基層央行辦公樓維修是一項非常規性的工作，涉及資金風險、工程質量風險、法律風險等多種風險，要做好工程管理工作，對于基層央行人員來說具有一定難度。本文結合開展審計的工作實際，從防范風險、規范管理的角度出發，分析當前維修工程管理中存在的問題和潛在的風險，對改進基層央行維修工程管理提出一些建議。
一、當前維修工程管理中存在的問題和潛在的風險
1.內控制度的健全性和可執行性存在欠缺。基層行雖然制定了部分工程管理方面的規章制度，但制度往往在全面性、有效性和適當性方面存在不足。如崗位職責不夠明確、制度未覆蓋到工程管理的各個環節，制度與實際情況不相符或個別審批授權不當等現象，難以有效指導工程管理。這既不利于項目的順利進行，也不利于提高建設單位工程的投資效益。
2.個別項目的立項報批控制不完善。主要表現在建設單位立項報批材料不規范，維修查勘記錄不完整、維修規模和標準估算不夠準確等；上級管轄行對建設單位工程重大變更的請示未能及時書面批復等。不符合維修管理辦法的規定，從中也折射出內控管理的不完善。
3.對投標主體的實體審查不夠嚴格。投標主體的資質、財務狀況、企業信譽、項目負責人和業績等，是其能否充分履行施工義務的必備條件。但基層行在招投標過程中，由委托招標代理機構進行招標，對投標主體的審查不嚴，出現邀請個別存在不良記錄的投標單位參加競標，或個別競標單位未事先提交營業執照、安全生產許可證和建筑裝修裝飾工程資質文件供審查。上述做法存在較大風險隱患，若不符合條件的投標主體中標，工程質量和效益得不到保障；即使未中標，由于參加了投標活動，也在無形當中排斥了其他潛在投標人。
4.工程設計管理需要改進。在房屋維修工程中，由于房屋主體和承重結構等都做了變動，因此建設單位按規定進行工程設計不僅是制度剛性的要求，對工程質量和安全、投資效益也至關重要。但個別建設單位的設計管理不夠完善，如未審核設計方的資質、未與設計方簽訂正規合同或合同存在漏洞、設計圖紙未經會審等。這往往造成后期施工中反復變更，并影響到項目總體完工進度，同時也極有可能給工程質量留下風險隱患。
5.工程驗收和采購驗收較薄弱。有的單位在條件未成熟的情況下，開展了工程驗收并遷入使用。存在驗收材料不齊全，缺工程技術資料、工程保修書等一系列資料，或驗收單位不齊全，僅施工方和建設方參加驗收，設計、質監、消防等單位都未參加等。工程驗收不規范一方面可能使工程的安全性沒有保障，另一方面若工程出現質量問題，建設單位對使用過的工程將無法以質量不符約定為由主張權利。同時，個別單位對自行購置設備的驗收控制也較薄弱，如設備到貨后，未出具書面驗收報告就按合同約定支付了相關比例的款項，無法明確驗收意見和驗收人的責任。
6.合同管理有所欠缺，不利于維護基層行的自身權益。有的單位對外簽訂的合同中出現內容不全、條款執行不嚴格等問題，可能引發當事人雙方今后的利益糾紛，導致基層行的權益遭受不必要損失。如個別合同未對工程質量、保修范圍和期限、技術資料交付時間等內容作出約定，尾款結算方式不明確等。這些瑕疵導致合同當事人權利與義務不明確，最終可能影響合同的有效履行。同時，合同的個別條款執行不力，也可能留下風險隱患。如施工合同要求承包人應根據工程進度定期提交供應材料設備的詳細清單，但事實上該項條款并未嚴格執行，不利于控制整體工程質量。
7.工程檔案資料收集未與工程同步進行。工程檔案資料是工程建設、質量檢查、交付使用管理和維修的重要依據，建設單位應自項目準備階段起做好文件材料的積累、整理、歸檔和保管工作。但是通過事中審計，工程檔案資料往往不齊全、不完整。如：個別工程變更簽證資料不齊全、個別合同的附件材料不完整等。若重要技術經濟資料遺失，可能導致建設單位資金財產損失和不必要的風險。
二、產生問題和風險的原因分析
1.基層央行基建管理制度與當前形勢要求存在一定差距。主要是維修工程管理的制度不夠系統和完整，目前全國性和人民銀行系統內關于招標投標管理、工程管理和資金管理等法規制度主要針對基本建設工程項目，缺少專項維修工程方面的特別規定。各單位自行制定了一些管理辦法，有的只側重于維修項目的程序性規定，不利于基層行加強維修工程的監督管理。
2.管理人員對維修工程的規定熟知程度不夠。維修工程不是一項常規性工作，對于支行人員來說，絕大多數是第一次接觸。而維修管理涉及多方面的專業技能，從立項審批到工程完工，涉及招投標管理、采購管理、工程管理、合同管理、財務管理、檔案管理等方面一系列法規、制度、辦法和規定。在實際操作中，若沒有全面掌握相關規定，管理和操作必然出現偏差。
3.維修管理工作中存在依賴心理。由于工程項目中招投標和采購主要由上級行或本單位領導組織實施，具體的工程項目又有監察部門負責把關，基層行的維修管理人員容易產生依賴和倦怠的心理，工作主動性和積極性不夠，出現個別紕漏。如未督促施工方及時提交供應設備材料的詳細清單，對進場材料把關不夠嚴格，現場簽證規定執行不到位；對于上級行集中采購的設備驗收不夠規范，未出具驗收報告，驗收意見和責任不明確等。
4.上下級、部門間的工作協調配合度需要增強。對工程項目的管轄、指導和監督涉及上級行的會計財務、法律等多個部門，若支行不能與各部門有效溝通，部門之間未能密切配合，相關各方的職責未及時理清，極易造成工作中的缺位和錯位。如報批審批程序不規范，項目跨年審批，造致個別文書制作上有缺陷；而合同條款中的瑕疵，很大程度上取決于法律事務人員是否有效審核；檔案管理上的銜接配合不夠，導致支行檔案中與招投標和集中采購相關資料的缺失等。
三、防范風險的對策和建議
1.加強學習，依法高效履行職責。規章制度和操作規程是基層央行履職指南和準則，維修工程建設單位的相關人員要結合業務發展的新形勢、新需要，認真學習法規制度，提升政策水平和業務能力，把握好業務操作和管理的細節，在保證工作規范性的同時，增強工作的主動性、積極性和實效性，推進基層央行依法高效履職。
2.更新觀念，增強風險意識和責任意識。細小的問題可能蘊藏大風險，要提高對工作中存在問題的認識，增強風險意識和責任意識。這不僅是基層央行履職的需要，也是維護人民銀行合法權益、員工自我保護的需要。要嚴格按照政策法規和規章制度的要求，加強基建工程管理，規范合同簽訂和執行，規范采購驗收工作，控制好工程進度、成本和質量，切實防范各類風險。
3.有效溝通，爭取上級行的指導和支持。基層行在開展工程管理時，由于缺乏足夠的經驗，工作中可能遇到較多的困難。因此，要積極與上級部門溝通，改進溝通方式和效果，盡可能地爭取上級行的支持和幫助。同時，管轄行的相關部門也要充分發揮指導、監督和管理的職能，加強協調配合形成合力，及時糾正基層行基建維修工作中存在的不足。對建設單位重大請求事項的答復，應按管理權限堅持以公文形式予以書面答復，對外簽訂的合同須經過法律事務人員審核并簽署意見，促進各項工作整體推進、順利開展。
4.按章管理，促進工程驗收的規范化。嚴格按照上級行房屋維修管理辦法的要求，組織工程各方按照法定程序及時開展聯合檢查驗收。根據國家有關的規范和標準，對工程質量做出評定，并做好驗收記錄，保證工程項目交付使用后發揮相應的投資效益，避免引起建設雙方因項目質量問題而產生不必要的法律糾紛，防范可能導致的道德風險和資金損失風險。
5.注重積累，做好維修工程檔案管理。維修工程檔案是基本建設工作的歷史記錄，是基本建設工作和房屋日常維護管理的重要依據。要高度重視基建檔案工作，做好日常往來文件的整理、匯總和歸檔工作，確保資料的收集整理與項目建設進程同步，確保檔案資料的齊全與完整。
6.進一步完善維修工程管理的規章制度。建議上級行盡快制定房屋維修管理的實施細則，與基建項目相比較，房屋維修工程出現的頻率相對較高，盡可能細化立項審批、設計施工、內部控制、資金管理、驗收決算等方面的規定，促進基層行相關工作的規范化，有效防范風險。
7.開展培訓教育，推行行業準入制度。一是建議上級行加強對國家建筑法、招投標法、政府采購法、合同法和上級行基建方面法律法規知識的培訓，增強基層基建管理人員的風險意識、法律意識。二是建議加強對基建管理人員的業務培訓，包括建筑裝修標準、工程管理、招評標的程序和商業談判的基本技巧及策略等知識，提高基建管理人員的業務技能。三是建議對基建管理人員開展必要的崗前培訓，推行持證上崗制度，確保人員的專業水準。
