【摘要】文章對會計與計算機的定位問題作了初步剖析,指出在會計信息化過程中要正確處理會計與計算機的關系,會計是主導,計算機是工具,會計需要針對計算機提出和解決一些在IT環境下適合于會計的理論問題,探索一些適應計算機環境的會計發展的新方法。
【關鍵詞】會計信息化 財務軟件
一、反記賬反結賬觀點之爭
IT技術已經在許多領域得到了廣泛應用,會計也不例外。計算機在會計中的應用,雖然沒有從根本上改變會計作為經濟信息系統的本質,卻對會計學科產生了深遠影響,這種影響體現在會計數據處理工具和會計信息載體的變革等諸多方面。
雖然計算機運用于會計工作是如火如荼,但一個問題出現了,當會計遇到計算機,是會計向計算機讓步還是計算機向會計讓步?抑或還有其它選擇?
一個典型例子是目前的反記賬反結賬之爭。國內關于財務軟件是否應設置反記賬反結賬功能的討論由來已久,歸納起來不外乎兩種觀點:
一種觀點認為按照現行會計法和有關規定,實行會計信息化后的處理應該與手工一樣,因此反對在財務軟件中設置反記賬、反結賬功能。當手工條件下賬簿記錄發生錯誤時,不準涂改、挖補、刮擦或用藥水消除字跡,不準重新抄寫;而會計信息化下,《會計核算軟件基本功能規范》也規定,“在已經輸入的原始憑證審核通過或者相應記賬憑證審核通過或者登賬后,原始憑證確需修改,會計核算軟件在留有痕跡的前提下,可以提供修改和對修改后的機內原始憑證與相應的記賬憑證是否相符進行校驗的功能”,“發現已經輸入并已審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的,可以采用紅字沖銷法或者補充更正法進行更正”等。這種觀點認為,如果允許財務軟件反記賬反結賬,至少存在以下弊端:一是易造成數據錯誤、賬務混亂;二是為提供虛假信息及違法犯罪打開方便之門。
另一種觀點認為反記賬反結賬功能已在許多財務軟件中使用,從使用效果看反記賬反結賬功能在糾錯、降低審計風險、幫助會計人員熟悉會計軟件有較多優勢。這種觀點也承認該功能對會計信息正確性帶來隱患,但強調這種隱患可以通過設置操作人員權限、操作時間和范圍來解決。
分析以上兩種觀點,反記賬反結賬之爭實質是會計與計算機關系之爭,換句話說是究竟會計需要原封不動地被計算機復制還是計算機按自己處理數據的特點改造會計。第一種觀點以有關法規規定為理由認為不應設置反記賬反結賬功能,但卻沒有考慮到計算機本身處理數據的特點。從一個極端來說,在計算機廣泛應用的今天,即使財務軟件不設置這些功能,企業要達到這個結果也是非常容易的。因為財務軟件數據存放在數據庫,企業只需在記賬或結賬前對數據庫備份(現行財務軟件為防止數據混亂或數據丟失都有備份功能),以后再根據需要將備份文件恢復引入就可以達到反記賬反結賬的效果,因此取消反記賬反結賬功能以確保會計信息真實的效果其實很難達到。而第二種觀點則考慮到會計軟件差錯處理的方便性,從目前情況來看,大多數財務軟件都保留了反記賬反結賬功能,區別在于有的把菜單隱藏起來,需要時由專人激活打開(比如用友U8軟件),有的則可直接通過快捷鍵運行反記賬反結賬功能(如金蝶KIS)。
二、會計與計算機的關系定位分析
反記賬反結賬之爭使我們不得不重新考慮會計與計算機的關系問題。就會計本身來說,會計是從手工處理環境產生和發展起來的,有關理論和方法也大多與手工處理環境相適應,即使算盤和機械這些新技術新方法的出現也沒有對會計產生多少影響。而計算機從產生到現在不過60多年,把計算機引入會計領域的時間也才50多年,會計多年形成的理論和方法體系并沒有考慮計算機(有學者研究會計信息化問題,但很少突破傳統會計范圍),這也是目前會計信息化存在諸多問題的原因。由于會計沒有根據計算機處理數據的特點改造自身,當計算機浪潮滲透到會計時,我們難免匆忙應對,甚至亂了陣腳。
目前會計信息化應用存在的誤區,就是對會計與計算機的關系定位存在兩種極端行為,一種以會計為中心,很少考慮計算機;一種以計算機為中心,忽略會計。
第一種極端最直接體現是目前在我國市面上銷售的財務軟件的功能設置,這些財務軟件在程序設計時就“簡單復制手工系統”,而沒有將會計思想融會貫通到計算機程序設計中,所以我們看到一些本應改進的傳統會計方法仍被計算機一成不變的復制。毫無疑問,財務軟件的功能需符合企業核算過程要求,如果拋開這一點,財務軟件“源于手工”就無從談起,也就失去了會計信息化本身的意義;但財務軟件功能也并非手工核算過程在計算機中的“翻版”,否則,會計信息化“強于手工”的特點就得不到體現,也就不可能實現真正意義的會計信息化。我們有時聽到企業會計人員抱怨“總賬與明細賬核對不符”等,對于這些情況,會計人員會求助于軟件公司,而軟件公司的技術人員對這些情況一般都以“是用戶自己方面的原因,用戶使用沒有按軟件規定操作,造成數據錯亂,這不是軟件本身問題”為由將責任推給用戶,但這些情況有時的確不是客戶問題而是軟件設計問題造成的。 第二種極端是以會計為中心忽略計算機。筆者在教學中就遇到一個問題:設A企業某月份有5筆銷售業務,每筆成交金額為10萬元,但是在月末有一筆業務因質量問題被客戶退貨,這在手工會計比較簡單的業務,在會計信息化下利用財務軟件期末編制利潤表取“主營業務收入”的本期發生額時卻有問題。如果取貸方發生數,顯然是錯誤的,因為有一筆退款,這時主營業務收入是50萬元,取借方發生數呢,也錯,那取貸方發生數減去那筆銷售退回的10萬元,但是這個在財務軟件中設置公式卻比較麻煩,因為這個公式只能在當月使用,下個月當業務變動時又要改動公式,非常麻煩,這與會計信息化的初衷相距較遠。對于這種情況,如果在編制記賬憑證時采用變通方法將銷售退回用“紅字”登記在主營業務收入貸方,然后公式設置為只從貸方取數就行了,但一個問題是顯然這違背了會計制度的規定,因為會計制度規定企業應按沖減的營業收入借記“主營業務收入”,“應交稅費——應交增值稅(銷項稅額)”科目,貸記“銀行存款”、“應收賬款”等科目。從這個例子可以看出,在會計信息化中全部照搬會計手工做法顯然行不通,計算機的應用要按照預定的程序執行,而會計在手工條件下的某些操作規程可能就不適合計算機處理,需要變通。
第二種極端以計算機為中心的現象在當前會計信息化進程里更為普遍。不少會計人員認為只要會計全面信息化后,會計工作就輕松了,管理也就上去了,所有工作計算機都能處理。在他們眼里,計算機無所不能。這種極端觀點夸大了計算機的能力,對會計信息化工作是非常有害的。按照著名的“木桶理論”,在“強勢計算機,弱勢會計”的組合架構下,利用所謂的新技術開發設計的“財務軟件”只能完成最簡單最低級的會計簿記工作,有時甚至連手工簿記的某些內容都無法實現,這種情況下就更不要說什么成本的自動核算、財務分析、財務預測等問題了。現在很多高校開設會計電算化課程,大多側重于如何用計算機來實現會計核算,還有些高校教材通篇程序設計,這些現象給人的感覺就是在會計信息化實施過程中計算機因素要大于會計因素。這也很容易理解,當會計與計算機放在一起時,現代感的計算機顯然更易吸引人們的眼球,自然在兩者關系中也就占據上風。我們還能見到許多財務軟件廠商在做廣告或是推介其產品時強調運用了他們的產品能給企業帶來多少效益,而對企業能否真的達到這個效果卻較少提及,當一個企業實施ERP失敗后,廠商給的理由是企業管理有問題,員工素質有問題等,雖然這些也是實施ERP失敗的因素,但是筆者始終認為失敗與廠商過分夸大軟件功能、認為計算機無所不能有更為密切的關系。
會計信息化中會計與計算機的關系定位不應該走兩個極端,否則對信息化建設有百害而無一利。在會計與計算機的關系定位問題上會計是主導,計算機是工具,雖然目前IT技術發展一日千里,但計算機不能越俎代庖,而會計為了更好地利用計算機,需要按計算機的特點重新考慮一些會計問題。在這方面,會計的責任更大,會計需要針對計算機提出和解決一些在IT環境下適合于會計的理論問題,探索一些適應計算機環境的會計發展新方法,這些成果將有助于會計信息系統的開發設計,也將反過來對傳統的會計理論與方法帶來沖擊和影響。一句話,會計軟件行業需要反思如何更好地適應和應用計算機。
主要參考文獻
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