摘要:中小企業主自身較低的素質和受傳統思想的影響,使企業在經營過程中暴露出了其固有的頑疾,特別是體現在企業內部財務管理控制體系上的混亂和內控制度的不力,是中小企業衰亡的主要因素。加強和完善中小企業財務管理內控制度,已成為當前理論界和實務界最為關注的話題之一,也是提高中小企業生存和發展能力的關鍵所在。
關鍵詞:中小企業 財務管理 內控制度
On the small and medium enterprises financial management control system
HONG Ji-min
(Zhejiang Vocational College of Textiles and Apparel, Zhejiang Ningbo, 315211)
Abstract: SME owners lower their quality and tradition, so that enterprises operating in the process of exposing its inherent in the illness, especially in the enterprise financial management system to control the chaos and lack of internal control system , Is a major factor in the decline and fall of small and medium enterprises. Strengthening small and medium enterprises and improve the financial management control system, has now become the theoretical and practical topics of most concern is the survival and development of small and medium enterprises to increase the capacity of the key.
Key words: small and medium enterprises; financial management; control system
在我國經濟體制改革進一步深入和市場經濟日趨成熟的進程中,中小企業憑著自身組織靈活、經營富有彈性、市場應變能力強等等特點,在激烈的市場競爭中謀求生存和發展,并取得了不俗的成績。但也有一部分中小企業,在市場經濟的大潮中漸趨式微,乃至衰亡。究其原因,那些中小企業主自身較低的綜合素質和受傳統思想的影響,使中小企業固有的頑疾隨著企業發展和經營活動的擴大,不但沒有得到根治,反而使其暴露得更加淋漓盡致。其中體現在企業內部財務管理控制體系上的混亂和內控制度的不力,是導致中小企業從興起到衰亡的關鍵所在。需要說明的是,本文所討論的中小企業是指生產經營規模屬于中小型的各種所有制和各種形式的企業,由于民營企業在中小企業中占有相當大的比重,所以本文更側重于民營企業問題的討論。
一、中小企業在財務管理及其內部控制制度方面普遍存在的問題
1.管理組織不健全,財務機構簡單,不相容職務未分隔
中小企業的組織形式一般為獨資、合資、合伙。由于投資和經營規模都較小,投資者在考慮管理層的用人方面都比較精簡,大多數企業都沒有設立相應的內部管理機構。在財務機構設置上,有的獨資小企業干脆不設置會計機構,有的企業即使設置會計機構,大都也是層次不清,分工不明。在會計人員任用上,小企業最常見的做法就是由自己的家屬或直系親屬擔任出納,同時聘用外單位的會計或稅務代理機構的人擔任兼職會計。這些兼職會計一般一個月只定期來企業做一次帳,他們根本不知道除了進帳票據以外的其他情況,他們做帳的目的就是把已有的票據進行匯總,使財務報表試算平衡,使票據反映的銷售額及時交稅。這樣的帳務所反映出來的財務信息對企業的經營管理起不了任何作用。此外,為了節約用人成本,許多中小企業往往在管理機構中采用一個人身兼數職的做法,從而出現了許多不相容職務未分隔,崗位與崗位之間缺乏相應的制約的現象,最后導致職務犯罪和企業資產流失的結局。
2.管理制度混亂,財務操作不規范,內部控制乏力
許多中小企業普遍沒有建立相應的財務管理制度,缺乏相應的財務操作規范。企業內部牽制制度、稽核制度、定額管理制度、計量驗收制度、財務清查制度、成本核算制度、財務收支審批制度等基本制度,總的來說殘缺不全;或者雖有其中幾項制度,在實際工作中也是從未認真執行過。中小企業在財務操作過程中也十分不規范。有些中小企業根本不設帳,以票代帳,或者設帳,但帳目混亂;有些中小企業在進貨票據方面為減少進貨成本,不向供貨方索取進貨票據,而是用其他票據進行抵沖;還有相當一部分中小企業為達到某種利益,設立兩套帳或多套帳;在會計核算方面,人為操縱利潤,采用倒軋帳的方式記帳等等。這種財務管理制度上的混亂和財務操作上的不規范,使財務管理的內部控制根本無從說起。 3.財務管理人員業務素質低,管理水平不高
我國中小企業的投資者和經營者大都文化水平較低,但社會交際能力較強。他們普遍沒有經過科學化管理的熏陶,本身的管理水平就較低。同時受傳統思想的影響,他們只注重產品的銷售和業務的管理,不重視企業財務管理制度的建設和財務管理人員的培訓。在企業管理中,家族式管理現象普遍存在,強調家族利益;在財務管理人員的任用上,相信血緣關系,任人唯親。因此,很多中小企業的財務人員業務素質不高,財務管理水平低下,不會通過財務分析給企業管理層提供有效的財務信息,更有甚者,反而會給管理層造成經營決策失誤,使企業走上險途。
二、建立和健全中小企業財務管理內控制度的必要性
1.建立財務管理內控制度有利于保證會計信息的真實性和正確性
健全的財務內部控制制度可以保證會計信息的采集、歸類、記錄和匯總能如實地反映出企業經營活動的實際情況,并及時發現和糾正各種錯誤、弊端,從中也進一步保證了會計信息的真實性和正確性。
2.加強財務管理內部控制可以堵住財務“黑洞”,把握企業的命根子
貪污腐敗等行為是建立在信息不對稱、監督不嚴密的基礎上的犯罪行為,會給企業帶來資產損失。健全完善的內控制度能夠科學有效地監督和制約財產物資的采購、計量、驗收、入庫、記錄、保管、領用、退庫等各個環節,確保財產物資安全完整,避免和糾正損失浪費等問題,同時也加強了財務人員及主要管理人員之間的相互制約,防止有關人員利用職務之便進行違規操作。
3.建立財務管理內控制度可以及時發現問題、減少損失
有的中小型企業因對財務管理不重視,忽略財務管理的作用,導致財務信息反映不及時,造成資金流失現象常有發生。有些經營者雖有足夠的經濟頭腦,也有相當的記憶能力,但終因經營時期的延續、銷售業務量的擴大、進貨渠道的增加、三角債務的出現等等原因而對款項內容有所遺忘(漏)。如果會計人員不及時把這些往來款項的情況分門別類地將其記錄、分析,可能會造成應收帳款呆、壞帳損失及應付帳款的數額差錯,從而造成資金損失或資金回收期延長,降低資金利用率。
4.建立財務管理內控制度可壓縮資金占用量
健全的內控制度能夠促使財務人員通過正確核算企業存貨,及時盤點存貨數量,分析存貨情況,對主要材料進行經濟訂貨量的測算,然后根據實際情況進行修正,制定符合市場情況的經濟采購計劃,從而降低成本,加快資金周轉,壓縮資金的占用量,提高資金利用率。
三、建立和健全中小企業財務管理內控制度的構想
1.建立用人崗位制度、設立管理控制機構、推行職務不兼容制度
企業不能因為規模小,節約成本而對不能缺少的財務分工崗位進行合并,必須對參與經濟業務事項的所有過程的工作人員要相互分離、相互制約;重要經濟事項的決策和執行要明確相互監督、相互制約的程序;如果企業為了考慮用人成本,對必須要分工的崗位可以分人相互兼職,相互監督、相互牽制,對不相容職務必須進行分離。如出納人員的崗位是最容易出錯,也是企業最為致命的資金關口之一。因此必須對出納崗位制定相關制度,把銀行的支票、印鑒章、支付密碼器這三件中的其中一件不由出納人員保管,指派其他可靠的人如倉庫保管員、會計、或自己來進行保管監督,這樣就可以避免以上案例中所述事件的發生,或者至少可以在問題發生的初期就可發現。
2.建立財務評估風險制度
對企業的主要資產組成部分要進行風險評估。像往來帳款、庫存材料、積存產品等進行定期核對、定期分析。目前中小企業中往往存在著人相信人的觀點,風險意識不強。雖然誠信是合作的關鍵,但常言道:“害人之心不可有,防人之心不可無”。況且像應收帳款未收并不是說對方企業不想給你,而是對方企業因經營不善而倒閉之緣故。所以企業可以通過對資金成本的核算,把佘銷銷售改為銷售折讓,來提高資金的安全率和利用率。在庫存材料的采購上應根據實際的市場情況制訂進貨、領用、庫存制度,并對材料的市場價格進行科學的分析和預測,這樣可以為企業管理層提供可靠而真實的經營決策依據。及時分析積存產品的庫存價值,把已經貶值的積存產品要上報給有關部門,同時進行帳面調正,使得報表上的數據具有真實性和可參考性。
3.建立企業會計制度、規范會計工作
在會計制度的設計中要考慮企業經營管理組織體系的設置,并與此保持一致。由于中小型企業業務量較少,會計核算只能采用集中核算方式,即由會計機構統一辦理。由于這一情況的存在,更應對會計人員制訂制度,以免因人員少、監控不嚴而出現漏洞。在對會計人員制定制度時,要根據新的《會計法》和《內部控制規范》中所要求的內容,以及企業的實際情況來制訂。具體體現在: (1)建立可靠的會計憑證制度。會計憑證是會計核算的重要組成部分,記錄著經濟業務的原始資料,是明確經濟責任、提高會計信息、為會計監查提供主要依據、保證會計信息的傳遞與保管的重要憑證。
(2)健全帳薄制度。在可靠的內部會計憑證的基礎上,健全的帳薄制度能確保會計記錄的保密性和完整性,保證提供完整的會計信息。
(3)合理的會計政策和會計程序。即便于企業有關人員了解處理會計實務的程序和方法,有利于企業會計政策的前后一致性。
(4)科學的預算制度。這是會計核算與監督的依據。
(5)嚴格的內部稽核制度。可及時發現錯弊行為。
4.建立會計監督制度,加強會計人員的職業道德教育
會計是企業經營者的眼睛和耳朵,如果會計提供的數據錯誤可使經營者在錯誤的基礎上,作出更錯誤的判斷。所以必須建立嚴密的會計監督制度,防止會計人員弄虛作假,辦理違法事項。由于會計人員出具的會計信息反映企業經營活動的整個過程,他的素質高低直接影響會計的輸出結果。高素質的會計人員必須具備以下幾個方面素質:首先是要有較強的法制觀念,這樣才能在國家會計法律體系下真正履行會計人員的職責;其次是具備良好的會計職業道德,有一定的行為規范來自我約束,遵守公共道德,保持良好信譽;其三是參加業務知識培訓,提高業務知識和專業技能。因此,企業在加強對會計人員的監管力度的同時,必須通過對其職業道德教育,來進一步提高會計人員的綜合素質和職業道德,增強法律意識,提高職業判斷和自我管制能力。
