一、企業內部審計對企業內部控制的作用
備用金、費用、固定資產以及人事管理,這四個方面是支店的財務運作進行內部審計的主要內容。
1.備用金審計及對企業內部控制的作用
第一、在對支店賬目中備用金進行核對時,備用金審計往往采取如下方法:
所謂的支店核定備用金,是指支店手中的借支金額、現金余額、銀行存款余額和已經被寄到總店的單據的金額,也就是總店未支付給支店的備用金,以及已報銷的金額之積。
(1)對于銀行存款余額,對其審查時可以采用現金盤盤點和與銀行進行賬單核對的方法進行審查;
(2)對于現金余額,其審查方法與對銀行存款余額審查的方法相同,筆者在此不做贅述;
(3)對于支店手中的借支金額,其審批手續的完備與否是對其審核的重要內容;
(4)對于已報銷的金額,對其進行審查的方法是通過對費用以及固定資產投資的審計來進行的;
(5)已寄往總店的單據金額,即未支付備用金,與已報銷金額一樣,是支店成本的主要構成部分,其審查方法與已報銷的金額也一樣,筆者在此不做贅述。
在對備用金進行審查的同時,對任意兩個月的點點金額以及銀行存款日記賬余額進行隨即抽取并進行記錄,然后根據數據做出曲線圖,從而使支店備用金的使用情況得到直觀、清晰地了解。如果曲線反映出的支店備用金余額一直呈現出余額過多的情況,這表明總店應該減少對支店備用金的支付金額,因為總店對支店的備用金核定過高;如果情況相反的話,則應對備用金額予以適當的增加。
第二、備用金匯付所需時間測試
為了了解到單據流轉需要的時間以及總部的匯款速度如何,我們需要對支店匯出單據至到收到總部匯款時所需要的時間進行計算。
為了達到保證貨幣資金的安全性與完整性,保證公司的資金財產不被流失和盜竊的目的,我們必須對備用金進行審計,從而使得公司的財務會計信息和業務經濟信息的準確性和可靠性得到保證,防止因信息失真給公司帶來不必要的損失。
2.費用審計及對企業內部控制的作用
對于各個級別領導的審批權限,企業的財務制度給予了明確的固定,因而,對費用的支出必須在相應級別的領導進行審批后才可進行。當費用發生后,需以借方發生額中的重要金額為依據進行憑證的追溯,然后對以下內容進行審核:
第一、對支出的內容是否合理,審批手續是否齊全,審批權限是否符合規定進行審核;
第二、對發票的真實合法性予以審核;
第三、對申請記錄的日期、發票產生的日期、費用報銷入賬的日期進行審核,保證報銷的及時性;
第四、還要對憑證的內容是否齊全、是否真實可靠進行審核。
通過對費用進行審計,企業可以使資金使用的經濟有效性得到提高,并使費用支出與公司的財務制度的規定相符合得到保證。
3.固定資產投資審計及對企業內部控制的作用
以固定資產明細表上的重要金額為依據,對相關憑證進行追溯,在得到相關憑證后對以下內容進行審核:
第一、對采購資產的審批手續的齊全性、費用審批權限的符合規定性應予以審核;
第二、對固定資產的采購是否經過總部固定資產專項負責人的批準進行審核;
第三、對采購的資產的支出與支店預算內的支出的歸屬性進行審核;
第四、對公司的固定資產進行實地盤點,并對其使用情況與保管情況進行審核與記錄。
通過審計固定資產,不僅可以使企業資產的安全性、完整性得到保證,還可以使固定資產的充分利用度和固定資產的支出與企業財務制度的符合度得到保證。
二、內部審計對企業內部控制的成效
1.統一銀行,加快匯款速度
通過對企業的備用金進行審計,對備用金匯付所需時間進行了測試,由于總部與支店的開戶行不同,使得備用金從總部匯出到達支店賬戶所需的時間也不同,最短在當天即可到達,最長需要6天的時間。為了加快匯款速度,總部對多家銀行的匯款速度、網上銀行以及是否提供上門服務、銀行網點的分布情況等等銀行的服務情況進行了調差與對比,最終選擇了一家能夠使備用金匯付所需時間最短的銀行,大大提高了總部對支店的集中管理效率。
2.提高支店長審批權限,加強總部與支店的對帳
通過費用審計發現:由于支店長的級別決定了其使用權限,所以支店長的費用審批權限低,凡是超過1000元的支出都要上報給總部審批,這樣明顯減慢了支店的正常運作。
因而為了提高支店長的審批權限和支店的核定備用金,總部修改原來的財務制度并規定支店的費用由支店本身進行支配,從而加快支店的審批流程。如果必須總部代付時,總部財務人員和支店財務人員均要做單獨記錄,并定期對帳,以避免再次發生重復匯款的情況。
3.強化固定資產管理流程
通過固定資產審計,能發現有些支店在未經總部批準的情況下,購買了固定資產違反企業規定。總部可以要求支店財務人員加強審核,強化固定資產的統一管理。
4.嚴格執行企業人事管理制度
通過人事管理審計,可以發現有些支店員工遲到早退以及缺勤等情況在考勤中并沒有記錄,繼而工資結算必然有誤。總部可以要求支店的人事及財務今后嚴格執行企業的人事管理制。
5.利用信息管理網絡,規范內部控制流程,加快審批進程
企業應該籌建自己的信息管理網絡,這樣以后即使企業領導出差,也可通過相關的互聯網進行相應的審核 。從而也進一步規范費用審批流程。同時企業的工作人員也可利用網絡對企業內部的各項規章制度、福利政策、重要通知及市場活動及時全面的了解。
總而言之,通過內部審計,進一步加強總部與支店的溝通,促使企業進一步完善財務制度和內部控制,并能發現一些之前工作中存在的問題,從而相應地修改某些工作流程,進一步加強對支店的管理,為企業今后的發展打下堅實的基礎。
三、內部審計的發展趨勢
1.應設立總經理直接管理的內部審計部門
目前企業還不能保證內部審計的獨立性與權威性,因為某些企業內部審計人員單純由財務部門的人員勝任,并沒有單獨的內部審計部門,在實際工作中,由于這樣的設置,內部審計一般不對總部財務部門及其他經營管理部門進行審計,只審計支店。所以應該設置個獨立的內部審計部門,以提高內部審計的獨立性與權威性。單獨設立審計部,在行政上直接由總經理負責并向其報告工作。只有這樣才能保證審計結果的真實、客觀、公正。這也要依情況而定,如果企業規模較小,就不用設置獨立的審計部了。
2.內部審計范圍應從財務領域擴展到企業經營管理領域
企業中的舞弊行為以及其他真正存在的問題往往存在于管理和經營領域中。內部審計主要職能應從查錯糾弊向為內部管理服務的方面轉變。內部審計人員往往將大部分精力放在財務數據的真實性及生產經營收支合規性的監督上,主要職能就是查錯糾弊,其主要工作都集中在財務領域而未深入到管理和經營領域,不是對企業的管理作出分析、評價和提出管理建議。因此,對企業總體的內部控制制度不能進行系統和權威的評價,也就無法發現和客觀評價企業的潛在風險,進而無法對管理和決策層提出實質性與預防性的管理建議。
參考文獻:
[1]周燦玲 張 勇:美國現代企業內部審計[M].中國石化出版社,2007
[2]閻金鍔 李關亭:內部控制評價與應用[M].中國人民大學出版社,2008
[3]徐政旦 朱榮恩:現代內部審計學[M].中國審計出版社,2007
[4]錢世昌:內部審計理論與實務[M].中國審計出版社,2007
[5]閻達五 楊有紅:內部控制框架的構建[J].財會研究,2008
[6]趙曉紅:我國內部審計的發展趨勢[J].財務與會計,2008
