一、基礎設施工程,是城建檔案信息化建設的基本條件
信息系統由硬件系統和軟件系統兩方面組成。軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件,是建設數字城建檔案館的有形部分,是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎。
在硬件系統方面,最低標準是選擇能夠滿足城建檔案管理軟件運行性能要求的計算機及輔助設備。目前,計算機市場價格逐漸走低,配置卻不斷提升,一臺較低價位的計算機就能滿足運行windowsme、2000、xp以及各類檔案管理軟件的要求。除此之外,還應結合實際,引進必要的網絡設備、掃描儀、數碼照相機等,適應網絡化和數字化城建檔案管理服務的需要。
在軟件系統方面,要求符合國家有關城建檔案工作和計算機信息系統管理的法律法規和業務技術標準;軟件的安裝和使用必須符合國家、地方有關安全保密規定。
管理軟件除了能夠完成業務管理、事務管理、檔案利用服務等工作外,還應與資源數據庫系統相互融合,構成一個有機的整體,形成從數據錄入到數據管理到數據加工輸出全過程的應用。
軟硬件系統是城建檔案信息化過程中投入最多的環節。因此,要根據實際需要配備計算機軟、硬件和網絡設備,選擇先進、成熟、適用的技術,避免片面追求最新、最高級的技術。有條件的地方,應當與辦公自動化或電子政務的基礎設施共同建設,形成一個系統平臺和設備環境。
二、標準規范工程,是城建檔案信息化建設的首要任務
城建檔案信息化標準規范是各單位收集、積累、整理、鑒定、驗收、移交電子文件和加強電子檔案管理的依據。標準規范建設,是一個不斷研究、探索、完善的過程,需要在總結城建檔案信息化實際的基礎上,研究制訂一批相應的城建檔案信息化標準,不斷適應信息化發展的要求。
城建檔案信息化標準規范主要包括管理性標準規范、電子檔案管理規范、電子文件元數據標準、空間數據元數據標準、電子文件和數字檔案鑒定標準、數字檔案存儲格式與載體標準、技術性標準規范。目前,建設部已制定并發布了《建設電子文件與電子檔案管理規范》CJJ/T117-2007(以下簡稱《規范》)。它的編制和發布,對于保證建設電子文件與電子檔案的真實性、完整性和有效性,保障建設電子文件和電子檔案的安全保管與有效開發利用,具有重要的意義。
作為城建檔案機構,要加強對《規范》的培訓,切實提高培訓質量,確保培訓效果。加強對建設電子文件的收集、積累、整理、鑒定、歸檔、驗收、移交等各環節實施《規范》的監督管理,確保《規范》的貫徹執行。
三、信息資源工程,是城建檔案信息化建設的主要內容
城建檔案信息資源建設主要包括目錄數據庫建設、構建城建檔案基本數據庫、城建檔案數字化、電子城建檔案管理等項工作。
目錄數據庫建設是檔案信息資源建設的第一步,主要目的是進一步提高檔案檢索質量。《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》要求,到“十五”末,逐步實現全國城建檔案館全部館藏檔案的計算機檢索。建立城建檔案信息(目錄)中心,及時更新目錄數據,逐步實現城建檔案信息在互聯網上的查詢檢索。
構建城建檔案基本數據庫,主要通過接收電子檔案、文字信息摘錄、文件及圖紙掃描、聲像檔案數字化等多種手段來完成。數據庫結構設計應符合檢索優先的原則,合理應用相應的技術,具有城建專業特色。有的基本數據庫如地下管線綜合數據庫的建設工作需要相關部門和各專業管線管理單位的密切配合和合作,在建庫之前首先解決數據來源問題,并采取必要的措施,保證新增和變化的各種管線資料能及時進入數據庫。
城建檔案數字化主要是通過掃描或手工錄入方式將傳統城建檔案信息轉換為可被計算機識別、處理的信息,主要處理的電子文件為圖形、圖象文件。其工作量和資金投入都很大,可以根據實際需要和經濟能力,采取全部檔案、重點檔案、珍貴檔案、高使用頻率檔案的數字化等方式,逐步將現有的實體檔案資源轉變成數字信息資源,并以數字信息資源數據庫為基礎,利用計算機網絡為社會和政府提供服務。
至于電子城建檔案管理,國家已經有了統一標準,城建檔案部門要做的主要是對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔實行全過程的監督與指導,保證電子城建檔案的質量,保證有保存價值的電子文件真實、完整、有效,并根據信息技術的發展情況,做好電子城建檔案的遷移工作。尤其是應對地震等自然災害,做好異地備份工作,保證城建檔案的安全。
四、應用系統工程,是城建檔案信息化建設的技術手段
應用系統建設可分為三個階段:城建檔案信息發布網站、城建檔案數據交換中心、城市基礎設施信息服務平臺及保證平臺運行的保障體系。主要要求是要緊密結合業務工作的流程,具有較好的易用性、安全性、可靠性和穩定性。
信息發布網站相當于政府網的“外網”,具有網上政務、網上業務、常用表格下載等功能,對于政務公開、簡化辦事程序、方便市民、加強全民檔案意識等都起到了非常積極的作用。但網站畢竟是面向公眾的,無法完成城建檔案深層次的、大規模的、及時的城建檔案資源利用。
數據交換中心相當于政府網的“內網”,它有兩個基本功能:一是實現對城建檔案數字信息、電子檔案的收集與管理,重點在交互性,實現城建檔案業務的網絡化;二是按一定的數據共享協議為政府決策部門提供全方位的數據支持。從檔案數據安全方面考慮,數據交換中心還不能為社會公眾服務。
城市基礎設施信息服務平臺通常以與用戶交互方式實現城建檔案信息的公眾服務、滿足城市在基礎設施規劃、管理等方面的需要為主。但必須要對編輯規則、符號配置、數據質量控制、查詢檢索、制圖輸出、海量數據的存儲、系統的可伸縮性、系統的開放性、多用戶的并發訪問、INTERNET解決方案等進行可操作的定義,并形成一套與開發工具無關的類庫和規則庫,其中規則庫是平臺的核心,也是建立“城市基礎設施信息服務平臺”的最主要功能。
