高校會計檔案既是學校在教學、科研、行政管理、后勤服務中經濟活動的歷史紀錄,又是高校檔案的重要組成部分,是一種重要的經濟信息資源,高校的會計檔案是否真實、齊全、準確、完整,將直接影響到高校會計檔案管理的質量以及高等教育事業的健康發展。
一、會計資料收集要完整、及時
收集會計資料要以會計業務為主線,凡具有保管價值的所有會計事項記錄、核算資料、財務管理類的資料,都應及時收集,不得缺少和遺漏,如發現缺少的資料,應立即向有關當事人追回或采取必要的補救措施,以確保會計檔案材料的完整性。依據《會計檔案管理辦法》,會計檔案資料主要包括:
1.會計憑證類:包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單及余額調節表等。2.會計帳簿類:包括總帳、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其他會計帳簿等。3.財務報告類:月度、季度、年度財務報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明、其他財務報告等。4.其他類:包括財務會計制度、經濟合同、內部和外部審計資料、經濟分析與總結、資產評估、驗資報告、會計移交清冊、會計檔案保管、銷毀清冊等資料。5.實行會計電算化的一切數據資料、程序資料,以及采用膠片、磁、光等介質保存的資料。財務管理信息系統的檔案應包括:(1)每年一次的數據庫備份;(2)財務軟件升級前的數據庫備份;(3)打印輸出的經過蓋章簽字的會計資料;(4)所有版本的系統、網絡、數據庫和相關軟件;(5)軟件的開發文檔、源程序;(6)其他應存檔的資料或數據。
二、會計檔案的整理和歸檔要科學
對會計檔案材料的整理和歸檔要按照會計檔案的規范要求,制定科學規范的分類編號方法和歸檔時限,建立會計檔案保管清單、移交清單、借閱登記單,做到會計檔案內容的準確性、及時性,以及歸檔手續的完備性、有效性,并按會計檔案分類編號規則整理帳、表、憑證和其他會計資料的擺放位置,提高查閱速度。
(一)月末會計人員將會計憑證整理,按順序排列,連同所屬會計憑證,按統一要求裝訂成冊。
(二)會計年度終了后,由財會部門按照歸檔要求將裝訂成冊的會計檔案整理立卷,按會計檔案材料的關聯性,分門別類地組成幾個類型的案卷,將各卷順序編號。按全年順序統一編號,按月裝入檔案盒,歸檔時保管的會計憑證日期、編號、立卷人等項目要填齊。
(三)會計檔案按年立卷。訂本賬簿歸檔時貼上統一格式的標簽,要逐項填寫清楚,蓋章齊全;活頁帳要加封面,賬簿使用登記表及備考表要逐項填齊;有關輔助帳、登記本也應該按規定整理裝訂、編制清單,統一歸檔。
(四)會計報表、其他資料分類按年裝訂,統一編號,編寫目錄,月報、年報分開組卷,用統一的檔案盒歸檔保管。涉及外事的會計資料、會計移交清冊、會計檔案保管、銷毀清冊應分類按年單獨裝訂,加封面,統一編號,編寫目錄,歸類保管。
(五)基本建設項目的會計檔案,可在基建項目竣工驗收、交付使用及清理完往來款項與其他未了事項之后進行立卷歸檔。
(六)實行會計電算化的數據庫的備份要永久保留。以膠片、磁、光等介質保存的數據的檔案按照有關規定保存在溫濕度適宜、陽光不直射,并且不能被損壞的場所。以磁介質存儲的數據應定期更換新的介質,進行再拷貝。
三、會計檔案的鑒定銷毀要嚴密
學校會計檔案的鑒定銷毀,要根據學校財務會計工作中的實際特點,按照一定的原則標準和方法,來判定會計檔案的價值并確定其保管期限。如具有考證或長遠利用價值,或反映會計核算、年度決算及學校教職工的工資名冊等內容的依據性材料以及未結清的債權、債務的原始憑證和未完工的工程檔案在債務結清和工程完工之前,我們都應劃分為永久保管;其余屬于定期保管,分為三年、五年、十年、二十五年。超過保管期限檔案,由學校檔案部門提出銷毀意見,會同學校財務會計機構,嚴格審查,編制會計檔案銷毀清冊,經學校主管領導簽審后,方可進行銷毀。在銷毀時,除檔案部門和財務部門外,還要有審計部門人員參加監督,從而保證會計檔案銷毀制度的嚴肅性。 四、會計檔案的歸檔保管要專職專人
學校會計檔案管理,在明確會計業務各崗位檔案處理要求的基礎上,指定專門會計人員負責全面財務檔案管理,并保持相對穩定,負責會計檔案資料的收集、裝訂、保管、存儲、分類編目和銷毀,提供會計檔案的借閱和提出有關會計檔案管理的建議。因此,會計檔案管理人員必須由具有系統財務專業知識、經驗和檔案管理相關知識、經驗的會計人員擔任,切不可隨意更換。要做好學校會計檔案管理工作,就必須建立規范化的會計檔案室,由分工負責的會計人員管理,從日常會計資料的收據、發票到憑證、賬簿、報表、會計文件、制度,都要做好明確分類,編寫存檔目錄和分類卡片,登記會計檔案的收和出,詳細記錄,完善管理。
五、會計檔案管理要技術化、正規化
要使高校會計檔案管理正規化,首先,應該形成主管領導財務處長各科室科長專管人員為一體的正規化體制,重視會計檔案管理,不斷改進管理方法,如迅速培養專業會計檔案管理人員,提高管理水平;同時,在檔案存載媒體上,除外來原始憑證需紙化歸檔外,應利用現代計算機和計算機網絡技術,實現財務資料院內范圍聯網,比如,學員交費收據資料全部存儲在學院電腦信息中心服務器,收據生成開始,收據資料就自動歸檔存入財務檔案管理系統的相應空間位置。對于財務文件,上級主管部門下發到院財務科,就要同時進入財務管理系統。在計算機辦公自動化、無紙化技術安全支持的情況下,既保證了會計檔案資料的及時、準確、完整,又提高了會計檔案管理的工作效益,更為及時查找保管期內任何資料提供了極大的方便。
總之,會計檔案是高校檔案的一個重要組成部分,無論從其數量、內容,還是保密程度來說都具有重要性。會計檔案管理的好壞,也反映了一個學校財務管理水平的高低,因此必須經常學習檔案法律、法規,增強整理和管理會計檔案的法制意識,定期學習會計檔案整理和管理的業務知識,規范管理會計檔案,不斷改善保管條件,確保會計檔案的安全、完整,及時完善規章制度,依法處置會計檔案,為單位財務工作、審計工作和制定經濟決策提供檔案利用服務。
