一、企業集團應用管理信息系統的目的
管理信息系統(簡稱MIS),它是一門新興的學科,是一個以人為主導,利用計算機硬件、軟件、網絡通信設備以及其他辦公設備,進行信息的收集、傳輸、加工、存儲、更新和維護,以企業戰略競優、提高效益和效率為目的,支持企業的高層決策、中層控制、基層運作的集成化的人機系統。
在企業集團中,信息系統的框架包括:企業戰略目標、企業各項職能相關的活動模式及處理流程、信息系統和硬件、軟件、網絡及技術人員。其中企業信息系統由決策支持系統(DSS)、管理信息系統(MIS)、業務事務處理系統(TPS)三個子系統組成。
隨著科學技術的發展,電子計算機數據處理技術在企業中的廣泛應用,極大地改變了企業內部控制所處的環境,管理信息系統的產生、發展與完善,使企業從高層領導到基層員工得以從繁重的人力手工工作中解脫出來,與時俱進,實時發展的同時,節約工時,提高效率,為企業的未來提供良好的輔助平臺。網絡技術的應用更增強了管理信息系統的實用性,如在財務中遠程報表、遠程報賬、遠程審計等,為內部控制提供新的方向和內容。
二、企業集團信息系統在內控中的職能及應用現狀
(一)內部控制在企業集團中的作用及加強措施
企業集團中內部控制的重要做不容忽視,它可以確保單位經營活動的效率性和效果性、資產的安全性、經營信息和財務報告的可靠性。從傳統觀念上看,加強內部控制的方法一般有:完善法人治理結構,強化內部核心作用;明確相關人員職責,建立相互制約機制;強化企業審計監督,確保內控制度執行。
然而,從現實情況看,當今時代是一個信息時代,通過先進的計算機和網絡技術,加強企業內部與外部的信息管理控制,更有利于提高企業工作效率,進而達到增加企業效益的目的。
(二)管理信息系統在企業集團中的職能
完善的MIS具有以下四個標準:確定的信息需求、信息的可采集與可加工、可以通過程序為管理人員提供信息、可以對信息進行管理。企業集團所需求的管理信息系統應具備以下職能:1.信息管理職能。集團企業一般分設有下屬子公司,因此母公司所采用的MIS需能夠有效地管理、控制不同類型和地區的子公司,有效整合和共享信息資源。2.財務核算管理職能。系統能夠對各子公司實施有效地管理和監控,有助于加強對各個部門的財務控制,提高預算編制,管理和分析企業運行效率,實現高效、全面的預算管理,逐步實現實時監控。3.資產管理職能。企業中的資產可以分為有形和無形資產,系統能夠對企業中的有形資產,尤其是大額的固定資產的相關信息進行及時更新與估價,統籌集團中資產總額,便于內部管理與控制。4.投資管理職能。系統能對各種投資項目盡心有效管理,進行項目的可行性分析和風險性分析,降低各種投資的風險,提高投資決策的科學性及項目的成功率。5.決策管理職能。系統能夠為管理層、決策層提供有效的計劃、預算、決策工具,提示數據之間的隱含關系,使決策依據數據化,結果具有科學性,滿足集團總部對整個集團未來經營活動經行規劃的需要。6.人事管理職能。系統能夠合理確定人力資源規模,有效地分配和使用人力資源,建立績效評價指標體系,對職員的工作情況予以考核和監督,形成良好的競爭激勵機制。
從上述職能不難看出,企業集團管理信息系統的應用對于加強和完善企業內部控制起著至關重要的作用,信息的順利獲取和利用既是企業內部控制的重要組成部分,又能夠保證內部控制活動的運行。信息系統中財務數據直接從數據庫中采集并進行會計處理,減少了數據錄入錯誤機會,提高了預算、核算,進而生成報告的準確性和及時性,這無疑強化了內部控制。此外,風險管理和決策管理是內部控制的重要方面,信息系統的應用提高了企業風險評估的效率,及時規避風險,使動態和實時控制成為可能,更好地體現出基于預測和預防的風險評估機制。
(三)企業集團中管理信息系統的應用現狀
現階段,雖然全球信息技術在突飛猛進的發展,但是就我國目前的情況來看,企業集團運用管理信息系統依然不夠完善,尤其是在子公司內部,如信息系統中的電算化的應用情況不盡如人意,又很多集團企業的總部運用了電算化軟件,但在其附屬的子公司內部則仍然采用原始記賬方式,一方面阻礙了相互之間信息的共享,另一方面不利于提高工作效率,從而影響企業績效。
另外,目前市場上還沒有一個成熟的系統適用于大型集團企業,很多情況是在集成現有資源的基礎上,根據自身的具體情況和特點開發一套集成化的管理信息系統,這在某種程度上制約了企業信息系統的應用。
三、企業集團信息系統存在的弊端
(一)系統應用不健全,母子公司之間信息共享存在障礙。子公司向母公司提供數據出現問題,由于未實行建立全面的信息系統,因此需要人工錄入數據,出現錯誤的可能性加大。
(二)管理信息系統與業務處理系統出現夾層,導致謊報信息。母公司運行的信息系統往往與子公司實際業務處理系統相互獨立,出現邊緣地帶,由于二者追求信息價值的差異性,很有可能導致子公司有意過濾信息,報喜不報憂,嚴重影響公司利益。
(三)網絡環境的開放性和動態性,給管理信息系統內部控制帶來了許多新問題。如會計信息通過網絡通訊傳輸,有可能被非法攔截、竊取甚至篡改,網絡信息還有可能遭受病毒入侵或黑客攻擊等,這些都加劇了信息失真的風險,從而加大了內部控制的難度。
四、改進弊端的措施
(一)逐步建立健全整個集團內部的管理信息系統,實現母子公司之間最大化的信息共享。
(二)在構建集團信息管理系統的過程中,應將母子公司相互獨立的系統綜合考慮,看作整體模塊進行處理,以便日后信息傳遞過程中減少最終避免謊報、有意隱瞞的情況出現。
(三)針對網絡傳輸過程存在不安全隱患,病毒、惡意軟件、黑客攻擊等是全球共同面臨的問題,預防風險,降低損失,企業應采取措施防止險情發生,并提前做好應急準備。
綜上,跨進信息時代,面臨現代信息技術帶來的沖擊和壓力,內部控制唯有及時有效的引入和利用信息技術,不斷改革與創新,使管理信息系統在企業中合理地發揮應有的作用,才能在未來的競爭中處于領先地位。
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