摘 要：公路建設項目（以下簡稱建設項目）檔案是工程建設的一個縮影，不同于文書檔案，是指自項目立項審批（核準）至竣工驗收全過程產生的，反映項目質量、進度、費用和安全管理基本情況，對建成后工程管理、維護、改建和擴建具有保存、參考利用價值的各種形式和載體的歷史記錄。加強檔案管理，有利于及時了解工程建設情況，也可以加強工程項目管理，提升項目質量。
關鍵詞：公路；建設項目；檔案；管理
一、建設項目檔案管理的現狀和存在的問題
1、檔案管理重視不夠。有些建設項目單位雖然有專門的檔案管理人員，但針對性不強，不能提出合理的指導意見。項目檔案類別很多且相互之間沒有統一的格式導致出現各部門按照各自的想法組卷的混亂現象。
2、從業人員素質堪憂。目前檔案管理施工單位為降低成本，有的兼職檔案管理，有的找個未從事過施工的人員代替，這些人員根本未對檔案組卷要求和工程相關知識進行系統學習，檔案管理就無從談起。
二、系統的對工程檔案進行了解
1、工程檔案的分類
一般情況下，根據建設項目檔案的資料內容先制定一個以各個工作環節分類的方案，然后再進行分類組卷。其工作環節一般分為：前期準備類、設計類、工程管理類、施工類、監理類、竣工類、研究類、聲像類、財務類。（如圖所示）
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2、工程檔案的收集和整理
公路建設項目檔案工作實行的是項目法人負責制。項目法人單位負責做好本單位形成的公路建設項目文件材料的收集、整理和歸檔工作，承擔各參建單位項目文件材料收集歸檔工作的組織、協調和監督、指導等管理職責，筆者參與指揮部從開工建設到竣工驗收的整個過程，經有著豐富檔案管理經驗的老專家指導，對檔案管理進一步熟悉，將檔案管理流程敘述如下：
首先，制訂實施細則。公路工程竣工檔案的施工文件和監理文件由于沒有定型的范本，建設單位可以根據國家《檔案法》和交通部《關于印發公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法的通知》（交辦發【2010】382號）文的精神在工程開工前制訂出適合自身項目的實施細則。該實施細則將施工和監理文件的歸檔范圍、組卷要求、重要注意事項以及業務知識作為重點編制內容，并在細則附錄中提供各分部、分項工程所用表格及填寫方法的實用樣本，使之成為針對性強、操作性強的實用指南。
其次，明確檔案管理責任人。項目開工之初，建設單位、監理單位、施工單位在明確本單位專職檔案管理責任人后，要保持相對穩定直至檔案移交。
第三，設預立卷制。在項目工程動工后，為確保檔案資料的完整、齊全、準確，一方面采取培訓的方式，講解各工程用表的填寫方法和組卷要求；另一方面我們經常深入到施工現場，了解施工單位的檔案形成積累情況，并對檔案整理進行業務指導，只要是未設預立卷或者設立后根本沒有相關資料的單位，將其通報批評，并延緩計量，直至整改到位為止。
3、工程檔案的移交
項目交工驗收后，監理和施工單位的檔案資料就著手辦理檔案移交。在移交過程中，筆者大致將施工單位的資料分為五部分：第一部分為項目部管理性文件，第二部分評定體系匯總及各分部、分項的檢測資料，這是檔案中最基礎、數量最多的資料，反映整個施工過程的原始資料。第三部分試驗室資料和原材料檢測資料，主要注重一些原材料是否達標，出現質量事故有章可循。第四部分施工日志、工程照片、施工總結。第五部分計量資料、變更資料和缺陷責任期的文件，這些文件往往因為完工后部分計量未辦理或2年的缺陷責任期未滿，施工單位無法及時提交，但必須要保證在竣工驗收前3個月完成提交。
施工單位的資料組卷就緒后，填寫《竣工資料移交申請表》連帶案卷目錄一起經監理工程師審核簽字蓋章后移交建設單位。一式兩份，注明本工程何時通過交工驗收，移交的文件材料內容。
三、工程檔案收集中的注意事項
1、工程資料必須是原始件，如其他出現有原件的復印件，必須在復印件上注明原件出處。
2、工程資料記錄應字跡清晰、內容詳細、計算準確，整理應分類編排、裝訂整齊。
3、照片檔案的文字說明內容要具備五要素：時間、地點、人物、事由、背景。工程錄像資料每盤必須標明拍攝日期、地點、人物、背景、主題等說明。
4、變更文件以合同段為單位，按照變更文件編號依次匯總整理組卷。竣工圖紙如涉及到變更的地方，要求施工單位在所在圖紙上注明變更的出處，并編制設計變更與修改后的竣工圖檔號對照一覽表。
四、工程檔案的后期利用
建設項目檔案產生于整個基本建設全過程，歷史地真實地反映和記錄了這種智力創造和勞動的全過程，合理的利用工程檔案對工程建成投產后的管理、運行、養護、維修、改建、擴建等技術工作的決策、設計起著重要的憑證和依據作用，對其他工程也起著借鑒與參考的作用。
