一、前言
內部會計控制對企業(yè)來說十分重要,其不但可以改善企業(yè)的會計信息質量,還可以加強企業(yè)防范風險的意識,規(guī)范企業(yè)的經營管理活動,提高企業(yè)的經營效率,保護企業(yè)的資產。近年來,隨著我國經濟的飛速發(fā)展,我國中小企業(yè)在國民經濟中的地位和作用日益顯著。但由于中小企業(yè)自身的特點,如所有權與經營權未分離,組織結構簡單,業(yè)務性質比較單一等,普遍存在著管理基礎薄弱,內部會計控制缺失或失效等問題,進而影響中小企業(yè)的經濟效益,阻礙中小企業(yè)的發(fā)展壯大,甚至影響其生存。因此研究中小企業(yè)內部會計控制問題,使得內部會計控制能與中小企業(yè)自身有機結合,起到有效的作用,是一個具有現實意義的課題。
二、中小企業(yè)內部會計控制存在的問題
(一)中小企業(yè)員工素質不高
就大多數中小企業(yè)而言,在創(chuàng)業(yè)期,員工文化素質低,思想素質差,業(yè)務知識比較落后。企業(yè)領導人的經營管理水平也不高,獨斷專行。隨著中小企業(yè)業(yè)務發(fā)展的需要,從社會上招聘了大量人員。但其中也包括了不少未受過系統(tǒng)教育培訓、缺乏會計基本知識與基本技能的人員,從而造成了企業(yè)隊伍整體素質的參差不齊,同時也助長了企業(yè)會計信息失真行為的發(fā)生,進而給內部會計控制制度的貫徹執(zhí)行帶來許多隱患。
(二)從內部會計控制的目標來看,在會計信息、資產方面的控制缺乏有效性
①會計信息失真現象普遍存在。
②資產安全完整系數低。
(三)中小企業(yè)管理者對企業(yè)內部會計控制認識薄弱
(四)中小企業(yè)內部會計控制體系不完善
(五)中小企業(yè)組織機構設置不合理,內部管理職責不清
(六)用人觀念非常落后
(七)企業(yè)文化建設沒有引起足夠重視
(八)缺乏有效的監(jiān)督機制
三、如何完善中小企業(yè)內部會計控制
(一)完善內部控制環(huán)境
(1)第一,逐步完善與積極推行中小企業(yè)內部會計控制制度,消除制度的盲區(qū),逐步實現有章可依、有章必依,使中小企業(yè)的內部會計控制系統(tǒng)步入正常運行的軌道。第二,逐步由制度形成習慣,全體中小企業(yè)員工積極主動地遵守各項規(guī)章制度,個別違規(guī)現象也純屬偶然與意外,即大幅度地減少推行的難度,發(fā)揮每一個人的發(fā)動機的作用,實現個人目標與組織目標的統(tǒng)一。同時中小企業(yè)要摒棄任人唯親的思想,引進關鍵人才。對于財務會計人員,中小企業(yè)應實行回避制度,即中小企業(yè)高管人員的親屬不得擔任中小企業(yè)會計機構負責人、會計主管人員。會計機構負責人、會計主管人員的親屬不得在本中小企業(yè)會計機構中擔任出納人員。
(2)中小企業(yè)應建立合理、良好的組織機構。良好的組織結構必須以執(zhí)行工作計劃為使命,并具有清晰的職位“層次順序”、流暢的“意見溝通”管道、有效的“協(xié)調”與“合作”體系。所以中小企業(yè)應該根據實際情況,在完善《中小企業(yè)章程》的同時,參照《中小企業(yè)章程》的要求和行業(yè)的特點,按照“精干、高效”的原則設置職能部門。明確各主要責任人的權利和義務,明確經營權、監(jiān)督權的歸屬以及中小企業(yè)重大問題決策的表決方式,制定合理的監(jiān)督辦法和企業(yè)收益的分配辦法,形成有效的中小企業(yè)治理結構。針對目前中小企業(yè)組織機構的缺陷,根據職能的特點,現重新設計組織機構。此結構確立了董事會在內部控制中的核心作用,同時在董事會下設立管理者代表和內審機構,經董事會授權,監(jiān)督本中小企業(yè)的經營運行情況。管理者代表應由各部門經理以外的人員擔任,以便其全身心投入此工作,同時起到獨立監(jiān)督中高層管理者的作用。同時要將董事會與管理層分開,推行不兼容制度,杜絕決策董事跟總經理交叉任職的現象。考慮到此階段,預算管理對中小企業(yè)經營業(yè)務活動的重要性,建議建立使預算方案的制定權在董事會,組織實施權在總經理,由財務部、銷售部等部門經理參加的預算管理組織。通過對組織機構的重新劃分與安排,可以為企業(yè)規(guī)劃,執(zhí)行、控制和監(jiān)督經濟活動提供一個合理的框架。
(3)中小企業(yè)應重視員工的發(fā)展,規(guī)范企業(yè)文化。首先應對員工進行道德價值觀、專業(yè)知識和職能的導向培訓,提高員工素質;其次要給員工物質的保障及可能的成長空間,如建立有效的績效工資制度和考核標準,保證員工工資待遇能隨中小企業(yè)的成長也能水漲船高;再次能給員工職位晉升的機會。同時中小企業(yè)應堅持企業(yè)的經營宗旨,營造良好的企業(yè)文化氛圍,為企業(yè)建立健全內部會計控制提供環(huán)境保證。
(二)加強風險評估
中小企業(yè)必須樹立風險意識,針對各個風險控制點,建立有效的風險管理制度,通過風險預警、風險識別、風險評估、風險分析和風險報告等措施,對風險進行全面防范和控制,使企業(yè)減少損失增加價值。首先,為了增強中小企業(yè)風險意識,中小企業(yè)應面向中小企業(yè)員工,定期舉辦風險知識培訓班,運用實證或案例分析的方法,分析近期利益和遠期利益的關系,強調內部會計控制的重要性,形成一種人人都重視風險控制、實行風險管理的人文環(huán)境。其次,風險管理要以預防為主,即通過增加、補充或規(guī)范各內部會計控制環(huán)節(jié)來減輕可能面臨的風險。再次,中小企業(yè)管理人員可設置風險管理機制,適時引進風險分析和評估方法,如戰(zhàn)略管理中的“SWOT”分析法,通過分析和評價企業(yè)內部的優(yōu)勢與劣勢、長處與短處、外界的機會與威脅,制定企業(yè)的發(fā)展策略與戰(zhàn)略,增強企業(yè)抗風險的能力。最后,要善于轉嫁風險,如購買保險等。當然,財務部門應當成為化解風險的第一道防線。財務部要建立財務風險防范系統(tǒng),通過分析企業(yè)會計報表及相關經營資料,利用及時的財務數據,分析出企業(yè)將會可能面臨的危機,及產生這些危機的原因,同時及時發(fā)現會計控制體系中隱藏的問題和風險,并報告管理當局和其他利益相關者,以便相關人員提前采取措施避免風險發(fā)生。總之,企業(yè)的風險管理必須貫穿并滲透于企業(yè)控制的全過程。此外在必要時中小企業(yè)還可以通過借助外部咨詢機構的專業(yè)技能對風險進行全面的評估和清理。
(三)完善內部會計控制活動
(1)完善銷售與收款業(yè)務的內部會計控制活動。
要加強不相容職務的分離控制,防止舞弊行為的發(fā)生。中小企業(yè)應當指定專門人員就銷售價格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等具體事項與客戶進行談判。談判人員至少有兩人以上,并與訂立合同的人員相分離。銷售談判的全過程應有完整的書面記錄,金額重大的銷售合同的訂立應當征詢法律顧問或法律專家的意見。中小企業(yè)應當建立健全銷售合同審批制度,總經理應對銷售價格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等嚴格把關。要建立客戶檔案和信用等級分析制度,保證中小企業(yè)資產的安全。建立賒銷業(yè)務的審批制度,同時加強對應收賬款的控制,避免資金的流失。中小企業(yè)應派銷售人員根據合同及時催收欠款,對逾期而又久催未回的應收賬款應制定相應措施,對惡意欠款的,可運用法律手段追回欠款。中小企業(yè)可建立獎勵機制,催款人員的獎金與催回款項金額掛鉤,以此鼓勵催款人員積極催收欠款,加速企業(yè)資金回籠,減少壞賬損失的發(fā)生。對于無法收回的應收賬款應及時加以處理。此外,中小企業(yè)至少每年要將企業(yè)的應收賬款同客戶的應付賬款核對一次,保證應收賬款賬面的準確性。
(2)完善貨幣資金業(yè)務的內部會計控制活動。
出納應根據《現金管理條例》的規(guī)定,嚴格實行收支兩條線,并將超出庫存限額的現金及時存入銀行,保證現金資產的安全完整。對于因經營需要而不必當日存入銀行的現金收入,應得到會計主管的簽字批準。同時當天不能解入銀行的現金必須單獨列表,注明金額和未解入銀行的理由,以便日后同銀行存款、其他應收賬款相核對。中小企業(yè)應派專人對庫存現金進行定期或不定期的盤點,根據清查結果編制現金盤點報告單,填列賬存和實存等情況,以此來保證現金的賬面余額與實有數相符。
每月應由會計去銀行索取對賬單,將對賬單余額與銀行存款日記賬賬面余額對賬,編制銀行存款余額調節(jié)表,調節(jié)未達賬項,使銀行存款賬面余額與對賬單余額相符,驗證賬面余額的正確性。同時,應建立會計人員之間以及會計與出納之間的輪崗制度,從而使以往日常工作中的差錯和不軌行為容易暴露,消除有些人蓄謀侵占盜用的念頭,減少貨幣資金管理中產生舞弊的可能性。
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