1 會計電算化對單位內部控制制度的影響
會計電算化使傳統的會計系統組織機構、會計核算形式及內部控制制度等發生了很大變化, 其中對單位內部控制制度的影響最為明顯。主要表現在以下幾個方面:
1.1 控制方式發生改變, 由單一制度控制轉為程序控制和制度控制。手工會計系統中, 內部控制的方式主要是人員的內部牽制制度。 會計電算化后, 取而代之的計算機內部控制措施, 單位的內部控制制度是由人通過會計軟件來實現的,由人員和計算機相結合來共同完成。
1.2 控制對象發生改變, 由對人的控制為主轉變為對人、 機控制相結合。 手工會計系統中, 內部控制的對象主要是會計對象、 工作情況、 信息處理方法和處理程序等, 單位的經濟業務發生均記錄于紙張之上。會計電算化后, 會計數據儲存在磁性介質上, 會計核算無紙化, 修改數據不留痕跡。原來在核算過程中進行的各種必要的核對、 審核等工作有相當一部分變為由計算機自動完成了。
1.3 加大了控制舞弊、 犯罪的難度。手工會計系統中, 會出現由于會計人員的粗心大意、 疲勞或處理環節過多等而產生的無意錯誤。 會計電算化系統后, 輸入數據正確、 計算機程序正確和設備正常運轉三者具備才能保證財務信息的準確性, 論文格式如果上述的任何一方出現差錯, 就會使處理結果錯誤。現實中, 由于儲存在計算機磁性媒介上的數據容易被篡改, 有時甚至能不留痕跡地篡改, 加以數據高度集中, 未經授權的人員有可能通過計算機和網絡瀏覽全部數據文件, 復制、偽造、 銷毀企業重要的數據, 計算機舞弊和犯罪具有很大的隱蔽性和危害性, 發現的難度加大。
2 會計電算化給內部控制提出了新的要求
2.1 確保原始數據操作的準確度。實現會計電算化后, 管理部門對計算機產生的各種會計信息依賴性越來越大。 在電算化會計中, 所有記帳、分析及編制會計報表等工作均在計算機程序的控制下自動進行。 而電腦中的原始數據是由人工事先進行審核和輸入計算機的, 一旦原始數據在輸入中發生錯誤, 計算機無法識別, 只會將錯就錯地進行各種計算工作, 因而自動處理數據的準確性, 完全依賴于原始數據輸入的準確性。 由此,對內部控制提出了新的要求:一切數據的處理方法和過程都必須規范化, 并保持準確性和相對的穩定性, 這樣才能保證會計信息質量的真實性、完整性和準確性。
2.2 控制操作人員的職能。授權、 批準控制是一種常見的、 基礎的內部控制。在手工會計系統中, 對于一項經濟業務的每個環節都要經過某些具有相應權限人員的審核和簽章。 但會計電算化后, 職能劃分發生了巨大的變化。因為業務處理全部都是以電算化系統為主, 因而電算化功能和知識的高度集中導致了職責的集中, 特別是會計人員的職能開始從核算型向管理型轉移。 某些人員既可從事數據的輸入, 又可負責數據的輸出和報送。 因此, 如果不加強內部控制, 就會使某些計算機操作人員直接對使用中的程序和數據庫進行修改, 操縱處理結果, 從而加大了出現錯誤和舞弊的風險。
2.3 避免會計檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的風險。實行了電算化會計后, 有形記錄較傳統手工會計系統大為減少, 憑證、 經濟業務事項的說明和帳簿等大多要依賴計算機方可錄入、 閱讀或查詢。 信息來源于數據和程序, 并且從一開始就存儲在各種磁性介質上。 有些業務或處理結果可能不被打印出來, 只有依靠電子計算機才能閱讀這些數據。如果缺乏適當的內控, 那么未經批準擅自改動數據的可能性就明顯增大, 而且數據改動后能不留下任何痕跡。
3 加強會計電算化內部控制的措施
嚴格的內控制度是會計電算化信息真實可靠的保證。 內部控制制度要求處理同一筆經濟業務的人員既要相互聯系, 又要相互制約。國內外會計電算化的實踐表明, 計算機本身處理出錯幾乎為零, 但人為造成出錯和舞弊的現象有增無減, 而且一旦出現舞弊, 損失巨大。強化內控管理, 提高電算化的科學管理水平是建立現代企業制度的內在要求, 也是提高企業競爭能力的重要途徑。電算化會計的內部控制是一個范圍大、 控制程序復雜的綜合性控制, 它是系統的人工與機器相結合的控制機制, 其中人員控制是基礎, 也是會計監控的重點; 技術控制是手段, 也是全面控制的必要支持。具體說, 加強會計電算化內部控制應做好以下幾個方面的工作:
3.1 全面提高會計人員素質。內部控制制度是由人設計、 執行的, 缺乏高素質的人員, 任何控制制度的效用都將大打折扣, 甚至形同虛設。 企業必須全面提高會計人員的綜合素質, 尤其要加強計算機技術學習, 使計算機操作水平上檔次, 同時注重精神層面的軟控制, 充分調動人的積極性。
3.2 做好管理基礎工作, 尤其是會計基礎工作。規范、 健全的管理制度和方法, 準確、 完整的規范化的數據是搞好電算化工作的重要保證。 沒有很好的基礎工作, 電算化會計信息系統無法處理無規律、 不規范的會計數據, 電算化工作的開展將遇到重重困難。
3.3 加強程序操作控制, 業務程序標準化,嚴把會計核算控制質量關。 會計核算控制是電算化系統內部控制中的重要內容。 會計核算結果是會計預測、 決策、 分析的基礎, 必須保證賬務處理的正確性、 規范性、 真實性。 為了保證信息處理質量, 減少產生差錯和事故的概率, 應制定上機守則與操作規程;認真做好會計數據日備份和月末備份, 堅持雙重備份制度;嚴格執行復核制度, 充分保證計算機賬務處理不錯不亂。
3.4 強化操作權限意識, 明論文格式確崗位責任, 加強人員職能控制。 完善的會計電算化內部控制應堅持明確分工、 相互獨立、 互相牽制、 相互制約的安全管理原則, 使會計電算化運行的每一個過程都處于嚴密控制之中。 要充分運用財務軟件自身的程序控制功能, 實行集中式事后監督與實時監控相結合的內控機制。 每個崗位的人員只能按照所授予的權限對系統進行作業, 不得超越權限接觸系統, 以保護會計數據免遭不當使用或破壞。
3.5 加強系統安全控制。這項控制是為了保證計算機系統的運行安全, 避免由于外部環境因素導致系統運行錯誤的不安全隱患。它主要包括:接觸控制和環境保護、 安全控制。 隨著網絡技術快速地發展, 應加強網絡安全的控制。為了能夠實現實時安全監控, 必須建立網絡間的安全屏障即網絡安全 “防火墻” , 設置網絡安全性指標,包括數據保密、 訪問控制、 身份識別等, 并且針對單位的特定狀況, 開發相應的技術來保護系統。
3.6 加強內部審計。內部審計既是單位內部控制系統的重要組成部分, 也是強化內部會計監督的制度安排。在會計電算化中, 由于是 “人機”對話的特殊形態, 因而對內部審計提出了更高、更嚴格的要求。內部審計必須包括以下幾個方面:a.對會計資料定期進行審計, 審查電算化會計帳務處理是否正確, 是否遵照有關法律、 法規的規定; b.審查機內數據與書面資料的一致性; c.監督數據保存方式的安全、 合法性; d.對系統運行各環節進行審查, 防止存在漏洞。隨著電子技術的飛速發展和電算化信息系統的普及運用, 內部會計控制制度中的新問題和新課題將不斷出現, 電算化會計環境下的內部控制制度必須及時修改完善。 只有通過完備詳盡的制度才能減少錯誤的發生, 從而從源頭上確保會計信息的可靠性和真實性。
參考文獻
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