隨著計算機和信息技術的普及,會計核算電算化也日益普遍。會計核算最基本的職能是為了給各方提供真實有效的信息,電算化的運用為財務內部控制提出了新的要求。電算化環境下的會計核算程序,包括會計數據輸入、會計數據處理、會計信息輸出三個部分。具體關系如圖1所示。(圖1)
由于計算機等軟、硬件設備在會計核算中的引入,財務核算出現了很多變化:
1、會計核算環境發生了很大變化。以往的會計核算完全采用手工核算,不論是賬簿的記錄還是會計報表的編制,全部采用手工實施,而如今,耗時費力的程序化手工工作被計算機代替,計算機高效率的運行為財務人員節省了時間,提高了工作效率。
2、存儲介質不同。以往會計信息都是紙質存儲,而如今磁盤存儲和光盤存儲代替了紙質存儲,提高了數據查閱的精度和效率,但也加大了控制舞弊的難度。
3、系統安全性差。電算化數據保存受存儲介質的影響很大,一旦遭受病毒攻擊或者磁盤硬件受損,會計數據幾乎無法恢復。
4、對財務人員素質要求較高。電算化的普及由以往的個別人員參與逐步轉變為人人參與,作為財務人員,掌握會計電算化技能成為了基本的工作素質。
電算化系統的引入,對單位財務內部控制提出了更高的要求,應從以下方面應對新事物,加強單位財務內部控制:
1、組織設置控制。不相容職務相分離是財務內控最基本的要求,在電算化環境下,一樣要做到不相容職務相互分離,如出納不得兼任稽核、會計檔案保管和債權、債務賬目的登記工作;制單人員不得參與審核業務等。
2、賬套權限控制。電算化系統對操作員在系統中的權限都有很明晰的劃分,在實際操作中,一定要根據具體操作員的崗位職責賦予相應的權限,不用權限不賦予。
3、定期備份賬套數據。對賬套數據做到定期雙備份并異地保存,可以有效防止因意外事故造成數據無法恢復的情況。
4、定期更換操作員密碼。這樣可以有效防止密碼泄露,加強密碼管理,非財務人員不得接觸電算化專用機。
5、做好系統日志檢查和系統維護記錄。現行的電算化軟件基本都有自動記錄系統工作日志的功能,設立專人負責檢查電算化系統運行日志,發現異常查明原因并建立記錄檔案,可以不斷提高操作人員對電算化的運行水平。
6、安裝專業殺毒軟件并定期升級。電算化專用機必須安裝殺毒軟件,由專人負責定期升級和對整個系統進行定期殺毒。
7、加強檔案管理。電算化檔案包含計算機內的財務數據、備份存儲的會計數據、打印輸出的會計憑證和各類賬表,以及視同電算化檔案管理的財務軟件安裝盤、使用手冊等。制定相應的檔案管理制度,加強電算化檔案管理,對各類檔案安全、明晰的保存是內部控制不可缺少的一部分。
8、加強內部審計。內部審計是單位內部控制的重要組成部分,定期對基礎會計資料規范性進行檢查,審核電算化賬務處理是否正確,對會計檔案和電算化檔案進行抽查,審查電子數據與書面資料的一致性。對各相關環節進行審查,有效防止漏洞發生。
在實際工作中,我們需要不斷總結問題,積累經驗,不斷完善我們的內部控制制度,提高財務核算水平,以求為單位經濟決策提供更加精確、有效的信息。
(作者單位:新疆地質礦產勘查開發局第一區域地質調查大隊)
