１ 前 言
隨著網絡信息技術的發展，檔案信息化建設已經成為檔案管理工作的必然選擇。“廣義的檔案信息資源既包括檔案信息本身，又包括有關提供檔案信息的設施、設備、組織、人員、資金等其他資源。”狹義的檔案信息資源主要是指檔案信息內容本身，包括檔案原件的數字化文本、電子文件以及其他開發成果的數字副本等。
信息資源規劃作為一門科學，是一整套由方法論、標準規范和支持軟件工具所組成的技術體系。檔案信息資源規劃需要深厚的系統工程理論作基礎；需要熟練準確地運用檔案業務知識制定一套完善實用的標準規范；需要熟悉檔案業務、洞察檔案工作發展方向，從而提出充分的需求，使應用系統的功能模塊符合業務流程、實用并支持可持續發展；還要掌握信息技術知識、了解信息技術的最新動向，選取最適合本單位或本系統區域情況的軟件平臺和工具。從當前整個檔案行業的情況來看，在檔案信息資源規劃過程中，有幾個問題需要特別注意。
２ 重視并解決好數據的標準化問題
標準化是檔案信息資源規劃的生命所在，必須對檔案信息資源的標識、描述、存儲、查詢、交換、管理、使用和檢索等各個方面制定統一的標準與規范，標準化是對檔案信息資源各方面建設具有總攬性的前提與基礎，也是最亟待解決的實際問題。檔案管理軟件開發了多年，數據定義和編碼仍沒有統一標準。雖然對數據元素的標準化問題大家已達成共識，然而具體到標準制定，各部門或各地的方案又各不相同，本部門的“信息孤島”消失了，更大范圍內的“孤島”又出現了。這其中有個重要原因就是，檔案實體管理的業務規范不統一。現階段的檔案信息系統是以檔案實體管理為模型的，模型的標準不統一，信息資源管理系統的標準自然也不會統一。
檔案信息資源規劃建設是一個規模巨大的信息系統，技術密集是其顯著特征。因此，檔案信息資源規劃建設需要解決一系列的技術難題，如傳統館藏檔案的數字化以及數字化檔案信息的網上傳遞利用，必須應用多媒體技術、數據庫技術、海量存儲技術、數字通訊技術、數據加密技術、智能檢索技術等。對于新型的檔案業務，比如電子文件、電子檔案的管理，應該在借鑒傳統實體檔案的數據定義和編碼的基礎上，先制定出數據標準，并以此來規范業務流程。在現代信息資源管理理論中，用信息流（數據流）來規范業務流是一個發展方向。這些技術具有復雜性、先進性，且處在不斷的發展變化之中，同樣對檔案信息資源規劃建設提出了更高的要求。
檔案信息資源管理的基礎標準，包括數據元素（例如文件級檔案目錄條目、案卷級檔案目錄條目等）標準、信息分類編碼（例如主題詞表、關鍵詞表）標準、用戶視圖（例如各類表單、屏幕視圖等）標準以及概念數據庫標準和邏輯數據庫標準。這些標準在檔案信息資源規劃的初期就可以開始醞釀，在規劃的過程中結合業務流和數據流的調研分析不斷完善，并最終固化到軟件系統里，指導系統開發和維護人員的工作，從而進一步規范檔案信息資源的管理。
３ 設立專門的數據管理機構，抓好數據管理工作
檔案信息資源的主體是檔案實體和檔案數據。本文僅討論檔案數據。從20世紀８０年代至今，由于檔案管理系統的應用，我們積累了一些數據。且不說這些數據的標準不統一，只看數據本身的質量，就會發現問題嚴重。由于著錄有較多的主觀因素，著錄者的水平和認識不同，有些題名不能概括檔案的內容，有些分類不準確，有些主題詞提取不恰當，再加上錄入計算機時的操作失誤，相當比例的數據存在質量問題，影響了系統查準率和查全率，在機檢為主要手段的信息時代無疑會降低工作質量。
數據基礎的問題，其實在信息化建設初級階段是難以避免的。關鍵是我們要及時總結，分析問題，解決問題，避免問題重復發生。
因此，培養造就一批高素質的復合型人才，為檔案信息資源建設的發展與完善奠定堅實的人才基礎。由相關的檔案業務人員和計算機技術人員共同組成數據管理專職機構，業務人員可以采取抽查或其他有效手段，結合傳統的檔案利用工作經驗，負責把好著錄的質量關；技術人員則保證數據以最高效和安全的方式組織和存儲。數據是基礎，數據質量是生命。成立專門機構來保證數據質量，避免垃圾數據的繼續增加，無疑是明智的，也是有效的。
４ 部門之間要團結協作
有人認為，開發信息系統的總體規劃是純技術工作，可以由計算機技術人員完成，并不重視業務人員的作用。實際上檔案信息資源的建設是從檔案業務中產生，并要最終回到檔案業務中去的。因此檔案信息資源規劃需要檔案業務人員的深度參與，需要他們提出系統功能和信息服務的要求，他們對現有業務的分析和對未來業務發展的理解，是一個成功的規劃方案的基礎和關鍵。這就對業務人員的知識水平、業務技能等均提出了更高的要求。技術人員則應樹立創新意識和信息意識，不斷提高和更新自身的知識結構，掌握先進的網絡通訊技術、計算機技術、信息加工處理技術和一定的外語知識，精準地分析業務人員介紹的業務運作機制和管理經驗，并運用自己的專業知識做出準確、清晰的需求分析。
檔案信息化建設的腳步已經落在了很多行業的后面，這增加了我們工作的緊迫感。但是，只要我們認識到不足，并用科學的態度和方法改進我們的工作，檔案信息資源建設的前途一片光明。
