【摘要】 本文從建立企業會計內部控制的必要性、關鍵控制點的確定,內部控制制度組織體系構建、職責劃分,內部控制制度的執行、報告,內部控制執行情況的監督檢查、考核與評價等方面論述了如何加強會計內部控制,以規范縣級供電企業財務管理。
【關鍵詞】 會計內部控制; 財務管理; 風險; 監督檢查
企業內部控制制度,是為適應生產經營管理的需要而產生的,是現代企業內部管理制度的一個重要組成部分。企業內部控制制度,是企業內部為有效地進行經營管理而制定的一系列相互聯系、相互制約、相互監督的制度、措施和方法的總稱。企業實施會計內部控制,能夠保護其資產的安全與完整,及時發現、糾正錯誤及舞弊行為,保證會計資料真實、完整,控制風險,規范企業的財務管理。如何實施和完善企業會計內部控制機制,應做好以下幾方面的工作:
一、建立規范嚴謹的內部會計控制制度,以制度來制約企業的各種財務管理行為
“無規矩不成方圓”,按照《中華人民共和國會計法》、《內部會計控制規范——基本規范(試行)》和《內部會計控制規范——貨幣資金(試行)》等法律法規,結合本單位的實際情況,制定包括貨幣資金、實物資產、對外投資、采購與付款、銷售與收款、成本費用等經濟業務的內部控制制度。
內部會計控制制度應當約束企業內部涉及會計工作的所有人員、各項經濟業務及相關崗位,任何個人都不得擁有超越內部會計控制的權力。
二、確定關鍵控制點,強化內部會計控制的可操作性和實用性以防范風險
(一)從貨幣資金控制入手,保證貨幣資金的安全完整
1.對貨幣資金收支業務建立嚴格的授權批準制度,辦理貨幣資金業務的不相容崗位應當分離,相關機構和人員應當相互制約,確保貨幣資金的安全。辦理貨幣資金業務的人員應當具備良好的職業道德,忠于職守,廉潔奉公,遵紀守法,客觀公正,定期實行崗位輪換。審批人應當根據貨幣資金授權批準制度的規定,在授權范圍內進行審批,不得超越審批權限。經辦人應當在職責范圍內,按照審批人的批準意見辦理貨幣資金業務。對于審批人超越授權范圍審批的貨幣資金業務,經辦人員有權拒絕辦理,并及時向審批人的上級領導報告。
2.在貨幣資金業務過程中,應當按照“計劃申請、支付審批、支付復核、辦理支付”程序辦理貨幣資金支付業務。
(1)計劃申請。辦理采購、維修等業務時,應提前根據年度批準的財務預算編制帶有連續編號的計劃明細表,由責任部室領導簽字后按照審批權限呈主管局長、主管財務局長、局長審批,責任部室將審批后的計劃報財務部備案,作為以后辦理款項結算的依據。(2)支付審批。報賬時,填制報銷單,同時注明款項的用途、金額等內容,并附有效經濟合同或相關證明。審批人根據其職責、權限進行審批。對不符合規定的票據,審批人有權拒絕審批。業務經辦人員對票據及業務的真實性負責。(3)支付復核。財務部對批準后的支付憑證進行復核,復核支付憑證的批準權限、程序是否正確,手續及相關單證是否齊備,票據是否合法有效,金額計算是否準確,支付方式是否妥當等。復核無誤后,交由出納人員辦理支付手續。(4)辦理支付。出納人員根據復核無誤的支付憑證,按貨幣資金的管理規定辦理支付手續。
3.對于重要貨幣資金支付業務,應當實行集體決策和審批,并建立責任追究制度,防范貪污、侵占、挪用貨幣資金等行為。建立定期對賬制度,由記賬員定期核對銀行賬戶,每月至少核對一次,編制銀行存款余額調節表,將銀行存款賬面余額與銀行對賬單調節相符,并對未達賬項逐項進行追查,查明原因,及時處理。同時定期或不定期地進行現金盤點,確保現金賬面余額與實際庫存相符。
在實施貨幣資金控制時,加強銀行預留印鑒的管理,財務專用章應由出納人員保管,個人名章必須由本人或其授權人員保管。嚴禁一人保管支付款項所需的全部印章。
(二)從實物控制方面入手,保證實物資產的安全完整
1.明確實物資產管理崗位的責任,對實物資產的驗收入庫、領用、盤點、保管及處置等關鍵環節進行控制,防止各種實物資產被盜、毀損和流失。辦理采購與付款業務的人員應具備良好的業務素質和職業道德,并定期進行崗位輪換。不得由同一部門或個人辦理采購與付款業務的全過程。審批人員根據采購與付款業務授權批準權限的規定,在授權范圍內進行審批,不得超越審批權限。對于重要和技術性較強的采購業務,應當組織專業技術人員進行論證,同時實行集體決策和審批,防止出現決策失誤而造成嚴重損失。
2.在實物控制方面按照“請購、審批、采購、驗收、付款”等程序辦理采購與付款業務,并在采購與付款各環節設置相關的記錄、填制相應的憑證,建立完整的采購登記制度,加強請購手續、采購合同、驗收證明、入庫單、發票等項資料的相互核對工作。 (三)嚴格執行會計內部控制制度,保證財務管理工作安全、穩定運行
經濟業務事項、會計事項的授權人員、經辦人員、審核人員、出納人員、會計核算人員、物資保管人員的職責權限應當明確,并相互分離、相互制約。
1.任何一項經濟業務,必須有兩人以上參與,不應有脫離監督的經濟行為。
2.在開戶銀行的預留印鑒,不能由出納一人保管。
3.會計工作崗位,可以一人一崗、一人多崗或者一崗多人。但出納人員不得兼管稽核、會計檔案保管和收入、費用、債權債務賬目的登記工作、銀行存款日記賬與銀行對賬單的核對工作。
4.會計核算人員負責編制會計憑證,登記會計賬簿、會計報表的編制工作,但不能管理貨幣資金、不能管理實物資產。
出納人員負責管理貨幣資金,但不管理賬簿(除現金、銀行存款日記賬外)、實物資產、會計憑證、賬簿、會計報表等財務會計資料。
5.會計核算人員應及時與出納核對庫存現金余額,發現賬款不符,應及時查明原因。會計核算人員應每月將銀行存款日記賬與銀行對賬單核對,對未達賬項,應逐筆核實,并編制銀行存款余額調節表。
6.物資核算人員應每月與倉庫保管員核對物資收、發、存的數量,如有不符,應及時查明原因。
三、建立內部控制制度組織體系,進行職責劃分,明確責任,使責權利有機結合
為預防和及時發現在執行所分配的職責時產生的錯誤或舞弊行為,應做到辦理會計事項相關人員的職責權限明確。一項交易的執行、記錄以及維護、保管相關的資產應該指派給不同的部門或人員。一項交易執行的各個步驟應該指派給不同的個人或部門,從而實現各相關工作崗位的相互監督與制約。
(一)不相容職務崗位相互監督制約
不相容職務崗位主要包括:授權批準、業務經辦、會計記錄、財產保管、稽核檢查等崗位。會計崗位設置中應注意橫向與縱向關系上的相互牽制、相互監督、相互制約,從而預防發生錯誤和舞弊,做到防患于未然。管理人員在其授權范圍內行使職權,將某交易涉及的各項職責進行合理劃分,使每一人的工作能自動檢查另一個人或者更多人的工作,使企業內部涉及會計工作的機構、崗位職責權限的合理劃分,確保不同機構和崗位之間權責分明、相互制約、相互監督,保證企業經營活動安全、規范、健康有序地運行。
設置高效的會計機構,為完成財務管理工作奠定堅實的基礎。
1.按照規定設置會計機構和配備持有會計從業資格證書的會計人員,要求會計人員愛崗敬業,并具備良好的職業道德。
2.在符合內部牽制制度的要求下,實行一人一崗、一人多崗,明確各崗位的職責分工,保證各會計崗位工作順利開展。根據會計業務需要設置了會計機構負責人、出納、收入及成本費用管理與核算、存貨管理與核算、固定資產管理與核算、納稅管理與核算、社會保險管理、財務報表、預算管理、審核、會計電算化和會計檔案管理等會計工作崗位。
3.采取多種有效措施,提高會計人員整體的業務素質與實務操作能力。
為提高會計人員的業務素質與能力,工作崗位實行有計劃的輪換。定期開展有關財經稅收法律法規、企業會計準則、省公司下發的財務管理制度的業務培訓,使人員的知識和技能能夠適應所從事工作的需要。
(二)會計內部控制包括授權批準控制、憑證與記錄控制,財產保全控制、風險控制、獨立稽核方面
1.授權批準控制要求明確規定涉及會計及相關工作的授權批準的范圍、權限、程序、責任等內容。企業內部的各級管理層必須在授權范圍內行使職權和承擔責任,經辦人員也必須在授權范圍內辦理業務。
2.財產保全控制要求企業限制未經授權的人員對財產的直接接觸,采取定期盤點、財產記錄、賬實核對等措施,限制資產接觸與使用,明確資產接觸與使用崗位的職責權限,以保證資產的安全完整。嚴禁未經授權的機構或人員辦理貨幣資金與物資業務或直接接觸貨幣資金與物資。
3.憑證與記錄是證明交易發生和交易的價格、性質及條件的證據,包括發票、合同等資料。保存的記錄同“認定與發生”有關;使用預先編號的憑證并按其編號進行控制,與“完整性”認定有關;原始憑證,如發票,提供了交易記錄的金額,與“估價或分攤”認定有關。做好會計內部控制基礎工作,應建立健全各種憑證記錄。
4.風險控制要求企業樹立風險意識,針對各個風險控制點,建立有效的風險管理控制系統,通過風險預警、風險識別、風險評估、風險分析、風險報告等措施,對財務風險和經營風險進行全面防范和控制。
5.獨立稽核是由其他人或部門執行的工作驗證另一個人或部門執行的工作,借以驗證其所記錄金額的正確性,從而防止和避免風險。 四、加大內部控制制度的執行力度,使各項內部控制制度真正落到實處
實施會計內部控制時,遵循成本效益原則,以合理的控制成本達到最佳的控制效果。內部會計控制應隨著外部環境的變化和管理要求的提高,不斷進行修訂和完善。
(一)以事前控制與事中控制為主
隨著企業管理水平的不斷提高,財務管理的重點轉向財務會計監督,進而轉向以事前控制與事中控制為主形成的控制系統。通過對經濟活動過程的控制與管理,確保企業資產的安全完整。
(二)實現資金流、物流過程的閉環管理
財務管理的主要任務是實施對資金流、物流過程中的監控,包括有計劃地籌集資金,調配物資,參與經營決策,實行事前預測和事中控制,加強事后分析,不斷總結經驗,完善內部控制制度,規避風險,從而更好地促進企業財務管理水平的提高。
五、建立和完善內部報告制度,及時提供經濟業務活動中的重要信息,增強內部信息管理的時效性和針對性
運用財務電算化核算系統建立內部會計控制系統,減少和消除人為操縱因素,確保內部會計控制的有效實施;同時要加強對財務會計電子信息系統的維護、數據輸入與輸出、文件儲存與保管、網絡安全等方面的控制,建立和完善內部報告制度,以增強內部信息管理的時效性、針對性、安全性。
六、加強會計內部控制執行情況的監督檢查、考核與控制效果的評價
(一)建立嚴格的考核獎懲制度,獎優罰劣
如沒有嚴格的考核,任何工作都不能很好地落實。制定獎懲措施并嚴格執行,充分調動企業全員參與會計內部控制的積極性、主動性,變被動的接受為主動的行為,落實各部門和崗位的責任,促進會計內部控制水平的提高。
(二)從會計內部控制制度和程序的適用性、經濟性、可操作性入手,開展會計內部控制的評價
1.企業組織結構中職責分工情況。各項內部控制制度及相關措施是否健全、規范,是否與企業的內部管理相吻合;經濟業務的處理與記錄程序是否規范、經濟、有效;業務的授權、批準、執行、記錄、核對、報告手續是否完備;職權劃分是否符合不相容崗位相互分離;關鍵控制點是否有必要的控制措施等方面進行評價。
2.定期編制內部控制評價報告,說明內部控制制度在運行中存在的漏洞和缺陷,提出改進措施和計劃,使會計內部控制制度真正發揮作用,保證企業資產與財務信息的安全完整,以滿足企業財務管理的需要。
企業應努力健全和完善企業內部控制制度,從貨幣資金、銷售與收款、購貨與付款、預算管理、工程項目等方面入手,實現資金流、物流的閉環管理和良性循環,以規范縣級供電企業的財務管理。
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