一、ERP管理鏈
ERP是以財務會計管理為核心,優化企業管理中的各項業務流程,使企業資源達到優化和整合。在整個ERP管理鏈中,財務會計作為鏈條的末端起著反映業務事項貨幣價值的作用。企業業務流程管理的目的是有效監控企業戰略目標的執行,確保企業戰略目標的實現,它應具有工作流程自動化和企業多部門之間業務無縫集成的特點。
ERP實施前,企業在對項目的管理上是各部門相對獨立的,計劃部門負責立項,工程部門負責建設,物資部門負責供料,財務部門負責結算,有時會出現物資部門拿著領料單向財務部門結算材料款時,財務部門還沒有工程概算,問到計劃部門才發現工程立項還沒有批準,使項目管理本末倒置,不符合現代企業的科學管理要求。
ERP實施后,系統為企業流程管理提供了信息化平臺,企業管理所需信息全部計入計算機系統,由系統根據既定的程序一步步流轉。如項目管理,從計劃部門立項到建設單位施工、物資部門供料,最后到財務部門結算,全部通過系統自動流轉,且是不可逆向操作的,最大限度地規范了企業項目管理流程。
二、ERP系統的特點
1.ERP系統把企業管理的各個環節串連起來,使財務管理、物資管理、項目管理等實現數據共享,實現了企業資源共享化和業務流程管理的一體化。
2. ERP管理系統強調的是實時的和動態。傳統的企業管理系統各自為政,財務系統僅限于財務部門的核算,偏重于事后分析;營銷系統僅限于營銷部門對電費的統計;物資系統僅限于物資供應部門供、銷、存的信息管理,各系統間數據獨立,相互無交叉。 ERP系統重新規劃各個企業管理子系統,實現數據實時、動態的交換,使企業信息及時準確地傳遞,實現項目管理、材料采購到最終的財務管理這一流程的一體化。
三、ERP系統對企業財務管理的影響
1. ERP擴大了財務管理的內涵
傳統意義上的財務管理主要指對資金、設備等有型資產的管理,而缺乏對人力資源等無形資產的計量。在現代企業中,人力資源管理越來越被管理者所重視,企業資產中以知識為基礎的人力資源等無形資產所占比重大大提高。但傳統的財務核算型軟件無法將人力資源管理融入到企業管理中去,使得企業管理者在進行財務決策時也很難將這部分無形資產結合起來。ERP系統除了財務管理系統外,有效地將人力資源管理融入到企業管理中,豐富了財務管理的內容。
從深層次看,ERP的實施是會計工作內涵的新發展,是會計工作重心的轉移,這意味著未來的會計人員將不再扮演賬房 先生的角色,而是對企業信息進行再加工和深加工的企業管理者。同時會計人員提供的信息價值也將愈來愈受到重視。會計人員在組織上所扮演的角色也日益重要。
2.ERP系統使財務管理更具完整性
以前的財務系統只能稱之為核算系統,只能完成財務管理的最后一個環節—— 記賬,離現代企業的財務管理要求甚遠。現在的ERP系統一是增加預算管理功能,減少人為干預;二是物資公司一發料就自動生成相應的會計憑證,使會計核算更加及時,同時也提高了會計信息的可靠性。
狹義的財務管理是對經濟事項事后的貨幣價值管理,但現代企業需要的是對經濟事項全過程、全方位的財務管理,ERP系統較傳統的財務核算系統在這方面更具優勢。從項目立項即開始了該項目的財務管理,體現在確定項目預算上,這個預算是工程建設部門、物資部門、財務部門需要共同遵守的。工程建設部門要想開始工程建設首先受制于項目立項,工程建設需要物資部門的材料供應,材料出庫即實時產生會計憑證,財務部門做完發票校驗后即付款。這一流程走下來一是減少人為傳遞單據,簡化工作流程,提高工作效率;二是項目管理各環節緊密相連,相互制約,提高工作嚴謹性;三是項目管理各環節均在ERP系統中實時產生結果,為領導決策提供及時、準確的信息。 3.ERP系統細化成本預算控制
以前的財務核算系統沒有成本預算控制功能,財務部對各生產、管理單位的成本管理是靠發放代金券,一種費用發一種代金券,通過顏色、標識等區分。這種原始的管理辦法,一是印制代金券也是一項成本開支;二是各種代金券對使用人來說也需要記憶和辨別。現在的ERP系統可以對成本項目的最底層做預算管理,只要對一個部門輸入預算金額,系統就會自動識別每一筆報銷金額是否超過該部門預算,超出預算的費用開支是不可能在ERP系統中記賬處理的。在ERP系統中,對財務預算管理實現了實時控制和多角度分析,即可把費用項目設置在核算所需的明細層,同時將需要預算考核的部門設置成為一個個“成本中心”,根據不同的管理需要可完成不同期間費用、不同部門費用等任意的組合查詢和管理。
在ERP系統支持下,管理者可以從系統任意查詢每一個“成本中心”的財務預算執行情況,分析預算執行差異的原因,從而實現對企業經營指標的科學分解、分析和事后考核,大大拓寬了財務管理的視角,同時也提高了財務管理的透明度。一方面預算管理發揮事前計劃、事中控制和事后分析的全面控制作用;另一方面,預算管理是在豐富歷史數據的基礎上,綜合考慮生產實際,科學分解各部門、各分項的預算指標,使預算更科學。
4.ERP系統使資金管理更為嚴格
企業財務管理的核心是企業的價值管理,落實到具體內容就是對企業資金的管理。在ERP系統中,通過對企業業務流程的優化組合,在實現信息和數據共享的基礎上減少了貨物收發與財務之間的往來,即在貨物收發的同時產生記賬憑證,大大減少了管理和流轉環節,提高了管理效率。減少中間環節即減少管理漏洞,保證企業經濟效益的最大化。
嚴格資金管理另一方面表現在對個人備用金的管理上,以前的會計核算對個人借出備用金是簡單的累加,沖減時也不分事由,所以在對備用金的管理上顯得較為粗獷,不符合精益化企業管理思路。在ERP系統中,每發生一筆備用金費用在系統中都可生成一條單獨的記錄,每沖減一筆也要求對應借出時的記錄。這樣備用金余額可明細反映是由哪一筆事項所產生的,有利于加強管理。
四、ERP系統應用對財務人員的影響
從以上的論述可以看出,ERP的一些特點取代了傳統會計功能的大部分,因此實施ERP系統管理,對會計人員角色也有很大程度的影響。其中,最突出的是,財務管理的起始點由會計人員手工錄入憑證變成了會計信息會在交易完成后自動產生會計憑證,使得許多原本必須由會計人員來完成的日常工作被系統所取代,而且,工作質量和速度都得到了提升。
筆者認為,ERP系統的實施對會計人員傳統思想確實是一種挑戰,比如,手工記賬時對差錯的更改都是有痕跡的,改電子記賬以后,在會計核算軟件中當月憑證修改是沒有痕跡的。而ERP系統中,又恢復了手工記賬時的管理辦法,任何憑證不能無痕跡修改,對于錯誤的憑證只能在做一筆沖銷憑證后再做一份正確的憑證。起初大家很不習慣這一變化,由于系統使用不熟練等原因每個月都會產生不少的錯誤憑證和沖銷憑證,但這種有痕跡地修改記賬憑證確實是會計制度的要求,ERP的設計方法只是更規范了我們對會計制度的執行。
ERP系統的實施,給企業管理者的慣性思維帶來了不小的沖擊,使管理者的思想發生了新的變革。通過對企業各種資源的有效梳理和整合,優化了企業的管理模式,也提高了企業在市場上的競爭力。企業的管理旨在企業價值的最大化和管理效率的最高化,作為企業管理的核心——財務管理,需要根據企業的自身實際,不斷調整管理思路,以滿足企業發展的要求。目前企業對ERP的實施僅為初級階段,系統的完善也需要不斷積累經驗,身為企業的財務人員應該在系統的深化應用中充當主力軍的角色,勇挑重擔,不斷提高對ERP系統的理解和應用能力,使ERP財務管理模塊更好地為企業發展服務。
