加油站作為成品油銷售企業資金回籠、商品銷售的主要源頭，具有舉足輕重的地位，特別是近年來加油站數量不斷增加，銷售量逐年提高。但由于加油站分布大多呈現點多面廣的格局，部分加油站地理位置非常偏遠，與管理機關相距較遠，加之加油站大部分員工均為社會化用工，員工流動性較大，一直以來，加油站管理都是銷售企業難題之一。因此，如何適應發展形勢，采取有效措施加強加油站監督管理，使加油站資金和商品管理步伐朝著規范化軌道健康穩步地向前邁進，已成為當前銷售企業必須應對的課題。特別是隨著信息系統的上線，原有的稽查模式已不適應對加油站各項管理要求，為此必須利用信息系統構建加油站資金商品稽查體系，使加油站稽查工作實現日常化、制度化、標準化、科學化，有效杜絕加油站工作中的各種風險發生。
一、目前加油站資金商品財務稽查工作的現狀
加強加油站資金和商品的風險防范是公司目前的重點管理工作，同時也是難點的管理工作，為防范加油站資金和商品的各種風險，我們采取了在公司和所屬單位均設立稽查崗，定期、不定期按照稽查規范對加油站資金商品管理情況進行現場檢查。通過以上手段的實施，加油站資金回籠、商品管理的及時性和安全性上取得了一定的效果，但就目前運行的情況來看，所采取的措施還存在一定的局限性。一是稽查目前的現狀還是由稽查人員大范圍的對加油站進行巡查或抽查，稽查的效率不高、針對性不強。二是財務部門的銷售貨款回籠稽核崗所有的審核都是在事后進行的，時效性差，防范和控制的效果不太好。三是財務、業務對加油站的各種稽查都是相對獨立的，沒有將資金和商品的稽查有機地結合起來，更沒有將資金和商品運行的兩個信息鏈實時對比起來，進行分析和判斷。
二、加油站稽查集成管理創新
基于這樣的背景下，加油站資金、商品稽查工作需要進一步進行創新。目前公司“二次配送物流系統、ERP系統、加油站管理系統、油庫管理系統、資金管理平臺”已經集成，利用信息化手段，實時開展加油站的稽查工作，通過開發加油站稽核系統與傳統稽查工作結合形成一套新的加油站稽核集成管理體系，使創新性的開展加油站稽查工作成為了可能，達到實時對加油站資金、油品、便利店商品進行稽核的目的。
加油站資金商品稽核集成管理的主要思路是利用資金和商品相互對應的關系，來實時判斷對應關系的誤差，提供稽查線索，找到誤差原因，從而達到對加油站資金商品進行實時監控的目的。利用資金管理平臺、ERP系統、公路二次配送系統、加油站管理系統形成四位一體的原始數據采集方案，查找出資金回籠和商品庫存的對應關系，得出資金和商品的差異量、差異率。加油站稽核系統是建立在現有的加管系統、資金管理平臺、二配系統構架基礎之上的，自動采集出機數據、庫存數據、卸油數據及報警數據、營業款繳存銀行數據、加油站購進數據，并實時監控，系統自動設定完成各種數據的對比分析。財務稽查人員利用稽核系統發現的資金、油品、便利店商品的差異量和差異率做為判斷分析的標準分類稽查。這樣既突出稽查工作的重點，又提高稽查工作的效率，也達到了資金商品風險事前控制、及時發現問題的目的。
擴大資金管理的范圍，在加油站層面推行所有商品資金化的管理理念，即將加油站采購、庫存同銷售數量轉化為銷售款項進行資金化管理。利用大零管系統自動采集、上傳油品進、銷、存數據，并實時結轉銷售成本，每日計算庫存價值的功能，將每日只關注銷售款項回籠情況，延伸到應收款項，即（期初庫存＋本期進貨－期末庫存）×當日銷售價格＝應收款項，有效杜絕大額賒銷行為。日常管理實行銷售款項、庫存、損耗管理負責制，核算員對銷售款項負全責，加油當班班長對當班過程中的庫存、損耗負全責，銷售款項的回籠由資金管理平臺與大零管系統有機結合進行管控，庫存價值、損耗管理嚴格按照規定的賬、表、單進行數據的采集、登記、統計和傳遞。交接班時，當班班長不僅要交接加油站庫存油品數量，也做到交班交庫存、班清班結。公司通過大零管系統的監控，提高加油站庫存管理的透明度。對收卸油環節出現的問題，多部門聯合，實地考察，從油品損耗組成、油罐車結構和收卸油流程的主要控制點等角度進行“會診”，梳理修訂新的收油流程。對收到油品超過規定損耗數量的，堅決拒絕收卸，并報相關主管部門，追究責任人責任。從月度盤點轉變為日清月結，及時發現問題，及時解決處理的良性運作中，不僅有效降低加油站的損耗成本，而且減少現場稽查次數，進一步降低地市公司的運營成本。
三、加油站稽查集成管理的效果
通過加油站稽核集成管理可以進一步提高財務稽核效率。豐富了財務稽查方式，是傳統巡站式稽核方式的有力補充。稽查人員通過關注加油站日常資金流、商品的變化情況，對異常情況在可以在第一時間進行重點稽查。既能及時堵塞和防止加油站在資金和商品管理中可能發生的漏洞和問題，又能突出財務稽查的重點，提高稽查效率。加油站稽核集成管理還可以幫助管理人員進一步提高管理水平，進一步提高監控力度降低管理風險。同時通過系統查詢的相關數據，還能科學有效地制定銷售計劃、為企業經營活動決策提供有效的數據。加油站稽核集成管理相對減少傳統巡站式現場稽查工作，可以達到節約費用的目的。
充分利用信息化手段，促進稽查工作向縱深方向發展，逐步將稽查工作的監督職能引向為企業經營管理服務上來。圍繞加油站資金流、商品流兩條主線，利用系統自動、適時的將稽查結果呈現在稽查人員面前，為財務管理提高時效性、準確性奠定了基礎，稽查工作也將從事后監督、控制發展到事中、事前控制。
四、優化崗位設置，建立資金商品稽查隊伍
為實現真正、全面的集中稽查，強化加油站的管控力度，確保加油站稽查過程遠程無縫監控，進一步規范現場管理，對所屬各分公司財務管理職能和核算工作職責進行充實、調整、優化，在崗位設置上趨向精細化管理要求，設置專職的稽核稽查隊伍和核算隊伍，稽查隊伍通過系統隨時對加油站進行檢查，一是把財務稽查工作落到實處，突出稽查在財務管理中的重要作用；二是通過系統發現問題后，再組成現場稽查小組，對加油站進行現場稽查。
五、完善考核機制，增強稽查人員責任心
為提高稽查人員工作質量、增強其工作責任心，針對各級稽查人員的工作開展情況，制定并不斷完善對各級稽查人員的考核體系，其中加油站核算員的考核由財務稽查人員考核財務稽查人員的考核則根據其崗位職責進行。考核結果按月報人事部門，次月獎懲兌現，以調動他們的工作積極性，增強責任心。
