無疑，ERP為企業內部控制提供了一個全新的運行環境，同時也對企業內控產生了很大的影響。東風悅達起亞汽車有限公司就是一例。
“東風悅達起亞自從內控搭上ERP的‘順風車’，運營成本降低了，費用支出可實時監督，數據分析更加方便及時，舞弊事件更是少之又少了。”東風悅達起亞汽車有限公司財務部運營總監仇大華在接受《中國會計報》記者采訪時說。
記錄采購環節的“蛛絲馬跡”
在ERP環境下，企業可以有效加強對業務環節的內部控制。以采購環節為例，東風悅達起亞每年需要采購大量的機器設備和輔助設施，全年的采購業務量巨大，對公司的經營影響很大，所以加強采購環節的監督與控制顯得格外重要。
“在ERP環境下，東風悅達起亞對采購環節采取了‘網上流程報備’的方式，網絡系統中留下的詳細數據記錄，隨時可以查看。”在對東風悅達起亞的調研中，南昌大學科學技術學院財會系副教授譚文浩對此印象深刻。
據介紹，東風悅達起亞的采購分為一般設備的采購和重大設備的采購。一般設備的購買由采購部門的業務員在資材采購系統中進行電子招標，選擇資信度高、服務好、產品性價比高的產品供應商，這樣公司每年可以節省幾千萬元的采購成本，從而大大降低了經營成本。對于 重大設備的采購，由業務員提請書面報告進行戰略采購，然后領導在幾個符合條件的供應商中選取最優的一個。以上所有采購流程都是在系統中完成，在系統中都有詳細的數據記錄。這些記錄在下次采購的時候，相關人員可以參照對比，減輕公司的利益受損程度。
通過預算實時控制費用支出
在東風悅達起亞的系統流程中，所有業務部門的費用支出，都必須通過SAP遠程操作，方能進入SAP財務系統。
一般業務發生的費用主要分成兩部分，一是綜合費用，二是工廠投資項目。綜合費用包括制造費用、管理費用、營業費用、直接材料、輔助材料等，在SAP中通過會計科目進行控制。例如，車間的設備維修費通過該車間的制造費用預算進行控制。而投資項目則是通過投資預算 進行控制。例如，沖壓車間需要購買一臺2400T壓力機，需使用其壓力機的投資預算號。通過使用投資預算號和會計科目，有效地控制了各項費用的合理有效的支出。“任何項目，如果前一年度沒有申請預算，則無法申請付款或報銷。SAP為預算控制職能的實現，提供了強有力的信息系統支撐。”仇大華總結說。
另外，任何部門申請費用或投資都必須由業務部門的預算員做一份起案報告，由財務部進行必要性、價格、數量等項目的審核，確認通過后由領導簽字，然后通過資材采購系統傳輸到采購部，由采購部對價格、數量、付款條件進行審核。在此基礎上，才能進行招標并確定最終的供應商。這樣做的好處顯而易見：在保證產品質量的前提下，可以選擇質量、服務最好的供應廠商。若采購價格低于業務部門的預算申請價格，則業務部門就節省了該部門的預算經費，改善了資金的配置。
數據分析方便及時
在傳統的環境下，財務人員將大量的時間花費在會計核算上，很少有時間去分析數據，并在數據分析的基礎上改善企業的經營管理。
比如在手工環境下，領導要取得一個重要的決策數據，通常要由下面的人忙碌很長時間才能得到，而且數據的準確性還很低，嚴重影響決策的質量。“但是，現在在ERP系統環境下，要提供一個數據，可以隨時從系統中導出，非常方便快捷。”仇大華說。
在ERP環境下，東風悅達起亞可以通過系統直接掌控某些核心數據。“在此基礎上，對這些數據進行深層次的挖掘、分析，比較分析企業運營狀況是否正常、健康，在同行業中是否處于優勢地位。如果企業的經營業績不是很理想，則及時分析原因，控制成本費用、改善營銷策略、提高銷量、優化業務流程、挖掘產能加快技術改造，通過一系列的數據分析，快速改善了企業的經營現狀，優化了資源配置，加強了企業內部的控制，提高了資產運營效益。”譚文浩對此做出較高的評價。
將舞弊事件“扼殺在搖籃”
ERP信息系統的本質就是要將企業內部的資源進行整合，優化資源配置，最大可能地發揮資源優勢。
“要使得資源優勢最大化，首先就是要將所有業務流程規范化，將人為操縱的影響控制在最小范圍內。而要做到這一點，既要有強有力的內部控制制度的有效運行，又要有嚴密的系統控制程序。”譚文浩說。
在東風悅達起亞，ERP系統正是這種管理理念的載體，在實施ERP信息系統的過程中，就將這些控制理念灌輸在系統執行程序中。“例如，填制會計憑證的人與審核記賬的人不能是同一個人，負責發票入賬的人員不能同時具有付款清償權限等等。在SAP系統中，每一筆付款清賬憑證都可以找到對應的應付款憑證，這兩個憑證是相互關聯與牽制的，真正起到了內部控制的作用。”仇大華舉例說。
