[摘要]財務監控由內部環境、信息溝通、風險評估、監控運作和監督反饋五個因素構成。本文在分析財務監控機制受到沖擊和挑戰的原因的基礎上,根據企業管理的實際情況從企業財務監控內部環境、企業信息化平臺、全面風險管理、全面財務監控和財務監控評價等方面提出全新解決對策。
[關鍵詞]財務監控;企業信息化;內部環境;信息溝通;風險評估
近年來,國內外上市公司重大財務事件頻仍出現,說明為合理保證財務活動可靠性和企業經營效率效果而構造的財務監控機制正受到不同程度的沖擊和挑戰。特別是現在已進入新世紀,企業已開始全面進入信息化環境,如何進一步完善和有效運作財務監控機制是一個新課題。
一、企業財務監控要素的構成
財務監控是企業內部控制的重要組成部分,它是由企業管理團隊和普通員工共同實施的,為財務活動的可靠性、企業戰略規劃遵循性以及企業經營效率效果提供合理保證的過程。其構成要素應該來源于企業的經營實踐,并與管理過程相結合。具體應該包括內部環境、信息溝通、風險評估、監控運作和監督反饋五個方面。
(一)內部環境。企業內部環境是指能對企業決策和行動產生直接影響并與實現企業戰略目標相關的要素。任何財務監控活動都必須基于既有的內部環境進行。企業內部環境包括管理者素質、管理哲學和管理風格、經營理念、企業文化、員工勝任能力、組織結構、管理技術和企業運營等。內部環境作用的發揮在很大程度上取決于企業最高管理者。在企業內部,根據企業最高管理者的管理哲學和管理風格,以及由其演繹而成的企業文化和組織結構,形成財務監控環境和建立相應財務監控框架,包括確立企業章程的主要內容,選聘管理層高管和財務負責人等。由此形成的企業財務監控環境,從全局上保證企業運營服從企業的整體戰略,實現企業的戰略目標。
(二)信息溝通。企業的信息溝通是一個比較復雜的過程,在此過程中應及時、準確、完整地收集與企業經營管理相關的各種信息,并使這些信息以適當的方式在企業有關層級之間進行及時傳遞,有效溝通和正確應用。信息溝通過程始于被傳遞的信息。信息被轉化為信號形式,并通過媒介傳遞至接受者,由接受者將收到的信號再轉譯過來。在整個信息傳遞過程中容易發生遺漏,失真,傳遞環節越多,傳遞時間越長,遺漏就可能越多,失真也就可能越嚴重,必然影響企業信息的有效溝通和正確使用。財務監控是合理確保企業經營效率效果、財務活動可靠性和企業戰略規劃遵循性的一種監控活動,圍繞著這種監控活動的是企業信息溝通系統,這些信息系統使得企業內部的員工能夠獲取和交換他們所需要的信息,以指揮、管理和控制企業的運營。
(三)風險評估。企業風險評估是分析和發現那些影響企業目標實現的風險的過程,主要包括目標設定、風險識別、風險分析和風險控制等方面。企業要生存和發展,必須清楚并應付其面對的各種風險,在不斷變化的財務管理宏觀環境中進行認真分析,把握其變化趨勢,并制定多種應變措施,適時調整財務監控政策和方法,提高企業對財務監控環境變化的適應能力和應變能力。這必然要求企業財務監控要以更廣闊的視野和更長遠的時間來關注風險,將風險意識貫穿于財務監控運作的始終,不斷完善包括經營理念、方式、風格等在內的控制風險環境。為此,企業必須制定目標,并將這些目標與銷售、生產、營銷等活動進行整合,才能使企業營運協調一致。此外,企業還必須建立可識別的分析和管理相關風險的機制和方法,以了解自身面臨的風險,并加以處理。
(四)監控作業。企業必須制定監控的政策與程序,才能有助于確保既定目標和必要改進措施的有效實施。作為企業制度的設立者,在設立企業的財務監控制度時,應考慮設立那些監控政策和程序。過于集權的監控政策會導致信息缺乏而引起的成本,過于分權的監控政策則會出現目標不一致引起的成本。企業財務監控的最優權衡結果是使這兩類成本之和最小。為此,根據企業的整體戰略規劃,協調具體的經營策略、風險管理策略和財務監控政策,制定相關業務經營計劃、風險管理程序、財務監控措施等,并在此基礎上強化業績考核與激勵制度,形成重大事項的報告制度。
(五)監督反饋。企業應注重對財務監控制度本身的實施進行檢查和評估。好的政策制度,能有效協調和激勵合意的行為,約束和懲罰不合意的行為,從而帶來良好的經濟績效。差的政策制度,則產生相反的結果。因此,我們要設計前者,防范后者。另外,政策制度的好差,還與實施環境有很大關聯。實施環境的變化,可能會使原本可以帶來良好經濟績效的政策制度,不能有效地協調和激勵合意的行為,約束和懲罰不合意的行為,從而成為企業經濟績效提高的阻礙。因此,我們要時刻監督,適時反饋。為此,整個財務監控的過程必須受到監督,監督可以通過持續的監控活動,單獨的評價以及兩者的配合加以實施。這樣,系統及政策才能反應自如,并能視情況而隨時調整。 二、企業財務監控存在的主要問題
企業管理實踐中財務監控受到沖擊和挑戰的原因有很多種,但不外乎集中于企業的內部環境、信息溝通、風險評估意識和體系以及對財務監控制度本身的認識和執行這五個方面。
(一)企業內部環境問題。企業內部環境最容易出現的問題源于企業的最高管理者自身。因為在知識經濟的背景下,由于經濟業務的復雜化和經濟組織多級化,企業出現分級授權管理,在一定程度上促使原代理人內部又出現新的委托人和新的代理人,形成多層委托——代理關系。這樣,企業最高管理者與下屬高級管理人員之間,高級人員與低層級管理人員,管理人員與一般員工之間的委托——代理關系行成企業財務監控的基礎,最高管理者通過財務監控來防止下級管理人員和一般員工的偷懶、盜竊、欺騙和其他導致企業運營低效率效果行為,保障企業戰略目標的實現。財務監控并不能約束企業最高管理者本身,最高管理者可以凌駕于財務監控之上。如果企業最高管理者本身存在危害企業運營的行為,那么必然會給企業帶來危害。
(二)內部信息溝通問題。財務監控體系的有效性在很大程度上來于企業內部有效的信息溝通。一方面,財務監控政策和程序必須傳達給那些使用或依賴它們的人員。企業員工應當知道這些都是重要的活動,并可以恰當地運用。另一方面,企業員工應該明白如何就問題和所關心的事情進行溝通。他們應當明白該向誰報告以及應該報告哪類監控信息,而且他們應該知道報告或沒有報告的后果。然而,由于諸多影響因素的存在卻導致了監控信息的不確定性,這種不確定性導致信息可能呈現出真實有用的信息、錯誤的信息和虛假的信息三種情況。錯誤和虛假的信息,會給信息使用者造成決策失誤,財務監控的有效性也就大打折扣,給企業帶來損失。
(三)企業風險評估意識、體系的問題。一方面,企業管理人員風險意識淡薄,認識不到風險的客觀性。所有企業都面臨風險,風險是與威脅企業實現其目標能力的事件相關聯的。風險意識要求對貫穿于整個企業方方面面的所有風險有一個清晰的認識。另一方面,企業沒有形成一套有效的風險評估體系來對風險進行評估。風險評估體系確立了企業各種行為的邊界,明確了什么可以做,什么不可以做。如果發現有越界行為,要能及時發現并對其進行控制,以把損失降至最低。企業員工風險意識淡薄,企業風險評估體系的不完善,會導致企業財務監控有名無實,給企業運營帶來嚴重后果。比如,在買方市場條件下,企業普遍存在著產品滯銷現象。一些企業為了增加銷量,擴大市場占有率,大量采用賒銷方式銷售產品,導致應收帳款大量增加。從銷售策略上來說,這種銷售方式無可厚非,但是問題的關鍵在于,許多企業在賒銷過程中,由于缺乏財務監控,特別是有些財務管理人員風險意識淡薄,對客戶的信用等級缺乏真實了解,從而導致盲目賒銷,造成應收帳款長期無法收回,直至形成壞帳。由于資產長期被債務人無償占用,嚴重影響了企業資產的流動性及安全性,必然給企業帶來巨大的財務風險。
(四)對財務監控作業的連續流動過程認識不足。財務監控作業可以劃分為三個步驟:(1)衡量實際績效;(2)將實際績效與標準進行比較;(3)采取管理行動來糾正偏差和不足。這個連續流動過程說明,財務監控的有效性歸根結底是要取決于衡量、比較和糾偏的,其中任何一個步驟或者幾個步驟低效率或不作為就會極大地影響財務監控作業的有效性。然而,在企業管理實際中,由于企業員工認識不到財務監控是一個在衡量、比較和糾偏之間的連續流動過程,過度強調某一個步驟或某幾個步驟,而沒有從整個體系上宏觀考慮。這樣導致財務監控作業運行不暢,甚至導致監控收益不能完全覆蓋監控成本,使財務監控的效率效果大打折扣,最終財務監控的有效性就會受到質疑,動搖財務監控在企業管理中不可或缺的地位。
(五)財務監控制度沒有得到有效執行。任何制度都是由人來執行的,要保證制度執行效果,就必須對執行人進行激勵。人們采取某種行動方式,是因為他們認為這種方式將產生有價值的回報。這樣,激勵的作用在于當個人的行為促進了企業目標的實現時,向他們提供相應的價值回報。也就是說,一方面,通過績效評價系統把個人績效同個人價值回報聯系起來,從而使價值回報加強了激勵功能。另一方面,要注意績效評價系統的結果或者說績效指標的作用。因為它為個人動機和企業目標間建立了聯系。這些結果或績效指標必須具有這樣的性質,即當個人追求這些結果時,他們推動了企業目標的實現。因此,在制度的執行過程中,必須建立有效績效指標體現個人的工作如何為企業目標做出貢獻。如果某項制度為績效指標所忽略,也將為個人所忽略或輕視。從某種程度上講,制度的執行人沒有得到適當激勵,導致了制度沒有得到有效執行。
三、強化企業財務監控的對策 (一)加強企業財務監控內部環境建設。企業財務監控內部環境建設,可以從構建適宜的企業文化和重視人的因素兩個方面入手。首先,要加強企業文化建設,形成企業全體員工共同遵循的信念、意識、價值觀念、企業愿景、經營哲學等,為企業財務監控制度的設計和執行提供共同的理念支撐。在這種企業文化下,不斷增強財務監控政策的透明度和政策制定的廣泛參與度,以實現更加公平透明的財務監控文化。其次,要充分重視人的因素。一是充分重視財務監控執行人的作用。加強員工的職業道德教育,業務素質培養,提高其勝任能力,充分發揮其在完善財務監控制度方面的主觀能動性作用,使其樹立學習理念,從“我應該怎么做”變為“我知道怎么做”,保證每位員工自覺地優化自己行為。二是充分重視企業高管績效考核制度。通過評估企業價值和業績去評價企業高管,使企業高管獲得報酬的變量和風險根植于企業基本業績面。一方面,能使他們以其能力、專業、信息資源、熱情和權威,使企業不僅能應對變化,而且能從變化中獲利,甚至可以領導變化。另一方面,保證企業高管和其他成員之間有足夠的平衡,以保證企業高管所做的決定總體上是基于企業的長期利益,而不是他自己的利益。
(二)構建集成共享的企業信息化平臺。在知識經濟時代,為實現企業資金流、物流和信息流的融合,及時對外部環境、客戶、供應商變化作出反應,企業應利用計算機網絡技術和信息管理軟件構建企業信息平臺。企業信息化平臺建設的關鍵在于信息的集成和共享,即實現將關鍵的準確的數據及時地傳輸到相應的決策人手中,為企業的各種運作決策提供數據支持。這樣,通過集成共享的企業信息化平臺,整合單證管理系統與檔案管理系統,業務流程分析和監控系統、信息采集與信息統計及分析系統,投資風險預警系統,新型財務管理系統,由計算機網絡系統收集企業各監控點的信息,實時地向財務監控執行者提供監控報告,包括監控對象的圖象、數據、聲音、控制標準及差異等信息,幫助企業管理人員及其他員工實時掌控企業財務狀況,財務監控的執行者可對信息及時作出反饋和處理可以強化企業全面風險管理能力。
(三)建立企業全面風險管理體系。由于財務風險的客觀存在,企業在強化企業財務監控時應盡可能全面收集與本企業風險及風險管理相關的信息,包括歷史數據和預測數據。首先,通過全面分析企業經營過程中所面臨的風險,對風險點進行歸集和分類,界定企業面臨的主要風險,建立完善的風險集成機制。其次,在此基礎上再通過對主要風險的性質、影響度、交互作用方式及量化波動水平的分析、研究、測量和評估,制定統一的風險管理策略,確定具體的風險掛管理準則,以此應對可能發生的風險。最后,根據業務特點和企業風險承受能力,將相關職責分工落實到實處,建立風險管理三道防線,第一道防線是各職能部門和業務單位;第二道防線是風險管理職能部門及董事會下設的風險管理委員會;第三道防線是內部審計部門及董事會下設的審計委員會。
(四)推行企業全面財務監控。財務監控不應該是一個僅僅涉及到財務的狹小范疇的概念,應該是一個綜合的概念,要把戰略、領導、計劃、組織、質量、價格、成本、服務、人力資源、能源和環境一起來考慮,即要認識到現代企業中財務管理的廣泛性,樹立全面財務監控概念,使之成為一種管理哲學。為此,要在企業中通過培訓教育制造良好的企業文化氛圍,改變企業文化和管理形態,制定企業人、事、物及環境的各種標準,以人為本,充分調動各級人員的積極性,推動全員參與。首先,要做到內容與方式上的全面。不僅要著眼于企業財務的監控,而且要注重從企業戰略的高度審視企業財務監控。同時,還要注重采用多種方法和技術,包括科學的組織管理工作、各種專業技術、數據統計方法、成本分析等。其次,要做到全過程控制。要把財務監控作為核心貫穿到企業業務流程的管理中,即從市場調查、產品開發、生產、檢查、倉儲、銷售一直到售后服務的各個環節都要進行財務監控,不但要生產出物廉價美的產品,而且要為企業的戰略規劃服務,實現企業價值最大化。最后,要做到全員性。即企業全體員工包括企業高管、工程技術人員、一般管理人員和一般企業員工等都要參與到全面財務監控中,并各司其職對財務監控負責。
(五)加強財務監控評價體系建設。首先要建立財務監控評價目標體系。財務監控評價目標是以財務監控的健全性和執行有效性為一般目標,再根據各控制環節設置具體目標,如業務執行的正確性,及時性等目標。其次,按照授權批準崗位牽制和資源接觸等控制類型,找出各業務流程和各部門的一般控制點和關鍵控制點。最后,根據控制點設置財務監控評價指標,并對每個指標進行說明,給出各種指標評價方法以及評分標準。這樣,企業內審人員就可以對照各項指標對財務監控進行評價,以此來提高企業財務監控水平。
四、結束語
企業財務監控在經濟秩序的維護,市場經濟的建立健全和企事業單位的管理等方面發揮的作用是不容置疑的,但也要看到,我國關于財務監控的研究和實踐起步比較遲,與發達市場經濟國家有不同的初始狀況和約束條件,應該考慮到我國企業所處市場的特殊性。因此企業財務監控的完善既是一個不斷解決問題的過程,也是一個不斷迎接挑戰的過程。
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