隨著高等學(xué)校體制改革和辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大,學(xué)雜費(fèi)收入已經(jīng)成為高校資金來源的重要組成部分。怎樣做好收費(fèi)工作,保證學(xué)校的資金及時到位,已經(jīng)成為高校財務(wù)管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)之一。現(xiàn)在高校收費(fèi)中主要存在的一些難點(diǎn)問題,如:高校收費(fèi)管理機(jī)制的非系統(tǒng)性、低效率性等[1]。近些年來,高校學(xué)生欠費(fèi)嚴(yán)重,也成為了高校收費(fèi)管理中的重點(diǎn)問題。為解決高校的這些收費(fèi)問題,規(guī)范收費(fèi)行為,提高管理效益,學(xué)校必須加強(qiáng)收費(fèi)管理的內(nèi)部控制。
一、學(xué)校收費(fèi)內(nèi)控制度的建立
高校的內(nèi)部控制制度是高校為了規(guī)范收費(fèi)行為,保證收費(fèi)資金安全,促進(jìn)收費(fèi)工作的正常開展,利用學(xué)校內(nèi)部分工而產(chǎn)生的相互制約、相互聯(lián)系的關(guān)系,從而形成一系列具有控制職能的方法、措施、程序,并予與規(guī)范化、系統(tǒng)化,使之成為一個嚴(yán)密、較為完整的體系[2]。經(jīng)過長時間的實踐和探索,學(xué)校的內(nèi)控制度應(yīng)包含如下內(nèi)容:
1 票款分離
高等學(xué)校收費(fèi)按國家有關(guān)財政制度的要求,實行票款分離,學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)收入直接進(jìn)財政專戶。高校在銀行開設(shè)學(xué)生繳費(fèi)專用賬戶,學(xué)生到銀行繳費(fèi)或由學(xué)校代收代繳,學(xué)生所繳學(xué)費(fèi)進(jìn)入學(xué)校的收費(fèi)專戶,學(xué)校根據(jù)學(xué)生繳費(fèi)明細(xì)打印收據(jù)發(fā)給學(xué)生,收據(jù)結(jié)報聯(lián)繳財政核銷,根據(jù)財政核銷的收費(fèi)金額從學(xué)費(fèi)專戶劃撥學(xué)費(fèi)上繳財政專戶。票據(jù)有專人申領(lǐng)、核查、結(jié)報,收費(fèi)由銀行或?qū)W校出納完成,學(xué)費(fèi)管理崗位責(zé)任人開具收費(fèi)票據(jù)。
2 收費(fèi)領(lǐng)導(dǎo)小組、計財處、教務(wù)處、學(xué)生處、各分院分工協(xié)調(diào)
收費(fèi)工作是學(xué)校的重要工作之一,需要各部門通力協(xié)作,相互配合來共同完成。為提高收費(fèi)效果和效率,學(xué)校對各部門進(jìn)行分工,明確各自的職責(zé)和權(quán)限。收費(fèi)領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的審核和向省物價局報批。計財處負(fù)責(zé)學(xué)費(fèi)收繳的主體工作,即:設(shè)置收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),制作收費(fèi)通知單,收款開具票據(jù),票據(jù)申領(lǐng)與結(jié)報,貸款、獎學(xué)金等抵扣學(xué)費(fèi),統(tǒng)計收費(fèi)金額和制作欠費(fèi)通知單,核對收費(fèi)金額,收費(fèi)金額上繳財政專戶等。學(xué)生處負(fù)責(zé)新生信息的提供、助學(xué)貸款的審批等工作。教務(wù)處負(fù)責(zé)學(xué)生提供學(xué)生學(xué)分的結(jié)算信息和欠費(fèi)畢業(yè)生的學(xué)費(fèi)催繳工作。分院是學(xué)生管理的主體,負(fù)責(zé)繳費(fèi)學(xué)生的注冊、催繳學(xué)費(fèi)、困難學(xué)生的初步認(rèn)定、學(xué)生緩交學(xué)費(fèi)的申請等工作。工作流程如圖1所示:
3 收費(fèi)系統(tǒng)權(quán)限設(shè)定
收費(fèi)工作要取的好的成效,必須有先進(jìn)的收費(fèi)手段和管理模式。現(xiàn)在高校基本實現(xiàn)了收費(fèi)工作的信息化管理,信息流的準(zhǔn)確、有效、安全、可控成為信息管理追求的目標(biāo)之一,要實現(xiàn)該目標(biāo)必須進(jìn)行有效的權(quán)限控制。收費(fèi)管理軟件的權(quán)限設(shè)置是由收費(fèi)工作的業(yè)務(wù)流程和財務(wù)內(nèi)控制度來決定的。收費(fèi)管理軟件大致可分為如下角色:系統(tǒng)管理員、學(xué)雜費(fèi)應(yīng)收款設(shè)定、收費(fèi)管理、票據(jù)管理、銀行對賬、收費(fèi)查詢統(tǒng)計等,每個角色具有不同的權(quán)限和用戶。描述如下:
(1)系統(tǒng)管理員:由計財處計算機(jī)維護(hù)人員負(fù)責(zé),負(fù)責(zé)軟硬件的維護(hù)、學(xué)生數(shù)據(jù)的初始化、數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)等工作。
(2)學(xué)雜費(fèi)應(yīng)收款設(shè)定:由計財處會計負(fù)責(zé),根據(jù)學(xué)生類別、專業(yè)、所修學(xué)分等信息,按照物價核定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定學(xué)生應(yīng)繳的學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)等信息。
(3)收費(fèi)管理:由會計人員負(fù)責(zé),學(xué)費(fèi)應(yīng)繳款項的審核、打印收據(jù)、賬務(wù)處理的前期工作、統(tǒng)計繳費(fèi)情況、制作學(xué)費(fèi)催款單、獎貸困助學(xué)金發(fā)放和抵扣學(xué)費(fèi)等。
(4)票據(jù)管理:票據(jù)管理人員負(fù)責(zé),票據(jù)領(lǐng)用、分配,票據(jù)收費(fèi)金額統(tǒng)計,票據(jù)結(jié)報和預(yù)算資金上繳國庫等。
(5)銀行對賬:由會計人員負(fù)責(zé),核對銀行學(xué)費(fèi)專戶金額和會計賬目的應(yīng)繳財政專戶的金額、核對收費(fèi)明細(xì)和銀行學(xué)費(fèi)專戶繳費(fèi)明細(xì)等。
(6)收費(fèi)查詢統(tǒng)計:院領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處、學(xué)生處、各分院、學(xué)生等能通過IE查詢、統(tǒng)計學(xué)費(fèi)繳納情況,學(xué)生只能查詢本人的應(yīng)繳學(xué)雜費(fèi)、實際繳費(fèi)和獎貸助勤等發(fā)放情況,分院只能查詢統(tǒng)計本分院學(xué)生繳費(fèi)情況,校領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處、學(xué)生處等部門可以查詢統(tǒng)計所有在校學(xué)生的繳費(fèi)情況。
以上有些角色需要由不相容的崗位來擔(dān)任,如:學(xué)雜費(fèi)應(yīng)收款設(shè)定和收費(fèi)管理兩個崗位不能由同一人擔(dān)任,票據(jù)管理和收費(fèi)管理兩個崗位不能由同一人擔(dān)任等。
4 收費(fèi)金額核對
收費(fèi)金額核對工作是做好收費(fèi)工作的很重要的一個環(huán)節(jié),銀行學(xué)費(fèi)專戶的存款額需與收費(fèi)系統(tǒng)的實收金額核對一致,也需與賬務(wù)系統(tǒng)的學(xué)費(fèi)專戶銀行帳核對一致。學(xué)雜費(fèi)票據(jù)的金額同應(yīng)繳財政專戶款、系統(tǒng)繳費(fèi)明細(xì)相核對,核對無誤才能保證收費(fèi)信息額準(zhǔn)確性。學(xué)生在繳費(fèi)之前通過繳費(fèi)系統(tǒng)或繳費(fèi)通知單核對和確認(rèn)自己應(yīng)繳學(xué)雜費(fèi)金額。學(xué)生通過銀行繳費(fèi)或到學(xué)校繳費(fèi)后,也可以通過系統(tǒng)來確認(rèn)自己是否繳費(fèi)成功。通過全方位的數(shù)據(jù)核對工作,來確保收費(fèi)工作的正確執(zhí)行。
二、學(xué)校收費(fèi)內(nèi)控制度的執(zhí)行
學(xué)校收費(fèi)內(nèi)控制度制定好后,能否得到有效的執(zhí)行將直接影響到收費(fèi)工作的效果和效率。在制度執(zhí)行中,學(xué)校主要采取以下措施:
1 進(jìn)行誠信教育,加強(qiáng)學(xué)生繳費(fèi)、注冊工作
學(xué)校在新生入學(xué)教育時,進(jìn)行相關(guān)的誠信教育,使學(xué)生認(rèn)清繳費(fèi)的重要性,養(yǎng)成良好的繳費(fèi)習(xí)慣。各二級學(xué)院以多種形式向?qū)W生廣泛宣貫繳費(fèi)和注冊工作的重要性以及不繳學(xué)費(fèi)和不注冊將會產(chǎn)生的后果,增加學(xué)生按時繳費(fèi)和注冊的自覺性。
2 公平高效執(zhí)行困難學(xué)生資助政策
學(xué)校為幫助困難學(xué)生完成學(xué)業(yè),根據(jù)國家相關(guān)制度的要求,制定并實施了完善的助學(xué)制度。完善國家助學(xué)貸款,通過現(xiàn)代化技術(shù)手段簡化貸款環(huán)節(jié)和手續(xù),并且主動與銀行加強(qiáng)聯(lián)系,加大貧困生助學(xué)貸款工作力度,確保貧困生安心完成學(xué)業(yè)。
進(jìn)一步完善和落實獎學(xué)金、勤工助學(xué)、困難補(bǔ)補(bǔ)等一系列助學(xué)制度,通過學(xué)生管理系統(tǒng)、助學(xué)發(fā)放系統(tǒng),規(guī)范和高效地實施困難學(xué)生資助政策,足額提取學(xué)生獎貸基金,公平公正地發(fā)放獎學(xué)金、助學(xué)金等,確保國家的資助政策落實到位。
3 改進(jìn)收費(fèi)管理手段,提高收費(fèi)效率和效益
我校實行的是“銀行托收,學(xué)校與銀行數(shù)據(jù)共享”的收費(fèi)模式[3],該模式的具體業(yè)務(wù)流程如下:
具體做法如下:
(1)學(xué)校到銀行開設(shè)學(xué)費(fèi)存款專戶,向銀行提供學(xué)生交費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)明細(xì)清單,通知學(xué)生如何交費(fèi)。
(2)銀行接收學(xué)生交費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)明細(xì)清單,進(jìn)入銀行交易系統(tǒng),同時更新學(xué)校收費(fèi)據(jù)。
(3)本省學(xué)生到銀行的就近營業(yè)點(diǎn)填寫現(xiàn)金交費(fèi)單或轉(zhuǎn)賬交費(fèi),外省學(xué)生到銀行信匯到學(xué)校的學(xué)費(fèi)專戶,銀行向?qū)W生提供交費(fèi)回單或信匯回單,交費(fèi)金額進(jìn)入學(xué)費(fèi)專戶。
(4)學(xué)校根據(jù)學(xué)生交費(fèi)明細(xì)清單,打印學(xué)生交費(fèi)收據(jù),學(xué)生憑銀行回單到財務(wù)領(lǐng)取收據(jù)。
(5)學(xué)校把學(xué)費(fèi)專戶里的學(xué)費(fèi)金額上繳財政專戶。
完成以上流程需有信息系統(tǒng)的支撐,我校和新利軟件公司、工商銀行合作共同實施了銀校通收費(fèi)管理軟件,實現(xiàn)了學(xué)生收費(fèi)信息在學(xué)校各部們、銀行實時共享,實時反饋的動態(tài)交換。該系統(tǒng)的最大優(yōu)勢在于收費(fèi)信息在學(xué)校的服務(wù)器上,學(xué)生的繳費(fèi)信息可以由校方維護(hù),并能通過公網(wǎng)實現(xiàn)和銀行聯(lián)網(wǎng)。學(xué)生到銀行繳費(fèi)后,繳費(fèi)信息進(jìn)入銀行系統(tǒng),并同時更新學(xué)校服務(wù)器的收費(fèi)信息,銀行定期核對銀行收費(fèi)信息和學(xué)校的服務(wù)器的收費(fèi)數(shù)據(jù),避免出現(xiàn)單邊賬,保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
通過該信息系統(tǒng)的實施,提高了收費(fèi)效率,實現(xiàn)了收費(fèi)信息的共享,方便了學(xué)生注冊、選課等后續(xù)管理工作。
4 嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)校的學(xué)費(fèi)欠費(fèi)追繳制度
學(xué)生未在規(guī)定的時間內(nèi)繳費(fèi),按學(xué)校要求要辦理緩交學(xué)費(fèi)申請,經(jīng)學(xué)院審核,學(xué)校批準(zhǔn)后,可在緩交期滿后繳費(fèi)注冊。緩交期滿仍未繳費(fèi)的,學(xué)校會向分院下發(fā)催繳學(xué)費(fèi)單,由分院的輔導(dǎo)員、班主任向?qū)W生做工作進(jìn)行催繳。家庭困難學(xué)生按學(xué)生困難資助政策辦理。通過學(xué)費(fèi)催繳程序,避免了學(xué)生惡意拖欠學(xué)費(fèi),使學(xué)費(fèi)收繳工作得到了很好的執(zhí)行,提高了學(xué)費(fèi)收繳率。
5 學(xué)費(fèi)收繳績效考核
二級學(xué)院的學(xué)費(fèi)收繳率作為考核二級學(xué)院的一項重要指標(biāo),同經(jīng)費(fèi)撥款掛鉤。學(xué)費(fèi)收繳率達(dá)不到學(xué)校規(guī)定的指標(biāo),學(xué)校將在二級學(xué)院的人員經(jīng)費(fèi)中扣除一定比例的經(jīng)費(fèi),從而來調(diào)動學(xué)院的收繳學(xué)費(fèi)的積極性,來確保學(xué)校收費(fèi)工作的完成。
三、學(xué)校收費(fèi)內(nèi)控制度的實施效果
學(xué)校收費(fèi)內(nèi)控制度實施后,學(xué)校的學(xué)費(fèi)收繳率的逐年提高,欠費(fèi)率由5年前的6%降到1%,追繳歷年學(xué)費(fèi)欠款420多萬元,保障了學(xué)校的事業(yè)經(jīng)費(fèi),取得了很好的效果。通過近5年的實踐,使學(xué)生養(yǎng)成了良好的繳費(fèi)習(xí)慣,學(xué)生誠信度也逐年提高,學(xué)生貸款資助額逐步提高,銀校合作進(jìn)入了良性循環(huán)。
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