一、信息化社會的特征
信息化社會就是以知識和信息為基礎的社會,它以現代信息技術的出現和發展為技術特征,以信息經濟的發展為社會進步的基礎,以社會信息化的發展為標志。多樣化、綜合化、非同時化、分類化、優化、分權化等是信息化社會的主要特征,主要表現為:
1.信息、知識、智力日前成為社會發展的決定性力量。面對浩如煙海的信息,信息資源的開發、整理和利用,便成為一項不可缺少的工作,也直接關系到個人、企業和國家的發展。知識是信息的積累,智力是知識的激活。人是社會發展中主要的因素,知識的激活需要人。為此,我們更應重視信息資源的開發管理和利用。
2.信息技術,信息產業、信息經濟日益成為科技、經濟、社會發展的主導因素。信息技術是歷史發展進程的主要因素,人類史上無不是技術革命推動了社會變革和社會發展,信息技術通過促進產業結構和就業結構的變更,推動著各國信息經濟的發展。
(1)轉變傳統觀念,積極為現代化社會服務。首先,要破除“重管理設施購置、輕服務研究”等做法,樹立開放意識和創新意識,使得檔案工作有利于檔案信息的利用,服務于經濟建設,服務于社會發展。
(2)塑造良好的鮮明的檔案館形象。檔案館應具有:一是能夠為為社會公眾提供檔案信息支持和良好的社會形象,這是社會信息化過程中檔案館應具備的形象;二是敬業愛崗、熱情待人,滿意服務,美化閱檔環境,營造高效、舒適、健康、優美的閱檔氛圍,接受監督,改進工作的良好服務形象;三是以知識管理為手段,合理地組織與開發經營活動的管理形象;四是塑造共同的檔案局價值的良好群體形象。
(3)開展有償服務,增強“造血”功能。20世紀70年代以來,隨著信息技術和信息產業的發展,信息的價值得到了社會的肯定,人們對信息服務提供了更高的要求。適當開展有償服務這一手段輔佐檔案館固有的無償形式,從而有利于引進優秀人才,改善職工的福利,調動人員的積極性,并通過信息反館,借有償服務窗口了解社會需求,以增強檔案館的“造血”功能。
(4)檔案保密和檔案安全解決方法的探討。檔案工作的服務性決定了檔案館要盡可能多地、盡可能快地開發檔案信息,以達到檔案信息利用功能的最大化,實現檔案信息資源共享。然而,共享和安全是一對難以調和矛盾。信息產業在不斷地發展壯大,且愈來愈重要。
3.社會更需要高技術的綜合人才。科技帶動了工業的發展,推動著社會的進步,進而使知識成為生產活動的最重要因素。當前,知識經濟不斷興起,信息社會越來越需要高素質的綜合人才,信息人員、技術人員、知識分子的作用日前增大。
4.社會經濟生活分散化、多樣化、小規模化、非群體化、節奏加快的趨勢日前加強。電子計算機及其通信網絡的發展加速了信息流動,從而使生產與生活的分散化、多樣化、小規模化、非群體化成為可能,并且使人們的生活節奏速度大大加快,這正如“時間就是生命”一樣寶貴。
二、信息化過程中檔案工作面臨的問題
1.傳統的檔案工作觀念落后,開放意識與創新意識淡薄。目前,檔案部門仍然存在著“為保管而保管、重保管輕利用”的思想,存在著“等、靠、要”,“安于現狀”,不講求社會效益和經濟效益等舊觀念,還存在著“閉架借閱”、“你查我調”等做法。現代信息社會日新月異,新技術及相關學科理論的不斷滲透,使得來源于社會而服務于社會的檔案工作領域不斷出現一些新情況、新問題。這些情況和問題,特別是觀念落后、思想認識跟不上時代步伐,已成為制約檔案工作發展的重要因素。
2.新時期檔案工作面臨的經費問題。眾所周知,檔案信息的數字化、網絡化、管理服務的現代化,是當前以及今后檔案事業發展的方向。檔案工作要趕上時代的步伐,就必須不斷更新設備和技術等。為此,檔案館需要花費大量的人力、物力、財力去解決這些問題。但由于技術不斷更新換代,檔案館不可能單靠政府撥款就可解決事業經費不足的問題。
3.檔案保密和檔案安全受到挑戰。隨著信息網絡不斷深入社會各個領域,檔案保密和檔案安全必將受到影響,其主要因素:一是人為因素,檔案人員安全意識和保密意識不強,往往在自己的檔案網頁上隨意發布信息,對發布的信息缺少嚴格的審查和管理;二是技術問題,當前電腦病毒“瘟疫”橫行,又加上黑客的惡意攻擊,使得檔案信息的安全和保密受到威脅,這些務必引起我們的高度重視,并加以研究解決。
三、信息化社會中檔案工作的啟發和對策
努力培養現代化的檔案管理人才,提高檔案人員素質。積極更新改善優良設備和管理手段是實現檔案管理現代化的先決條件,但現代化設備要求管理人員素質:一要努力培養與網絡服務需要的系統分析和設計人才、數據分析與開發人才、網絡設計與管理人才。他們既掌握信息理論與信息知識,又能熟練地運用數字化技術、信息儲存技術、網絡通訊技術及多媒體技術;二是積極讓檔案管理人員參加檔案管理現代化培訓和業務培訓;三是抓好檔案管理人員的在職培訓、進修,提高檔案管理人員的知識結構和整體水平;四要加強理論研討。可以選擇信息利用、資源開發、網絡設計、人才培養等課題,組織專業和管理檔案工作人員共同研討,站在信息學、檔案學、工程學、管理學等理論的高度,來提升檔案工作的實踐,進而推動檔案工作上檔次、上水平。
