業內外部系統實現了信息同步交流和信息共享,提高了信息的使用價值,決策效率極大提高。
企業的規模越來越大,網絡的出現使得集中式管理成為可能。它可以促使企業進行流程優化甚至重組,以技術作保障,使企業的管理層次扁平化。為整合企業會計資源,加強對下屬機構的財務監控,采取集中式管理,這
不僅消除了物理距離和時差概念,高效快速地收集數據,并對數據進行及時處理和分析,而且還能夠實現業務協同,動態管理,及時控制,科學預測,使企業實現決策科學化,業務智能化,使企業充分利用信息,提高投資回報率,保障企業在有序的智能化狀態下高速發展。從而實現降低運營成本和提高效率的目標。
3.會計信息系統的電子化與實時化。網絡環境下,隨著Internet的發展,傳統紙質的發票、結賬單據變成電子單據、電子貨幣(可以網上支付、結算,提高結算效率,加快資金周轉),網頁數據顯著增強了信息時效性,使無論身處何處均可與世界各地的商品生產、銷售、消費者進行交流、訂貨、交易,實現快速準確的雙向式數據信息交流。由于支付手段的高度電子化,商品交易的資金支付、結算在網絡上即可實現,資金活動相應地變為信息的流動。在企業集團內部,母公司與子公司的會計數據傳遞也實現了網上傳遞。企業內部網絡結構的建立,使得企業業務流程中產生的各種書面憑證都被電子憑證所替代。企業的會計信息輸出可以達到無紙化。
在網絡環境下,會計信息系統一改傳統會計事后的靜態核算。企業的生產、銷售、人事、倉儲等各個業務部門,借助于網絡將各種信息實時傳輸到會計部門,發生交易的數據通過網絡傳遞直接下載到會計應用程序中去,會計部門及時處理后并將相關信息反饋回去,從而使各個部門的信息處于隨時的溝通之中,最大限度地發揮會計反映與控制各類交易的職能。至于對外公布,企業可通過防火墻(Firewall)及相關的加密過濾技術,將動態數據庫內容在Internet上實時傳送給稅務、審計統計、證券機構等外部信息使用者,各種信息使用者從自己的實際利益出發各取所需,搜尋出及時性、相關性較強的信息。這種實時化不僅可以使會計信息系統通過內聯網、外聯網直接采集有關數據信息,實現會計和業務一體化處理,還可以使會計核算從事后的靜態核算轉變為事中的動態核算。因而,日常會計信息的披露將變成現實,極大地增強了會計信息披露的時效性,能夠滿足決策者的及時需要。這極大地豐富了會計信息的內容,提高了會計信息的質量和價值。與此同時,這種實時化還可以使企業的管理人員能動態地監督系統的運轉情況。及時加以控制,變以前的事后監督為事中監督,變事后的反饋為事中的調整。
總之。網絡環境下,會計信息系統可以理解為一個由人、計算機系統、網絡系統、數據及程序等有機結合的應用系統。它不僅具有核算功能,而且還具有控制功能和管理功能。因此,它離不開與人的相互作用,尤其是預測與輔助決策的功能,必須在管理人員的參與下才能完成。所以,網絡環境下的會計信息系統,不再是一個簡單的模擬手工方式的“仿真型”或“傻瓜型”系統,而是一個人機交互作用的“智能型”系統,它使會計工作由核算型向管理型轉化,推動著會計職能向深層次延伸。
