
某企業主要從事柴油機及其零部件和柴油發電機組的研發設計、制造和銷售業務,隨著企業不斷進行結構調整、主輔剝離,非核心零部件逐漸由自制轉為外購,大量的非生產性業務進行了外包,采購成為最重要的業務環節之一,年度采購額已超10億元。
對生產采購,公司實施了戰略采購方式,全部采購業務均由采購部進行,財務部、質保部、物流部協助其對供應商進行成本、質量和供貨管理。但對非生產性采購(下稱“一般采購”),如設備設施采購、工程項目外包、辦公用品采購等,在2008年以前,公司一直是專業全程負責制,也即一個設備管理部門負責制訂預算、技術方案、商務談判、選擇供應商、驗收以及安裝調試等全過程,其責任清晰、效率高,但也存在大量的控制漏洞。
風險識別與關鍵環節控制
分析該企業的采購過程,主要環節包括:計劃或申請、供應商選擇、購買、驗收和付款等。可能存在的風險包括:未進行申請(或申請未得到有效批準),導致發生了不必要的采購;選擇了不符合要求的供貨商,導致采購要求得不到持續一致的保證;未經有效驗收或登賬,導致不合格品流入公司或存在賬外物資等等;價格制定或計入錯誤,導致錯誤付款遭受損失等。其采購業務關鍵控制環節為:采購申請環節;供應商選擇環節;采購驗收環節。
為實現控制目標,該企業采取了以下控制措施:預算與申請方面,全部采購納入預算管理,需進行采購申請,按照權限審批后實施;供應商選擇方面,不再由業務部門進行,全部集中到采購部實施,采購部通過比價采購、招標采購等方式確定最優供應商;驗收與付款方面,由業務部門按照采購要求進行驗收,驗收結果反饋給財務部和采購部,供應商準備發票,財務部根據“三單匹配”,核對采購申請(訂單)、驗收單和發票無誤后進行付款。
因此,關鍵業務環節內部控制設計包括步驟:描述作業程序、定義風險、定義控制目標、定義控制活動、定義測試活動。
控制措施制度固化后,只是完成內部控制設計,但并不是內部控制過程的結束,還需組織部門實施和進行評價。