一、企業(yè)全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)概述
全面預(yù)算管理作為一種優(yōu)化資源配置、有效控制成本、規(guī)范基礎(chǔ)管理的現(xiàn)代企業(yè)管理手段，已為廣大企業(yè)接受并應(yīng)用。企業(yè)全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程一般包括：首先，由企業(yè)依據(jù)整體戰(zhàn)略目標(biāo)、過去經(jīng)營情況和現(xiàn)有企業(yè)狀況，按企業(yè)組織架構(gòu)進(jìn)行預(yù)算目標(biāo)的編制，并將預(yù)算目標(biāo)逐級(jí)分解下發(fā)給下級(jí)各組織，直至最基層組織；然后，各基層組織根據(jù)上級(jí)下達(dá)的預(yù)算目標(biāo)進(jìn)行預(yù)算編制，將自己的預(yù)算數(shù)據(jù)上報(bào)各上級(jí)組織，上級(jí)組織進(jìn)行審批匯總，并逐級(jí)上報(bào)、審批和匯總直至企業(yè)總部；其次，在業(yè)務(wù)發(fā)生過程中，各下級(jí)組織將預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)及時(shí)逐級(jí)上報(bào)、匯總至企業(yè)總部，以便對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況的匯總分析，并根據(jù)預(yù)算進(jìn)行實(shí)時(shí)和動(dòng)態(tài)的控制和調(diào)整；再次，在期末時(shí)對(duì)各預(yù)算組織（責(zé)任中心）進(jìn)行預(yù)算的考核評(píng)價(jià)。最后，再次進(jìn)入分析過去、決策未來的過程。整個(gè)全面預(yù)算管理的業(yè)務(wù)流程構(gòu)成一個(gè)閉環(huán)系統(tǒng)，如圖1所示：
補(bǔ)文一
圖1 全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖
二、全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程
（一）預(yù)算下達(dá)與編制 具體表現(xiàn)在：
（1）預(yù)算目標(biāo)的分解與下達(dá)流程。先將企業(yè)的長期目標(biāo)（企業(yè)目標(biāo)）分解到中期目標(biāo)（戰(zhàn)略規(guī)劃），再分解為年度（年度預(yù)算），季度目標(biāo)（季度預(yù)算與財(cái)務(wù)計(jì)劃），最后分解到每天（生產(chǎn)預(yù)算與生產(chǎn)計(jì)劃安排）；將各類預(yù)算目標(biāo)按照預(yù)算組織架構(gòu)進(jìn)行預(yù)算目標(biāo)的編制，并將預(yù)算目標(biāo)逐級(jí)分解下發(fā)給下級(jí)各組織（責(zé)任中心），直至最基層組織（責(zé)任中心）。處理流程如圖2所示：
補(bǔ)文二
圖2 預(yù)算目標(biāo)分解與下達(dá)流程圖
（2）預(yù)算報(bào)表模板分發(fā)流程。預(yù)算報(bào)表模板由不同的報(bào)表項(xiàng)目組成是具體單位所有業(yè)務(wù)的具體反映，是全面預(yù)算管理的具體內(nèi)容，也是企業(yè)的預(yù)算目標(biāo)分解或具體表現(xiàn)形式。一般而言，單位在實(shí)行全面預(yù)算管理時(shí)都有預(yù)算管理專門機(jī)構(gòu)預(yù)算部根據(jù)企業(yè)具體業(yè)務(wù)與管理需求，結(jié)合單位預(yù)算管理目標(biāo)來制定統(tǒng)一、規(guī)范化的預(yù)算報(bào)表，并根據(jù)單位預(yù)算責(zé)任網(wǎng)絡(luò)體系中的各級(jí)各責(zé)任中心（預(yù)算組織）的預(yù)算目標(biāo)、經(jīng)營業(yè)務(wù)及管理需求將相關(guān)預(yù)算報(bào)表分發(fā)給各級(jí)各責(zé)任中心（預(yù)算組織）。
（3）預(yù)算編制流程。關(guān)于預(yù)算的編制有三種方式，即自上而下、自下而上、上下相結(jié)合的方式。每種方式都有其利弊，企業(yè)可以根據(jù)組織機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)和業(yè)務(wù)情況選擇合適的編制方式，或者是對(duì)不同的預(yù)算項(xiàng)目選擇不同的預(yù)算編制方式。
一是自上而下編制預(yù)算的流程。自上而下編制方法是指由預(yù)算管理委員會(huì)先制定出總的計(jì)劃，然后逐層分解到各級(jí)責(zé)任中心。各級(jí)責(zé)任中心對(duì)預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整后，再進(jìn)行匯總。這個(gè)過程可能重復(fù)很多次。處理流程如圖3所示：
補(bǔ)文三
圖3 自上而下編制預(yù)算的流程圖
二是自下而上編制預(yù)算的流程。自下而上編制方法是指各級(jí)責(zé)任中心先編制預(yù)算，然后匯總生成總的預(yù)算。預(yù)算管理委員會(huì)針對(duì)匯總預(yù)算進(jìn)行調(diào)整后，再形成各級(jí)責(zé)任中心的預(yù)算。這個(gè)過程可能重復(fù)很多次。處理流程如圖4所示：
補(bǔ)文四
圖4 自下而上編制預(yù)算的流程圖
三是上下結(jié)合編制預(yù)算的流程。在實(shí)踐中上下結(jié)合方法顯然是一種理性的選擇。上下結(jié)合方法博采自上而下與自下而上的優(yōu)點(diǎn)，在預(yù)算編制過程中經(jīng)歷了兩者方法的往復(fù)。
（二）預(yù)算執(zhí)行與控制 編制各種各樣的預(yù)算，得出圖表并不是目的，真正能夠按照編制完成的預(yù)算進(jìn)行企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)，并在企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題才是企業(yè)推行預(yù)算管理的意圖所在。其基本原理是將需要控制的預(yù)算項(xiàng)目與日常的業(yè)務(wù)審批流程相結(jié)合。在業(yè)務(wù)發(fā)生前通過項(xiàng)目執(zhí)行申請(qǐng)流程達(dá)到事前控制的目標(biāo)，其具體流程是根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)的預(yù)算項(xiàng)目，從預(yù)算系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)中查找該項(xiàng)目余額并和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的申請(qǐng)金額進(jìn)行比較，若該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的申請(qǐng)金額小于與其相對(duì)應(yīng)的預(yù)算項(xiàng)目的余額，則該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員對(duì)該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的執(zhí)行申請(qǐng)通過，并流轉(zhuǎn)到下一個(gè)審核、審批環(huán)節(jié)。
（1）在業(yè)務(wù)審批過程中擁有審批權(quán)限的人員不僅能夠看到經(jīng)辦部門申請(qǐng)的全部業(yè)務(wù)信息，還能夠查看相關(guān)業(yè)務(wù)預(yù)算的余額、進(jìn)度及相關(guān)信息，并據(jù)此作出同意業(yè)務(wù)申請(qǐng)、駁回業(yè)務(wù)申請(qǐng)或返回經(jīng)辦人員進(jìn)行業(yè)務(wù)修改的決策。另外，在業(yè)務(wù)發(fā)生的過程中業(yè)務(wù)的申請(qǐng)人和審批人能夠?qū)崟r(shí)從系統(tǒng)中獲取該預(yù)算項(xiàng)目的相關(guān)信息（本年度或以前年度的預(yù)算數(shù)、該項(xiàng)目的執(zhí)行進(jìn)度及已執(zhí)行預(yù)算數(shù)、當(dāng)前預(yù)算內(nèi)余額等），并在由于市場環(huán)境、經(jīng)營條件、政策法規(guī)等發(fā)生重大變化致使預(yù)算的編制基礎(chǔ)不成立，或者將導(dǎo)致預(yù)算執(zhí)行結(jié)果產(chǎn)生重大偏差時(shí)按照企業(yè)規(guī)定的調(diào)整流程來進(jìn)行預(yù)算調(diào)整來實(shí)現(xiàn)事中控制的目標(biāo)。
（2）在業(yè)務(wù)發(fā)生后會(huì)計(jì)人員即可在事后對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行確認(rèn)，并且由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行核算，通過將會(huì)計(jì)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)中記錄的項(xiàng)目的實(shí)際執(zhí)行數(shù)與預(yù)算系統(tǒng)中該項(xiàng)目的預(yù)算數(shù)進(jìn)行差異分析并向預(yù)算考核子系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)以達(dá)到事后控制的目標(biāo)。
（3）在企業(yè)全面預(yù)算管理中通過預(yù)算控制點(diǎn)來實(shí)現(xiàn)預(yù)算事前、事中和事后的全過程控制。預(yù)算控制的最佳環(huán)節(jié)是在項(xiàng)目確定前，其次是項(xiàng)目的發(fā)生過程及事后的差異分析。預(yù)算控制點(diǎn)主要有責(zé)任中心點(diǎn)、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生點(diǎn)以及財(cái)務(wù)部門點(diǎn)等。在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，由預(yù)算控制點(diǎn)將實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生的情況與預(yù)算控制數(shù)據(jù)相比較，進(jìn)行預(yù)算項(xiàng)目的發(fā)生控制。正是通過這些預(yù)算控制點(diǎn)的控制，實(shí)現(xiàn)了對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全過程控制，如圖5所示：
補(bǔ)文五
圖5 全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)預(yù)算控制流程圖
全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)在預(yù)算控制過程中所發(fā)揮的作用是將預(yù)算信息、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實(shí)際發(fā)生情況實(shí)時(shí)、客觀地傳遞到各預(yù)算控制點(diǎn)，并利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生所涉及的責(zé)任中心有機(jī)地結(jié)合在一起，并對(duì)各自的職責(zé)權(quán)限加以明確的界定。
（三）預(yù)算分析考核 預(yù)算分析考核是預(yù)算管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，它是對(duì)企業(yè)內(nèi)部各級(jí)責(zé)任中心執(zhí)行結(jié)果（實(shí)際經(jīng)營業(yè)績）和預(yù)算指標(biāo)之間的差異進(jìn)行分析評(píng)價(jià)，是對(duì)各級(jí)責(zé)任中心考核和評(píng)價(jià)的依據(jù)。具體包括伴隨日常生產(chǎn)經(jīng)營過程的動(dòng)態(tài)考評(píng)和期末綜合考評(píng)兩個(gè)層次。動(dòng)態(tài)考評(píng)是指在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的現(xiàn)場進(jìn)行的，對(duì)于實(shí)際執(zhí)行結(jié)果和預(yù)算指標(biāo)之間的差異及時(shí)確認(rèn)和及時(shí)處理。綜合考評(píng)是預(yù)算期末對(duì)于各級(jí)責(zé)任中心預(yù)算完成情況的分析評(píng)價(jià)，其考評(píng)對(duì)象要包括企業(yè)內(nèi)部各個(gè)責(zé)任中心，而考評(píng)內(nèi)容以成本、利潤等財(cái)務(wù)指標(biāo)為主。預(yù)算分析考核的流程如圖6所示：
補(bǔ)文六
圖6 全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)預(yù)算分析與考核流程圖
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參考文獻(xiàn)：
[1]陳曉紅：《管理信息系統(tǒng)》，高等教育出版社2006年版。
