隨著高校的規模化發展，高校的經濟業務日益繁多。尤其是近些年，隨著高校科研水平的提高，高校爭取到的科研經費越來越多，報銷業務量也與日俱增，財務報銷大廳排長隊的現象已司空見慣，傳統的手工報銷模式已顯示出不足。隨著信息處理技術的發展，高校可利用網絡的優勢，開展網上報銷，使教工享受到網絡報銷的便捷性，同時促進高校的財務管理。
1 網上報銷的概念
網上報銷是基于網絡的在線報銷流程，和傳統報銷流程不同，在這一流程下，員工可以在任何時間、從任何地點提交財務報銷申請，領導可用通過軟件進行業務審批，財務部門對原始憑證審核無誤后，自動生成記賬憑證，并可以通過網上銀行進行支付。據網上了解，已實行網上報銷的企事業單位有聯想集團、九陽電器公司、東南大學等。
2 傳統報銷存在的不足
2.１ 報銷受地域和時間的限制
傳統報銷需要教工拿著單據在固定的時間到財務部門固定的辦公地點報銷，勢必會產生時間和地域上的沖突，教工花在去財務部門途中的時間會比較多，不利于節約教工的時間，影響工作效率。
2.２ 業務審批效率不高
傳統報銷需要教工拿著單據按照流程找相關領導簽字，若碰巧領導在開會或出差，則需等待較長的時間或下次再來，這將降低業務的審批效率。
2.３ 財務審核壓力大
財務人員數量有限，面對教工排長隊及辦公時間有限的情況，財務人員的工作壓力會很大；由于教工不熟悉報銷流程，會存在缺手續不能給予報銷的情況，導致財務審核壓力大，效率被降低。
2.４ 預算控制效果不好
傳統報銷領導審批時不能實時了解相關經費的預算執行情況，會存在超預算、超范圍審批。
3 實行網上報銷的優勢
網上報銷模式通過單據填寫的標準化、業務審批的流程化以及財務審核的網絡化，將徹底打破傳統報銷模式。網上報銷模式概括起來有以下優勢。
3.1 報銷突破地域和時間的限制
只要有網絡，報銷人員就可以突破時間和地域的限制，隨時隨地進行網上報銷，有利于報銷人員合理安排時間。同時，財務部門通過網絡集中審核報銷業務后，原本多校區安排財務人員辦公帶來的如財務人員數量緊張、業務量分配等問題可以得到緩解。
3.２ 提高業務審批效率
實行網上報銷后，相關領導可通過網絡調閱報銷人員上傳的原始單據的影像資料來完成審批，審批采用數字簽名。由于審批可隨時隨地完成，勢必會提高業務的審批效率。
3.３ 規范報銷業務流程
通過在網上報銷系統中設置審批流程、審批權限等控制點，規范單據的審批流程和領導的審批權限，使不符合流程和審批權限的業務不能提交，簡化財務人員的審核工作量，同時加強單位的內部控制。
3.４ 預算達到實時控制的效果
在網上報銷模式下，根據各項經費的具體管理要求，在系統中設置了預算預警，超預算、超范圍的審批，系統會提示并進行退回，使經費預算得到有效的控制，財務審核壓力得到減輕。
3.５ 提高財務工作效率
根據報銷制度，在網上報銷系統中設置大量的計算標準，讓系統自動計算，如差旅費等業務，財務人員不需再核對標準，補貼的計算也自動化，提高了財務審核效率；財務人員進行賬務處理時，可根據報銷人員按規范格式提交的報銷申請單，直接提取各種報銷信息進行記賬，避免信息的重復錄入。
3.６ 通過報銷信息的公開，加強財務監督
在網絡報銷模式下，經過授權的各個用戶可以通過網絡在線查詢、調閱、對比各種報銷信息。通過報銷信息的共享，建立多部門、多用戶、各級領導廣泛參與的監督格局，使高校的財務管理和會計核算的規范性和透明度得到有效增強，財務事項得到有效監督。
3.７ 原始單據的數字化存儲，提高查詢效率
高校科研課題結題時，內部審計和外部審計對原始單據的審查越來越細，需要花費大量的時間來查看或復印相關的原始單據，同時由于憑證裝訂的原因，查看或復印的效果會受到影響，查詢效率不高。實行網上報銷后，原始單據進行數字化存儲，若需查看或復印原始單據，可優先從系統中調取，提高查詢效率。
鑒于網絡報銷具有的種種優勢，筆者認為高校完全可以大膽開展網上報銷，增加教工報銷的途徑，提高教工滿意度，同時提升高校的財務管理水平。
4 應注意的問題
4.1 做好宣傳和相關的業務培訓
網上報銷的順利實施，需要各位教工的配合。部分教工由于習慣了原有的手工報銷模式，嘗試網上報銷模式的積極性不高，財務部門要做好宣傳工作，同時要組織相關的業務培訓，與網上報銷相關的所有環節，都要進行詳細講解，使報銷人員熟悉相關的流程及相應的操作，讓教工真正體會到網上報銷所帶來的便捷。
4.２ 注意網上報銷系統所保存的數據的安全性
由于網上報銷系統是以實時的網絡為信息傳遞的基礎，在軟件開發和日常的維護中要加強安全考慮，采取各種措施，避免系統被攻擊；從高校內部使用來講，如果使用權限分配不當，內部控制不嚴，容易造成信息濫用和向外部流失，應嚴格權限管理，采用先進的訪問控制、身份認證等技術，來保證數據傳輸的安全性。
