一、河北省中小企業會計信息化發展的現狀
根據河北省中小企業信息化建設的抽樣調查,在企業內部信息系統的建設和整合中,全部實現計算機輔助設計系統、辦公自動化系統、信息管理系統的企業不足10%;作為企業電子商務最核心的企業資源計劃系統,目前已實現的企業僅占2.9%。而在廣州,企業已有近70%的業務行為是在互聯網上完成的,福建省的企業也有近50%的業務行為在網上完成。可以看出河北省中小企業信息化存在著很大的反差。
中小企業信息化程度直接影響著全省經濟的持續發展,利用先進信息技術努力提高自身的管理水平是中小企業普遍面臨的重要課題。信息化建設悄然地改變著省內廣大中小企業的生存與運營模式。中小企業推進信息化,可以為企業節約大量成本,使企業員工提高工作效率并規范企業的多層次全方位管理,在企業與外界之間,可幫助企業實現電子商務模式。以此拓寬交流范圍,縮短交流的時間、豐富交流方式,可協助維護企業與社會之間良好的關系。因此,企業信息化是根治中小企業頑癥的一劑良藥,通過企業信息化的改造,能迅速改善中小企業的經營狀況,提高市場競爭力。可是中小企業信息化基礎設施的改造需要大量資金,運行系統的維護管理還需要高素質的人力資源,這在大型企業或許不是什么問題,而對中小企業來說,恰恰是一道難以逾越的門檻。
二、河北省中小企業會計信息化進程中存在的問題
(一)缺乏對自身會計信息化條件的正確評估
河北省中小企業普遍對自身管理上存在的問題、自身信息化的基礎缺乏正確的評價。事實上,不同類型的企業會計信息化矛盾點完全不同。自身問題的發現決定著會計信息化目標的確定,進而決定會計信息化實施是否成功。由于會計信息化評估體系的缺乏,導致企業信息化目標不明確,甚至對是否實施信息化持觀望態度,不了解管理上哪些問題正嚴重制約企業的發展。
(二)會計信息化網絡系統風險控制體系亟待建立
會計信息化從初始應用到階段式推廣及至全面發展,從簡單的會計業務處理到建立較為完整的財務軟件系統,從資源利用效率較低的單機操作到資源高度共享的會計軟件網絡化的實施,在河北省取得了顯著的成效。也恰恰是因為網絡系統的飛速發展將計算機網絡固有的安全隱患暴露出來,比如硬件選配不當、傳輸媒介不安全、計算機病毒的侵蝕等等,給信息系統帶來極大的威脅。調查發現,全省約30%的中小企業為了規避網絡風險不愿建立會計信息系統。
(三)會計網絡化缺乏系統性
會計信息系統是企業信息系統中的一個子系統。從管理的層面來看,會計信息系統本身就是面向管理的。然而目前企業只能應用財務軟件中的會計核算功能,而沒有將其管理職能充分發揮出來。因此,軟件只憑借先進的計算機技術而不能與深層的管理目標及管理思想相融合是無法給企業帶來價值增值的。調查結果顯示,全省53%的中小企業軟件開發沒有從企業的客觀需要出發,與企業管理目標和管理思想不融合,所建立的會計信息系統不能充分發揮其功能。
(四)對于硬件的認識有偏差
河北省大部分中小企業實施了會計電算化,但不少企業盲目地追求會計電算化的實施程度,以硬件的高檔配置顯示會計電算化的深入程度,盲目追求硬件的超前性,導致硬件購置、布局嚴重地不符合企業規模,沒有以成本效益原則和業務性質及管理目標為依據,造成了資金的嚴重浪費,這種現象在中小型企業中尤為普遍。
(五)對ERP認識有偏差
像對待office等軟件一樣,很多中小企業把ERP完全等同于一套普通的辦公軟件系統,沒有意識到ERP更是一個有力的管理工具。這種認識上的錯誤導致許多企業將ERP項目預算的90%都花在購買功能齊全的ERP軟件系統上,而忽視了對人員的培訓和系統流程的調整。經過對河北省部分中小企業工作人員訪談發現,很多使用了ERP的部門負責人認為ERP的功能僅僅停留在庫存、物流、會計等層次的管理上。
(六)軟件功能單一,數據共享程度不高
1.會計信息系統孤立于其他系統之外
目前財務軟件之間兼容性不強,產生大量應用問題。在同一行業內部,由于軟件開發沒有從行業的整體角度出發,采用統一的或者是標準的數據接口和使用方法,導致報表匯總、數據查詢、數據傳輸的不匹配。在同一部門中,由于購買者只考慮財務部門工作的需要,沒有從整個單位信息管理的高度出發,結果導致財務部門和其他部門信息的中斷,其他部門不能通過網絡有效地共享財務部門的信息,無法真正滿足企業管理信息系統對信息傳輸和處理的要求。
2.簡單利用計算機替代手工會計業務,會計流程難以滿足管理多層次的需要
調查中發現,全省很多中小企業在會計信息化過程中,僅僅利用了其中的財務核算功能,簡單地把手工會計業務利用計算機去完成了,而沒有利用信息化系統中更強大的管理功能。即當某項經濟業務發生時,只是該經濟業務的歷史記錄資料被送到財會部門,這樣就造成會計信息系統只采集組織經濟業務的子集,卻忽略了大量的管理信息。問題在于,會計信息系統提供的賬表已經無法滿足信息使用者多層次、多視角探究和分析企業的財務狀況和經營成果的需求。
(七)中小企業信息化缺乏科學的評價體系
當前,關于中小企業信息化的評價標準不一,經常會聽到這樣的評價:目前中國中小企業的網站普及率已較高,中小企業的網絡接入基本進入寬帶時代;90%以上的中小企業已接入互聯網,60%的企業的計算機已全部聯網;90%以上的中小企業使用ADSL等寬帶接入互聯網。但是,這樣的指標能夠反映中小企業信息化的水平嗎?
三、河北省中小企業會計信息化實施策略
(一)建立會計信息化實施評價指標體系
會計信息化指標評價是會計信息化體系的重要構成內容,選擇恰當的方法評價會計信息化指標,對于推動會計信息化建設,真實反映會計信息化水平,引導會計信息化的實施,無疑具有重要的作用。根據企業實際情況,這里選定以下幾個方面作為企業信息化程度的評價指標。
1.組織管理指標
企業對于會計信息化建設的組織管理包括企業對會計信息化的重視程度;例會、計劃和總結項目的多少;投資預算比例和維護經費預算等幾個方面。
2.基礎設施建設指標
基礎設施建設指信息化使用平臺的建設,如投資預算的實際使用率;計算機聯網率;人均計算機數量;系統軟件綜合水平等方面。
3.應用實績指標
應用實績指的是在會計信息化系統運行過程中,會計信息化目標與企業的整個戰略規劃一致程度;會計信息化解決實際管理問題的能力;會計信息化能否帶來持久的競爭優勢;會計信息化的計劃控制效果等。
4.人員素質指標
人員素質指企業信息化工作人員自身素質和工作能力,包括大學畢業生的比重;信息化技能普及率;信息化知識更新情況;信息化故障排除率等方面。
5.信息安全指標
信息安全指標指企業實行會計信息化所處環境的安全程度,包括工作人員信息安全意識;信息安全設施水平;數據備份頻率等方面。
以上指標是企業會計信息化程度的標志,但是不同的企業可以根據企業信息化所處的環境建立更加具有可操作性的指標體系,不必局限于此。評價指標設定以后,可以采用模糊綜合評判法進行權重的確定,具體思路不在此贅述。
(二)加快企業信息化建設進程
1.業務處理集成化
河北省中小企業的管理,各部門之間、各種業務之間在分工上進一步細化的同時,相互之間的關聯越來越緊密,運作也是更加精密,企業管理系統正向著對企業“人、財、物、產、供、銷,時間、空間”各個方面綜合的方向發展。實現網絡化會計信息系統,就要求網絡技術不能單獨片面地針對于某單一部門,即企業所選擇的網絡方案中財務系統和其他各業務部門管理系統做到“無縫連接”,以實現企業財務、業務的一體化。
2.適度的系統開放和資源共享
會計系統的開放性主要體現在會計信息的披露內容和發布方式上。網絡系統可以及時披露國內或國外有關企業的會計信息,企業外部的管理部門、投資者、債權人等信息使用者,通過計算機網絡可以有效地獲取自己關心的綜合會計信息,使用系統提供的應用程序對所獲得的明細信息進一步加工,生成自己所需的財務會計綜合信息。但是,由于資金、人才等因素的限制,中小企業會計信息系統安全防范能力相對較低,應在保證系統安全的前提下適度開放系統和資源共享。
3.利用SAAS實現會計網絡化
隨著技術的發展,如今利用SAAS模式實現會計網絡化為國外的中小企業所熱衷。SAAS是Software-as-a-service(軟件在線服務)的簡稱,是在21世紀興起的一種完全創新的軟件應用模式。它是一種通過Internet提供軟件的模式,廠商將應用軟件統一部署在自己的服務器上,客戶可以根據自己的實際需求,通過互聯網向廠商定購所需的應用軟件服務,按定購的服務多少和時間長短向廠商支付費用,并通過互聯網獲得廠商提供的服務。用戶不用再購買軟件,而改用向提供商租用基于Web的軟件,來管理企業經營活動,且無需對軟件進行維護,服務提供商會全權管理和維護軟件,軟件廠商在向客戶提供互聯網應用的同時,也提供軟件的離線操作和本地數據存儲,讓用戶隨時隨地都可以使用其定購的軟件和服務。SAAS具有低建設成本、低維護成本、低應用門檻、低投入風險等四大基本特點。對許多中小企業來說,該模式無疑是最合適的。
(三)會計信息化風險管理策略
1.會計信息系統內部控制策略
傳統會計系統的內部控制機制與手段已不適應網絡環境,根據網絡的特點,控制范圍應由原來單一的財務部門轉變為財務部門和計算機管理部門共同控制。控制方式應由單純的手工控制轉化為組織控制、手工控制和程序控制相結合的全面內部控制。會計信息系統的內部控制可分為一般控制和應用控制兩種。一般控制是指對整個數據處理活動的總體控制,主要是對會計信息系統的組織開發、操作和文檔資料、安全等環節進行綜合控制。中小企業因其規模較小、一般不采用自行開發系統的方式實現會計信息化,所以一般控制的重點應放在組織控制、操作控制和系統安全控制上。應用控制則是指在會計信息系統的數據輸入、通訊、處理和輸出環節所采用的控制程序和措施。
2.會計信息安全策略
保障會計信息安全的措施有三個方面的內容:一是采用有效安全技術,網絡財務軟件應采用兩層加密技術。為防止非法用戶竊取機密信息和非授權用戶越權操作數據,在系統的客戶端和服務器之間傳輸的所有數據都進行兩層加密。第一層加密采用標準SSL協議,該協議能夠有效地防破譯、防篡改、防重發;第二層加密采用私有的加密協議,該協議不公開,并且有非常高的加密強度。二是制定和實施安全管理措施。企業應按照會計信息化的要求按責、權、利相結合的原則,建立健全和實施會計崗位責任制度、安全日志制度等。
3.會計信息系統網絡安全策略
為保護企業網絡系統的安全,首要的措施是防火墻技術。防火墻是一個由軟件系統和硬件設備組合而成的,對非法入侵、非法使用系統資源等情況,執行安全管理措施,記錄所有可疑事件。其次,在網絡系統應積極采用反病毒技術。在系統的運行與維護過程中應高度重視計算機病毒的防范及相應的技術手段與措施。最后,及時做好備份工作。備份是防止網絡財務系統意外事故最基本、最有效的手段,它包括硬件備份、系統備份、財務軟件系統備份和數據備份四個層次。
(四)加快信息化人才的培養
人才是會計信息化成功之本,會計信息化建設必須培養大量信息化人才。企業應從自身的實際情況出發,通過各種途徑積極推進員工的再教育工程,提高員工的思想品德、職業道德、專業知識、工作技能;通過信息化的教育與培訓,培養既能掌握現代化信息技術,又能掌握現代會計知識和管理理論與實務的“復合型”人才;同時積極推進會計信息化建設的繼續教育工作,實現人才培養教育工作的連續化、規范化、制度化,不斷提高會計人員的綜合素質和能力。
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