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全面預算管理是企業圍繞既定的經營目標,利用預算讓全員參與到對企業內部各部門、各單位的各種財務及非財務資源的分配、控制、考核、評價等全過程的經營管理活動中去的內部控制管理系統。作為現代企業管理的一種手段,其作用發揮的程度對于企業年度目標的確定、經營活動發展方向的把握、內部資源的重新配置以及企業內部管理績效的評價等多項管理活動均會產生一定的影響。而線下全面預算的管理方法,對于全面預算管理效用的發揮起到了一定的阻礙作用。全面預算管理信息化是全面預算管理發展到一定階段的必然要求,全面預算管理信息系統項目的實施是實現全面預算管理信息化的第一步。
一、線下全面預算管理
(一)線下全面預算管理的含義
線下全面預算管理是指企業沒有實施全面預算管理信息系統之前,在企業實施全面預算管理的工作方式。即通過手工、office軟件等輔助工具收集、傳遞預算信息,匯總預算數據,完成預算編報、分析、控制等預算管理活動。
(二)線下全面預算管理的不足
目前,國內多數企業仍通過線下全面預算管理完成對企業的全面預算管理工作。這種方式,存在靈活、多變的優點,但是由此帶來的不足也嚴重影響了全面預算管理效用的發揮。
1.部門間溝通協調,影響了編制效率。由于沒有統一的、數據共享的工作平臺,缺乏有效的協調工具,各部門協作起來比較困難。對于預算編制的時效性無法保證,導致公司內部資源的大量浪費。
2.EXCEL表格帶來的弊端,無法進行多維數據的體現。由于全面預算編制不僅包括財務指標,而且包括非財務指標,涉及企業的方方面面,加之預算指標之間的勾稽關系復雜,就導致預算編制的周期較長,必然耗費大量的人力、物力和時間。姑且不談手工方式的費時、費力,即使是電子表格也存在著信息難以共享集成、不支出預算跟蹤、安全性差,協調性弱的不足,無法滿足全面預算管理的需要;同時電子表格無法支持多維數據的分析,也阻礙了預算管理細化工作的開展。
3.全面預算管理流程很難嚴格執行。全面預算管理工作較好的企業,一定會有比較完善的預算管理制度,但是沒有信息平臺的支持,預算管理制度的執行就會存在一定的問題,特別是預算編制流程如果沒有信息系統的規范和約束,往往實際的操作就無法按照既定的流程進行,從而嚴重影響了預算編制的實效性,也造成了全面預算管理中權限管理的混亂。
4.預算的控制、分析非常薄弱。當經濟業務發生時,由于沒有實現IT環境下的集中管理模式,無法獲得實時的動態數據,無法按照各級制定的具體預算指標進行實時控制,無法及時進行預算的差異對比分析,無法采取相應的調整措施,導致預算與實際的嚴重分離。
從上述幾個不足可以看出,手工或線下的操作方式已經嚴重影響了全面預算管理效用的進一步發揮,全面預算管理信息化是充分發揮全面預算管理內部控制的作用,促進企業從粗放型管理向精細化管理邁進的必然途徑,也是縮短預算編制周期,加強全員合作,實現預算數據共享,保證及時對預算進行監控、分析、調整的有力工具。
二、全面預算管理信息系統項目的實施
由于各企業對全面預算和實際經營管理的要求有所不同,因此,各企業需要量體裁衣,選擇適合企業自身實際的全面預算管理信息系統。但無論是選擇實施目前國際上比較先進的預算軟件如Oracle公司的Planning或者SAP公司的BPC,還是國內金蝶、用友等公司開發的小型預算軟件,全面預算管理信息化項目的實施基本相同。
(一)全面預算管理信息系統項目實施的步驟
1.公司全面預算管理工作、需求的梳理和規范。在實施信息系統之前,需要對公司的全面預算管理工作進行全面的梳理和調研,從預算管理的制度、組織架構、預算管理流程、預算管理的目標(需求)、預算編制的基本模板等各個方面進行,建立起一套組織嚴密、流程順暢、制度完善、權責明確、管理目標清晰的全面預算管理體系。
2.在全公司進行廣泛宣傳,讓參與全面預算管理的人員了解該項目。全面預算管理的特殊性決定了全面預算管理信息系統的實施絕不僅僅是公司財務部門和信息化管理部門的任務,應該是一個實施之后對全員都具有約束力的系統,是一個全員都有可能使用到的系統。因此全面預算信息系統的實施就需要全員的參與,要讓參與人員意識到,他們也是全面預算信息系統實施的一份子。
3.選擇項目實施小組。選擇合適的項目實施小組對項目成敗至關重要。一個良好的團隊至少應該包括實施方的人員和客戶,有條件的也可以請專業的系統實施服務公司、咨詢公司等加入。在確定小組的成員時,來自客戶方的成員必須有項目管理的經驗,而且有權迅速制定行政決策。
4.制定項目計劃。實施方、客戶以及咨詢公司需要共同制定出項目的實施計劃,該實施計劃應該對實施階段的任務范圍作出明確的規定,并標識出里程碑的任務,明確各項任務的實施步驟、資源保證和完成時間。
5.培訓。一般培訓的有兩類用戶:超級用戶和最終用戶。超級用戶要了解系統運行的技術細節,以及如何個性化應用程序以達到公司的要求。最終用戶只需要接觸系統的一般應用,掌握如何在系統里面進行正常業務的操作即可。
6.測試。為了保證系統能夠成功實施和應用,在正式運行前,必須經過全面的測試。測試的方式有多種選擇,而最佳的方法是選擇一個核心小組成員,他們了解各種變化,能夠有效地對系統作出評價。
7.運行。經過全面的測試,解決發現的問題后,就可以運行系統,全面上線了。
8.實施后的支持。即使經過了全面的測試,也無法保證系統上線后正式運行時不會出現任何問題,因為實際的業務情況時刻都在發生著變化,而測試終究無法代替實際的業務。所以,系統上線運行后的一周內必須有實施顧問的支持,以保證及時解決運行中發現的問題。
(二)全面預算管理信息系統項目實施應注意的幾個問題
1.選人。選合適的人,做合適的事,是組建全面預算管理信息系統項目實施小組應該遵循的基本原則。組建一個好的預算項目小組是一件不容易的事情,在從組織內部挑選人員的時候一定要注意所挑選的人員能夠在預算管理的崗位上長期干下去,而且本人也對預算管理工作投入比較大的興趣,能夠全程參與到項目的整個實施過程中去,能夠并且也愿意作決策并盡力實現目標;在挑選外部顧問時需要根據企業預算管理項目的復雜程度,本著成本效益的原則選擇相當水平的顧問;同時要考慮外部和內部人員之間可能存在人格沖突這個在長期項目實施中比較重要的因素。
2.需求。全面預算管理信息系統項目實施的實質是滿足企業對全面預算管理的要求,即企業對系統提出的需求。對于實施小組而言,充分了解客戶提出的需求是實施小組不偏離方向、不擴大實施范圍的根本保證。對于企業提出的需要,要能夠分清楚哪些是核心需求,哪些是重要的業務需求,哪些又是一些華而不實的特性。要將核心需求作為項目實施時最重要的部分,其他需求可以根據預算和預測的周期長短在未來予以實施。
3.培訓。在什么時間培訓什么內容以及培訓什么人,可能對項目實施過程的促進作用有很大不同。有兩點建議可供參考。(1)在項目剛剛開始的時候就提供一個基本的培訓,可以讓項目小組的所有成員大概了解項目的有關情況,對項目有一個整體以及輪廓性的認識,同時提供關于項目管理有關知識的培訓,以促進日后項目實施過程中的項目管理。(2)在完成需求分析并明確整合事項后,提供細節化的培訓。這個時候小組成員或者是超級用戶要接受詳細的標準化的培訓計劃。 4.交流。最容易使項目失敗的原因是高管、項目小組、咨詢顧問和最終用戶之間缺乏交流。要想項目既迅速又有效地完成,怎么強調交流的重要性都不為過。無論是項目實施前,過程中還是之后,都應該加強各個層面的交流,及時進行溝通,并將相關內容傳達給受系統影響的人群。
企業信息化的進程在不斷加快,全面預算管理信息化只是其中的一個子集,而全面預算管理信息系統項目的實施成功也僅僅是全面預算管理信息化邁出的第一步,盡管不同企業中不同的項目有不同的管理方式和方法,但是作為項目管理的基本要求,相信本文給出的有關項目實施的步驟和關注事項,多少會對企業中項目的實施有所幫助。●
