在我國,由于缺少完備的市場經濟法規監管體系,沒有建立起來真正的現代企業制度,一些缺乏文化環境的企業在實施ERP過程中大多以失敗而終。為提高在國際市場上的競爭能力,筆者所在的中原油田,正在全面推行ERP的管理思想,準備實施和應用基于ERP思想的計算機信息系統。本文就實施ERP信息系統后財會工作的結構和職能變化以及今后工作發展方向進行分析和預測。
一、財務工作信息化在ERP信息系統中的地位
Deloitte和Touche給予ERP的定義是:ERP是集成的企業業務軟件系統,它允許企業對于他們的絕大多數業務流程自動操作和整合,分享橫跨整個企業的共同數據和操作規范,在一個實時的環境中生成和評價信息。{1}
ERP的工作思路就是利用信息技術把企業產品生產過程和分配過程中各個環節的各類生產要素和產品的信息有效地采集、儲存、集成、共享利用,縮短生產要素和產品的采購、調配、組合、加工、運送、分銷時間,減少單位時間內的資金占用量,提高單位時間內的生產效率,爭取單位時間內銷售最大數量。ERP要求企業對于所有資源施行按照業務流程的集成管理,打破部門分隔的計劃管理。ERP管理是生產流程管理,是供應鏈管理,歸根結底是對于企業的價值鏈的管理,減少每個環節的成本,增加每個環節的利潤。因而,財會管理在ERP實施過程中占有重要的地位。
ERP的目標是協調企業的全部業務,從供應商評價到客戶訂單。ERP應用一個中心化的數據庫支持企業內的制造功能、銷售功能、財務功能、后勤功能、人力資源功能之間的信息流動,進行業務流程的協調。當數據整合、降低交易成本、信息的速度和精確性成為企業的關鍵戰略問題時,ERP軟件能夠很好地解決這些問題。在ERP系統中,數據僅僅一次性輸入一個共同的、完整的、持久存在的,為所有相關人員使用的數據庫。通過局域網或者國際互聯網,不僅將遍布世界各地的分公司、子公司緊密地聯系起來,而且所有的供應商和客戶都能夠隨時隨地查詢合同的執行過程。ERP的應用把企業的所有作業流程標準化、代碼化、信息化、客戶化,把供應鏈、銷售鏈、生產流程和管理流程的整合為一體,并以此把與其有交易的供應商和客戶與自己捆綁在一起,以自己為中心建立起一個龐大的經濟命運共同體參與市場競爭,謀求超越競爭對手的戰略優勢。供應鏈、銷售鏈、生產流程和管理流程的整合是以價值的存在為基礎的。如果在任何一個必要的環節上沒有價值的生成,鏈條就要斷裂,整合就不能完成。在企業業務流程的網狀鏈條上,沒有價值增加的環節是冗余的環節,是應該減去的環節。因而,計量價值、反映價值的財會工作信息化,是ERP信息系統的核心。ERP信息系統的實施必定會使得財會工作結構和職能發生徹底的變革。
現在,ERP在我企業信息化管理中已處于核心支撐地位。ERP的引入帶來了企業管理的深刻變革,特別是對處于企業管理核心地位的財務管理提出了新的要求。在ERP系統的支持下,企業各個部門之間實現了充分的信息共享。
二、實施ERP管理信息系統對企業財會工作的影響
實施ERP信息系統后,在業務流程中發生的一切業務操作的信息,隨著操作同時采集或者由具體的操作人員適時地輸入數據庫。這些勞動或者是僅僅對于自動采集記錄數據信息化的設備的看護,或者是對于計算機鍵盤的敲擊。正是這類眾多的分散在供應鏈、銷售鏈、生產流程和管理流程中的業務操作人員的數據采集錄入勞動,取替了集中于財務部門的會計人員的憑證審核、記錄、匯總、分析和保存等大量繁瑣的工作,使得一些崗位的存在沒有必要,或者是大量地減少成本會計、資金會計、資產會計、總賬會計、預算會計和稅務會計等崗位的數量,或者是原來獨立分設的多個崗位合并在一起。同時,內部控制工作也變得技術化,保證了財會信息的真實和及時。例如,國有特大型企業廣東韶鋼集團實施ERP信息系統后財務管理工作就發生了很大的變化。{2}韶鋼集團在實施ERP信息系統前,其財會機構分為財務部和會計部兩個平行的部門。財務機構進行分析決策,會計機構進行反映和監督,并由較高級別的領導直接負責籌資還貸、資金管理等工作。實施ERP信息系統后,由于解放了財務工作的生產力,他們將財務處和會計處合并,定員數由2001年末的201名精減為123名,精減比例接近40%;科級人員(財務科長、財務主管)由原來的54名精減為16名,精減比例達70%;一般管理人員由原來的144名精減為104名,精減比例為28%;管理機構精簡66%。
我們中原油田自2006年實施信息系統以來,也取得了良好的效果。ERP信息系統的實施,使得財會部門的會計記錄功能的弱化,管理職能強化,財務管理功能與企業其他方面管理功能的融合。財會部門結構壓縮,中間層次變薄或消失。ERP信息系統的實施,使得信息流的傳遞更加及時、便捷,實現了資金管理模式從桌面走向網絡,財務資金管理人員可以方便地實現銷售信息的遠程處理和財務活動的集中化管理,確保資金安全,加速資金周轉、提高了資金使用效率。在財務、銷售、生產、計劃、管理、庫存、物資供應方面,ERP也使公司的組織結構、核心業務流程得到合理的配置和優化,為企業的經營決策提供了更全面、更準確、更科學的信息。
三、ERP管理信息系統下,財會管理工作的未來發展趨勢
實施ERP信息系統后財會工作結構和職能的變化,給財會管理工作帶來了發展的機遇,同時也決定了財會管理工作中心的轉移和工作重點的改變。
1.在實施ERP信息系統前,生產要素的流動,資金的流動,信息的流動,以及由會計信息計量和反映的價值的流動,是相互分離的;會計信息的流動遲于資金的流動,資金的流動遲于生產要素的流動。在實施ERP信息系統后,生產要素、資金、會計信息的流動變得實時同步。這樣原來不能做到或不易做到的財務管理事中控制工作就變得輕而易舉了,且能夠實施在線控制、遠程控制和實時控制。通過ERP信息系統,財會人員可以比較某個單位或某個項目資金實際使用情況與預算計劃,了解資金使用進度,分析實際與計劃差異的原因,進行實時控制。同時,由于數據庫有共享功能和長期儲存功能,根據往年往期資金使用情況和其他分公司、子公司類似項目資金的使用情況,財會人員可以方便地制定資金使用計劃,進行事前控制。同時,在原財務信息數據采集和錄入的監管方面。實施ERP信息系統后,財會管理工作的基礎移到了生產一線。以前由財會人員完成的會計事項,現在一大部分工作要由生產一線的操作人員來完成。需要指導操作人員按照正確的方法采集和錄入數據,以保證會計數據的真實性。
