一、會計檔案走向信息化勢在必行
(一)以紙質為媒介的傳統會計管理存在諸多弊端
1、傳統會計檔案不易久存
于1999年1月1日生效的《會計檔案管理辦法》對會計檔案的保管做了詳細規定，比如保管期限分為定期和永久兩類，其中定期又分為3年、5年、10年、15年和25年5類。傳統會計檔案通常是以紙質為媒介，再加之相關技術與工具的應用，容易造成會計檔案紙質上的字跡不易保存。比如，使用彩色打印機機打的發票，上面的數字常常不是十分容易辨別，有些保存不足1年就變得模糊不清或淡化。作為很重要的原始憑證，發票上字跡的消退成為日后檔案查詢的一個很大的障礙。倘若別有用心之人利用了此欠缺性，那么將會給財務管理帶來較大的風險。
2、傳統會計檔案日后查閱難度較大
隨著高校辦學規模的逐漸擴大，科研經費數量與金額也逐年上漲，每次面對各種專項經費檢查和審計工作時，高校財務部門都需要查閱和復印大量會計檔案，是檔案管理人員不愿面對的一項頭疼工作。甚至，省級或國家級課題經費檢查時，常常需要查閱跨度在幾年時間內的會計憑證、賬本等檔案資料，而這些資料一復印，就需要幾十甚至上百頁。為了應對一項經費審查，就需要耗費大量的人力物力。傳統的紙質會計檔案在每次查閱、調出時的便捷性過差。
3、傳統會計檔案的保管欠缺安全性
通常，高校會計檔案涵蓋各種原始憑證、賬本、報表等專業性資料。在會計檔案由生成、使用階段轉向保管階段時，基本都是“按冊移交”。與冊內資料相比，人們更重視冊子的數量。冊內的原始憑證、賬本、報表等在移交之后的漫長過程中，隨著使用次數的增加，加之有限的人力物力，往往難以達到有效監管和保護。即使某一冊會計檔案中的某一張原始憑證被抽離，保管人員也很難發現。倘若借閱檔案的人別有用心，那么不僅財務管理風險又在無形中被擴大，而且檔案保管的安全性也無法保證。
(二)會計檔案走向信息化的優勢所在
1、會計檔案走向信息化，能夠使其保管更加規范化、標準化與保密化
會計檔案走向信息化的另一種通俗的說法是“電算化會計檔案”。較之于傳統會計檔案，電算化會計檔案更易于修改，但同時也更易受磁性介質干擾和遭到破壞。這就要求電算化會計檔案比傳統會計檔案具有更嚴格的保管要求。此外，隨著信息化的普及，電算化會計檔案比傳統會計檔案在手工填寫、查閱、復印等方面更加規范化之外，同時也提出了對會計檔案更高的保密性要求。不僅要確保紙質資料的安全和完整，還對電算化會計檔案的操作權限、復制、拷貝等提出了更嚴格的保密要求。
2、
會計檔案走向信息化，能夠使會計檔案的存儲形式更加豐富
在信息化背景下，會計檔案的管理的過程中，將會產生大量的電子文件。電子文件通常在數字設備中生成，在磁盤、光盤等載體上以數碼的形式存儲，平時查閱時，基本依賴于計算機等數字設備，并且同時可在通信網絡上進行傳輸。信息化的發展，使高校會計檔案的載體不再局限于傳統的紙質，而逐漸拓展到各種磁盤、光盤等現代存儲工具。這些新手段和新工具的運用，使得會計檔案的存儲形式得到了豐富。
二、當前高校會計檔案信息化管理中存在的問題
(一)相關工作人員并不理解“會計檔案信息化建設”的內涵
當前，很多財務人員普遍認為信息化的會計檔案管理其實就是由專業人員在單位電腦系統上安裝一個軟件系統，該系統可以節省會計檔案管理的工作量。這種理解過于片面。信息化工作實際上具備很多內容，其基于廣泛調查的基礎之上，所建立的信息化建設方案也需要符合高校實際，而且這種建設離不開一定的人力、財力、物力的支持。方案在實施中，也需要很多基礎性的準備工作。比如，IT技術人員需要進行軟件開發、系統設計，以及系統的實施工作，這看起來貌似與會計檔案管理人員無關，只是IT人員的事情。但是，現實中，無論是系統的設計、開發，還是實施的具體要求和目的實際都來自于檔案管理者在實際管理中的業務需求。此外，系統的受益者和使用者也與會計檔案管理的信息化建設密切相關。因此，數據的錄入、查詢、管理，以及維護等工作，實際都與IT技術人員的關系不大，基本還是檔案管理者自身的事情。
(二)會計檔案的信息化管理仍需要投入較多的人力、物力、財力
會計檔案信息化管理中，通常會設置檔案目錄。目錄信息是對會計檔案內容的簡要描述，方便使用者查找。一般情況下，目錄所表述的信息越詳細，人員查找起來就越方便，也越能減少調閱實體檔案的次數。然而，很多檔案使用者在查閱中依然需要查閱原件。因此，在會計檔案的信息化管理中，不能僅依靠會計檔案目錄的機械存儲，依然需要投入較多的人力、物力、財力，以用于對會計檔案進行數字化掃描、進行數字識別和全面檢索等工作。
(三)會計檔案管理者職業技能匱乏，制約會計檔案管理的信息化發展
會計檔案的低效利用和被動的查檔服務，以及檔案工作的長期穩定性，使得會計檔案管理者常常安于現狀，缺乏主動學習的動力。而且工作所在行業內并沒有一個全面的培訓機構，即使是高校檔案專業的教育對實際中的工作指導也依然有一定局限性。此外，會計檔案管理工作的待遇不高，這也使的很多具有全面技能的人才“望而卻步”。在這種情況下，會計檔案管理的信息化建設，給會計檔案管理者帶來了巨大的挑戰。會計檔案管理者自身的職業技能和單一的知識結構，在一定程度上制約著會計檔案管理的信息化發展進程。
三、高校會計檔案信息化管理的幾點建議
(一)從有形方
面提升高效會計信息化管理
有形方面，主要指完善高校硬件設施建設。具體見表3-1。
(二)提高會計檔案管理人員素質的技能水平
當前，會計工作基本依賴于電算化。對會計檔案進行信息化管理從某種意義上來說，也是順應了這一形勢。而電算化會計，不僅要具備傳統會計的功能，還要能夠有效利用計算機的諸多特性，比如高速度計算和分析的能力。利用計算機的這些功能來提高高校的經濟分析和管理水平。為了有效達到這一目的，必須增加相應的專業性人才，以加強對電子會計檔案的使用和管理，同時也能為以后提供更加有效的會計信息打好基礎。除此之外，由于會計電算化軟件的安全系統和維護的要求較高，這就需要會計檔案管理人員結合高校自身的實際使用需求的同時，對電算化軟件的使用要不斷的研究和學習。
(三)提高相關人員的思想重視程度
高校院處的各層領導和教職工都應對會計檔案的信息化管理具有高度重視，要充分認識到對會計檔案資料進行科學的信息化管理的重要性。同時，也要督促和監督相關制度的建立。目前，很多已經實現會計電算化的高校，在對會計檔案資料管理的過程中，依舊局限于傳統會計檔案管理的經驗。因此，應當進一步提高檔案管理者對會計檔案信息化管理的重視程度和自身素質，把磁性介質檔案資料的管理落到實處。
總之，會計檔案的信息化管理實際是將計算機技術與會計檔案管理相融合，具備高校經濟管理和控制所需的信息數據應用程序，能夠利用計算機技術快速進行會計信息加工和提供所需要的會計信息，為高校的決策控制和經濟管理提供更滿意的服務。
