采購成本也就可以劃分為狹義的采購成本和廣義的采購成本。狹義的采購成本也就是購買貨物和服務的費用;廣義的采購成本也就可以定義為整個采購過程中發生的各種費用的總和。
如果企業僅僅從自身利益出發,要求降低價格,難免引起供應商的反應,甚至引起供應商的不滿,這說明了僅僅控制狹義的采購成本——原材料價格的局限性。為了有效地降低采購成本,必須尋求成本節約的可能節點和環節過程。這時就需要對采購成本進行針對性的項目分析并采取措施降低成本。因此,本文采用采購成本廣義的定義,旨在通過對采購成本的分類,說明可以采取的采購成本控制方法。
一、顯性成本
根據采購的廣義定義可以得出采購的流程:采購計劃編制;采購;采購過程監督:對配套生產廠家的生產情況進行跟蹤;提貨,驗貨;入庫檢驗;結算;倉儲保管;出庫配送;供銷結算。這些流程所產生的成本屬于 “看得見”的成本,即可以直接從財務報表中得出或者比較容易分析得出的成本。按采購的程序,可以將采購成本劃分為以下幾類:
1、采購計劃編制的成本。采購計劃的編制需要專門的人員,這就要有一定的費用,同時采購計劃的編制又十分的重要。首先,要制定準確的采購計劃,則必須能夠準確地預測和掌握市場部門的需求、銷售和生產計劃,從而可以使企業在滿足原材料需求的前提下,能夠最大限度地減少采購資金占用;其次,對資源市場進行全面分析,調整訂單計劃,并確認能否按照要求規定的時間和數量交貨。正因為這么重要,所以在這個環節提高計劃編制人員的素質尤為重要。如果在企業費用不增加的基礎上能夠更科學地編制采購計劃,也就從另外的環節里降低了成本。
2、材料成本。材料成本是指材料的價格成本。造成采購成本高的原因,是商品價格和供求關系、商品質量、物流費用都存在著直接關系,由于現在進貨渠道的多元化,商品價格和物流服務價格的透明程度越來越低,采購人員采取低買高開、高買高開吃回扣、與供貨者沆瀣一氣做手腳等方式,中飽私囊,給采購企業埋下產品成本膨脹的隱患。這樣,控制采購價格、降低采購成本,就可以從采購渠道建立的角度考慮。應當實施全方位、開放型的采購訂貨方式,開辟降低供貨成本的新途徑,減少人為因素造成的損失。然后,應當選擇適當的供應商,建立供應商戰略聯盟的關系。這時,企業應當把降低企業采購成本作為立足點,在客觀分析市場競爭環境和自身規模以及未來發展目標等的基礎上,明確企業采購目標,設立嚴格的供應商績效評價體系,對供應商進行客觀的評價,優勝劣汰。
3、運輸成本。應該采用科學、合理、經濟的運輸方式,減少運輸帶來的費用。有規模的企業應該視運輸為重要環節,實現采購過程的專業化,選擇合理的運輸線路和運輸工具,安排合理的運輸路線,從而節約運費,降低采購成本。如果達不到一定規模的企業,那么,可以考慮采取把物流外包出去的策略,節約運輸的費用,從而節約采購成本,同時也能更加專注于建立企業的核心競爭力。
4、采購管理成本。組織采購過程中所發生的費用稱作采購管理成本。包括招標成本:招標成本是指從發出招標要約前進行調查,編制需求建議書,考察和認同供應商到發出要約進行競標、開標、評標、定標、談判、批準等一系列活動所發生的全部費用,可占到合同總額的2%～5%;建設成本:建設成本是投標報價的主要依據,一般包括前期準備、正式建設費用、與其他系統的集成、授權、交付與保險、相關手冊、對員工管理者的培訓等,以及在采購過程中發生的人力成本、辦公費用、招待費用、差旅費用等。這一部分費用的發生是為了企業能夠節約其他更多的費用。因此,選好人、選對人,是企業的一個重要發展措施。有道德的采購人員,就可以避免高價采購等不符合經濟發展的采購行為;有文化的采購人員,可以避免提前采購、超量采購、舍近求遠等不經濟的采購方式,從而節約企業的成本。
5、檢驗成本。采購回來的原材料或者半成品都需要進行入庫檢驗,要加強采購物資的入庫檢驗,防止不合格材料或不符合合同約定的材料入庫。如果一旦入庫后發現了產品短缺或者破損甚至是產品品種出現錯誤,那么企業就可能面臨不僅僅是由于質量問題,退換貨所發生的費用,還有可能受到缺貨的損失,產生缺貨所造成的成本。
6、存儲成本。存儲成本是物資在庫存過程中發生的費用?？茖W地進行倉儲管理是降低供應成本的重要一環。建立合理化存儲,用最經濟的辦法實現儲存的功能。并且要存放得當,注意易破損的產品、易變質的產品存放環境,妥善保管并建立健全的檔案,及時對庫存商品進行盤查,降低存儲成本;另一方面由于超量采購所造成的庫存的積壓,也會增加存儲成本。因此,采用什么樣的合理的經濟庫存是企業應當提高重視度的一個問題。
二、隱性成本
管理人員一般非常重視“看得見”的成本,而對悄然增長的隱性成本視而不見。隱性成本指的是不容易在財務報表中變現出來的,易被人所忽視,但又十分重要的那一部分成本。隱性成本歸納為以下幾類:
1、由于長時間才能響應顧客需求所產生的時間成本。隨著經濟的高速發展,消費者的需求變化速度日益增快,那么提高服務水平就成為降低這類成本的措施。供應鏈管理環境下的采購是即時化的訂單驅動模式,從而得以即時的響應消費者的需求。應用JIT,實現同步化的運作。當采購部門接到一個訂單時,供應商即開始著手物品的準備工作。與此同時,采購部門編制詳細采購計劃,制造部門也進行生產的準備過程,當采購部門把詳細的采購單提供給供應商時,供應商就能很快地將物資在較短的時間內交給用戶。當用戶需求發生改變時,制造訂單又驅動采購訂單發生改變,這樣一種快速改變的過程,從另一個方面縮短了企業響應消費者需求的時間,降低了因為響應時間長而造成的時間成本。
2、缺貨成本。缺貨成本是指由于存貨耗盡或供貨中斷等原因而不能滿足生產經營正常需要所造成的經濟損失。這一類成本雖然在財務報表中不能體現出來,但是一旦發生就會產生很大的經濟、名譽的損失。一旦產生缺貨,企業的生產經營就會有部分或者全面的停滯,會產生違約風險,造成違約產生的經濟損失。不但經濟上會受到影響,名譽上也會受到損失。違約產生的后果使企業不敢再與之合作。在供應鏈中,企業擁有良好的信譽是供應鏈能夠良好發展的前提,一個企業的缺貨,可能造成整個鏈條上的停頓,因此會對企業名譽有很不好的影響。但是,太多的庫存不但會直接導致庫存運輸費用的增加,而且還占壓了企業的發展資金,產生過時、損壞等風險,因此過多的庫存也一樣不利于企業的發展。企業要制定科學的、經濟的進貨批量,既不會產生庫存的積壓,也不會造成缺貨。計算出經濟以及符合企業實際生產情況的安全庫存,只有保證安全庫存,才可能減少缺貨的存在,從而減少這一成本。
從以上分析可以看出,無論是企業能夠在財務報表上分析得出的顯性成本,還是不易直接從報表中分析得出的隱性成本,都應受到企業的重視,采用科學的方法降低采購成本,提高企業經濟效益。
(作者單位:河北經貿大學研究生學院)
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