一、PS公司基本情況
PS公司前身是廣東某電子有限公司的通訊部。 2005年底與國外某公司合資成立PS公司。合資后的PS公司主要生產傳真機、打印機等高科技通訊網絡終端產品。產品出口北美和歐洲的多個國家。其中傳真機的品種有80多個。PS公司的特點是單位產品價值大、產品批量小、品種多、生產工序集中、生產周期較長等。
傳真機的零部件很多,一部傳真機大概由300~500種物料組成。其中機板上的200種左右的物料基本上是通用物料,成品車間的物料有些是通用料,大部分是非通用物料。這樣,80多個品種的傳真機物料和半成品大概有近2 000種物料。
二、 物資采購現狀及其存在的問題
PS公司現在使用的是金蝶K3 ERP系統。并且已經建立與采購管理相關的數據文件:物料編碼、物料清單(BOM)、庫存信息等。但是PS公司采購管理還存在較多問題。
(一)資料不完善
PS公司對基礎信息資料管理不完善,導致信息分散、缺乏部分基礎數據。采購計劃的制訂和執行過程中,需要大量信息,如庫存信息、供應商信息、以及其他生產資料信息等,但PS公司卻沒有實現信息的共享和資源的優化配置,大大影響了采購管理決策的科學性。
(二)盲目制訂采購計劃
由于傳真機物料種類繁多,采購需要的信息資料又不完善。采購部簡單地將物料分為常用物料和非常用物料,對于常用物料采用定期大批量采購的方法。一般在每個月的月初就定下了下個月預測的生產量所需要的常用物料。對于非常用物料則根據生產需要安排采購。這樣常用物料定期大批量采購導致有大量的物料積壓,但是生產中可能因為缺少部分非常用物料而停產。
(三)物料庫存過大
由于采購部門采用簡便的方法來管理物料需求,而沒有科學的計算成本,使庫存量很大。從表1可以看出,PS公司的物料庫存在2 500萬元左右。使庫存成本大大提高,運營資金大量積壓在原材料上。如果有些物料更改,或國家出了標準而更改某些產品的設計,那么需要報廢很多庫存的物料。
PS公司物料庫存價值相當于PS公司兩個月的產品價值。(本資料根據PS公司2007年3月底的倉庫報表整理而成)
三、PS公司采購管理改進方案
針對PS公司采購管理存在的問題,其采購管理應該在滿足生產需要的前提下,以降低物料庫存、減少資金占用為目標,具體來說應做好以下幾方面的工作。
(一)完善采購管理的基本信息
1.完善供應商信息資料
供應商信息資料主要包括供應商編號、名稱、采購周期、供應商供貨能力、最低批量、定量倍數、訂貨成本、供應商的評估等級等。其中,采購周期決定了什么時候應該下單,供應商的供貨能力也是一個重要的參考資料。如果供應商平均每日可供貨的量大于平均每日生產消耗量,一般不需要特別關注;反之,需要提前通知供應商以便其提前生產。如果每天有固定需要消耗的物料需求則要求供應商加大供貨能力,或尋找新的供應商。最少定量和定量的倍數都是物料需求計劃需要考慮的因數。表2是部分供應商的信息。
2.庫存費用資料
PS公司的庫存物料的信息已經全部輸入K3系統,各部門可以很容易地查到庫存信息,但是沒有物料庫存成本的信息。庫存成本是計算經濟生產批量和經濟定購批量的主要依據之一。表3是2006年財務部門計算全年倉庫的開支。
庫存成本主要是資金占用成本和倉庫成本。其中資金占用成本采用一年期的貸款利率。2007年的一年期貸款利率5.4315% 。這樣可以核定庫存成本大約為存貨價值的6%。
(二)物料需求計劃的分類管理
一臺傳真機由幾百種相關物料組成,其中大概有200多種物料是通用物料,這些物料會用在大部分品種的傳真機上。另外,有1 000多種物料使用在不同型號的傳真機上,不同物料采購周期不同,生產提前期不同,需用日期也不同。因此,要使各種物料能在需用日期配套備齊,滿足裝配或交貨期的要求,又要在不需要的時期不要過量占用庫存,靠手工管理是不可能進行如此大量數據運算的。就算全部使用K3系統進行相關運算,計劃員按照每次運算結果的需求量去采購,其工作量還是很大的,而且采用的訂貨批量是系統計算的批量,可能并不是經濟的批量。所以需要根據實際情況對物料進行分類管理。
1.物料的分類
根據傳真機零部件的通用性、價值,結合ABC分類法的規則將其物料分為三大類。
(1)貴重通用物料:主要是單價在1元以上的通用物料,包括集成塊、TPH、CIS、掃描組件、馬達、PCB等。該類物料的特征是,通用于大部分型號的傳真機,同時單價比較高,導致物料庫存成本增加和庫存資金積壓。
(2)一般通用物料:主要是單價在1元以下的通用物料,主要包括各類板上的貼片零件、電阻、電容、二級管和螺絲、齒輪、貼紙等。該類物料的特征是,通用于大部分型號的傳真機,同時單價比較低,大量庫存對物料庫存成本和資金積壓不明顯。
(3)非通用物料:指所有的專用物料,包括各種機型的外殼件和包裝材料。該類物料的特征是,只能用于某種或幾種傳真機,每月需求量不大,并根據主生產計劃中生產不同的型號而變化。
表4是三類物料的比較。
由表4可以看出,采購周期大于15天的物料基本上都是貴重通用物料。主要原因是一般通用物料屬于低價的物料,供應商都會有一定量的庫存。非通用物料則是由于PS公司為了適應中小批量的短期要求,采用了本地的供應商,能較快地根據PS公司的需求提供相關物料。
2.貴重通用物料的需求計劃
貴重的通用物料,其需求量比較大,需求率也比較均勻。除了部分物料有最低采購量的要求外,基本上符合定量定購系統的前提條件。對于這種物料需求計劃管理比較理想的解決方案是找到一個經濟訂貨批量,使訂貨成本和庫存成本在最佳訂貨批量上達到平衡,最終使總成本最低。也就是采用定量訂貨法。
采用定量訂貨法,需要事先確定好兩個參數:每次訂貨量Q和再定貨點R。每次訂貨點需要參考經濟定購批量EOQ和供應商的最小訂貨批量。經濟訂貨模型是使庫存成本和訂貨成本最低的訂貨批量。其計算工式為:
EOQ =(2 DC3/C1)1/2 (1)
式中:EOQ——經濟定購批量
D——需求量
C1 ——庫存費用
C3 ——訂貨成本
再訂貨點R的計算公式為:
R=d ×(L Ls)(2)
式中:R—— 在訂貨點
d ——日平均需求量(常數)
L ——采購提前期(天)
Ls——需要安全庫存量的天數
經濟定購批量可以采用式(1)計算,計算出來的經濟定購批量需要和最低采購批量、定量倍數平衡,經濟定購批量低于最低采購批量的,應該采用最低采購批量。有定量倍數規定的需要采用最接近經濟定購批量的倍數采購批量。再定購點的確定可以根據式(2)計算。為了應付市場的波動和供應商供貨的不可靠性,還需要設置一定的安全庫存。安全庫存可以采用統計分析的方法得到,但是計算起來比較復雜。可以采用緊急訂貨的采購周期的需求數量作為安全庫存量。表5是部分貴重通用料的經濟定購批量和再定購點的計算。
將表5算出來的數據輸入K3系統,通過K3系統每天監測這類物料的庫存變化,當庫存水平降到在訂貨點R時,就按照確定好的采購批量Q進行訂貨。注意需要監測的庫存水平包括在庫庫存和在途庫存水平。
3.一般通用物料的需求計劃
一般通用物料是單價比較低的通用物料,這種物料的需求量比較大,需求率也比較均勻,而且這類物料的體積一般很小。例如在傳真機中大量使用SMD貼片零件和螺絲等。大量存有這種物料并不會導致物料庫存費用和資金占用的明顯增加。由于這類物料長期持續的需要,過于精細地計算每次的需求量顯然沒有必要。而且對于這類價值比較小的物料,供應商一般也不太愿意接受批量較小的訂貨需求。因此這種物料最好采用定期定貨系統。采用這種模型的好處是:第一,不必隨時監控庫存情況,節省計劃員的工作量;第二,像螺絲、電子零件這些價值低又小件的通用零件大,多來自相同的供應商。這樣計劃員可以定期將多個種類的物料訂單組合起來。組合訂單不僅可以獲得價格優惠還可能減少運輸成本。
對于定期訂貨系統,需要事先確定的兩個主要參數是監測間隔期P和目標庫存量T。如果間隔期P太短,往往導致訂貨量過小,計劃員工作量過大;相反,如果間隔期太長,容易導致訂貨量比較大,在庫庫存水平也比較大。所以需要一個合適的訂貨間隔。在這類物料中很多物料都是以10 000個或20 000個作為最小訂貨批量,而以1 000或5 000為訂貨倍數。貼片零件就是5 000個一卷的,其定量倍數也是以5 000為單位的。結合PS公司通用物料的需求率和供應商的最小訂貨批量要求,合適的訂貨間隔期為兩周——12個工作日。定期訂貨系統的目標庫存量T的計算公式為:
T=d ×(P L Ls) (3)
式中:T ——目標庫存量
d ——日平均需求量(常數)
P ——監測間隔期
L ——采購提前期(天)
Ls——需要安全庫存量的天數
部分物料的目標庫存量見表6。
將上面的數據輸入K3系統,按規定的期限監測后,自動計算訂貨量,就是讓庫存水平達到目標庫存量。
運算公式為:
訂貨量=目標庫存量T-在庫庫存-在途庫存。
4.非通用物料的需求計劃
非通用物料是各型號專用的物料,只在生產與之相關的產品型號時才會產生對這種物料的需求,有時大量耗用,有時則用得很少或甚至根本不用。這種需求特性屬于典型的相關需求,這種需求只要在生產使用這種物料之前擁有相應的庫存量就可以了。可以通過K3系統根據主生產計劃的生產型號、數量和時間來回答該類物料需求計劃的3個問題: 需要什么物料,需要多少,什么時候需要?由于這種需求的用量是可預知的,同時需求是斷續的,因此沒有必要持有安全庫存。進行MRP運算前需要先輸入MPS生產計劃、分層的物料清單和庫存數據。進行MRP處理的關鍵是找出上層零部件和下層零部件的聯系,逐層處理每個項目,計算出每個項目的毛需求量,結合庫存數量和預計到貨量后,計算出凈需要量,并保持物料供應計劃和物料需求時間的一致性。
運算公式如下:
凈需要量=毛需求量-預計到貨量-現有庫存量。
四、結束語
多品種小批量的電子制造企業的物料采購管理都會面臨共同的難題。如果全部物料采用ERP計算法,每次輸出需要采購的物料太多,工作量非常大,而且有些采購周期長的通用物料沒能及時下采購訂單。所以很多這類企業的采購部門都會采用定期大量訂購常用物料來減少工作量。但是這樣一來就使物料庫存量增加,占用了大量流動資金。PS公司采購管理的解決方案,試圖將物料分成三類有針對性的管理,對于通用的貴重物料,這類物料價值高和采購周期長,進行重點管理,既要保證滿足生產,又通過經濟訂購批量來控制庫存和采購費用;對于專用物料,這類物料具有專用性和采購周期短的特點,進行次重點管理,嚴格控制庫存量;而對于在電子制造企業中種類最為繁多的低價值通用物料,則采用定期大量采購的方式解決。這樣既能實現降低庫存價值,又能很大程度上減少采購工作量。文中闡述的解決方案對眾多生產系列產品的電子制造企業有借鑒意義。
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