【摘 要】本文簡明扼要地講述了企業財務內部控制的問題。文中表達的基本觀念是根據《企業內部控制基本規范》對企業財務風險進行有效控制,通過內部控制流程對企業財務工作進行全方位再認識;通過制定科學完善的內部控制規范,強化關鍵控制點及重點環節的監督,全面提升會計信息質量,以便我們在實際工作中趨利弊害,促進企業實現發展戰略。
【關鍵詞】企業財務 內部控制 完善
《企業內部控制基本規范》由財政部、證監會、審計署、銀監會、保監會2008年6月28日財會[2008]7號發布,自2009年7月1日起實施。企業內部控制制度的建立與實施已成為現代企業管理的必然,其目標是合理保證企業經營管理合法合規、資產安全、財務報告及相關信息真實完整,提高經營效率和效果,促進企業實現發展戰略。
內部控制的核心是有效地控制風險,而企業內部控制制度的核心是財務內部控制制度。財務風險主要的控制點應該在三個位置上:一是資金管理,對資金的籌集、使用、分配、調度等實行嚴格控制,防止資金體外循環,造成企業失血,所涉及到的業務流程有“籌資業務管理”、“貨幣資金管理”、“資金收撥款管理”、“承兌匯票管理”、“資本支出”、“應收賬款”、“擔保業務”等;二是成本費用管理,對支出項目及金額嚴格監督,防止循私舞弊,所涉及到的業務流程有“采購業務”、“生產成本”、“修理費”、“人工成本”、“科技開發費”、“管理費用”、“銷售費用”、“銷售業務”、“存貨管理”、“固定資產”、“無形資產”等;三是權力使用,防止濫用職權,造成經濟損失,制訂《權限指引》落實分級授權制度,分層分級自上而下延伸權限,須按照“更嚴、更細、更具體”的原則設置權限,讓員工明確該做什么、做到什么程度、有什么責任、有什么提升機會。
有效控制以上三個主要風險的方法一般包括:不相容職務分離控制、授權審批控制、會計系統控制、財產保護控制、預算控制、運營分析控制、績效考核控制。
一、不相容職務分離控制
所謂不相容職務是指那些如果由一個人擔任,既可能發生錯誤和舞弊行為,又可能掩蓋其錯誤和弊端行為的職務。不相容職務分離的核心是“內部牽制”,它要求每項經濟業務都要經過兩個或兩個以上的部門或人員的處理,使得單個人或部門的工作必須與其他人或部門的工作相一致或相聯系,并受其監督和制約。
《企業內部控制基本規范》第二十九條規定要求企業全面系統地分析、梳理業務流程中所涉及的不相容職務,實施相應的分離措施,形成各司其職、各負其責、相互制約的工作機制。一般情況下,企業的經濟業務活動通常可以劃分為授權、簽發、核準、執行和記錄五個步驟。如果上述每一步都有相對獨立的人員或部門分別實施或執行,就能夠保證不相容職務的分離,從而便于內部控制作用的發揮。企業要對各項經濟業務進行梳理并按業務類型歸類,使各項經濟業務都有相應的業務流程來控制,然后把每項業務流程分解成數個或幾十個可控制的步驟,每一步驟都由相對獨立的人員或部門分別實施或執行,使責任落實到責任人或責任部門。企業在經濟活動中主要有以下幾種分離的不相容職務:
1.授權進行某項經濟業務和執行該項業務的人員、職務要分離。如決定或審批采購物資的人員與執行采購物資的人員要由不同職務的人員處理;貨幣資金的收付及保管應由被授權批準的專職出納人員負責,其他人員不得接觸現金。
2.執行某項經濟業務的人員和審核這些經濟業務的人員要分離。如經濟業務的經辦人不能兼任審核人員。
3.執行某項經濟業務和記錄該項業務的人員、職務要分離。如業務經辦人不能同時兼任會計記賬工作;會計記賬人員不能同時兼任審核人員。
4.保管財產物資和對其進行記錄的人員、職務要分離,如出納員不能兼任會計記賬員。
5.保管財產物資和核對實存數與賬存數的人員、職務要分離。現金盤點要由非出納人員進行核實,銀行對賬單要由非出納人員進行核對確認。
6.記錄明細賬和記錄總賬的職務要分離,登記日記賬和登記總賬的職務要分離。出納人員不能同時負責總分類賬的登記工作。
7.出納人員應與貨幣資金審批人員相分離,實施嚴格的審批制度。
8.貨幣資金的收付和控制貨幣資金收支的專用印章不得由一個人兼管。
二、授權審批控制
授權審批是指企業的每個部門或每個崗位的人員在處理經濟業務時,必須經過授權批準,以便進行內部控制。《企業內部控制基本規范》第三十條規定要求企業根據常規授權和特別授權的規定,明確各崗位辦理業務和事項的權限范圍、審批程序和相應責任。企業對于重大的業務和事項,應當實行集體決策審批或者聯簽制度,任何個人不得單獨進行決策或者擅自改變集體決策。 授權必須具備以下條件:一是權限要清晰。授權人和被授權人雙方都必須清楚授權的內容和范圍,被授權人必須了解自己的權力限制。授權必須明確授權的內容是什么、授權的范圍多大、誰來授權、授權給誰。二是授權大小應與授權人的級別相適應,高層管理人員可以進行重大的、非同尋常的經營業務和交易事項方面的授權,而一般管理人員,只能進行較小的經營和交易方面的授權。三是權責要對應,“權”、”與“責”要相聯系,機構或個人被授予了權力,就應承擔相應的責任,制定相應崗位責任制,切實履行崗位職責。四是執行要嚴格,各分(子)公司和各級人員要按所授的權限辦事,不得隨意超越權限,定期對經濟業務的行權進行審查,對違反授權制度超越權限的要給予相應懲罰。五是要建立反饋控制機制。被授權人要定期給授權人匯報執行情況,僅有授權而不實施反饋控制會影響授權控制系統的有效性,可能出現下屬濫用權限的情況。六是記錄要完整。無論采取什么樣的授權和批準形式,均應有文件記錄,用書面授權為主。
三、會計系統控制
會計系統控制是指企業依據《會計法》、《企業會計準則》、《會計基礎工作規范》、《會計電算化工作規范》和國家有關法律法規、制度,建立適合本單位的會計制度。如公司財務制度、會計工作操作流程和會計崗位工作手冊等,明確會計憑證、賬簿和財務會計報告的處理程序,建立和完善會計檔案保管和會計工作交接辦法,實行會計人員崗位責任制,充分發揮會計的控制職能,并針對各個風險控制點建立嚴密的會計系統控制。會計系統控制主要包括:
1.財務報告:建立完善的財務報告管理體系,包括會計報表、成本報表、經濟活動分析報告、對賬單、經營信息快報等,并制定財務報告編制獎懲管理機制,確保財務報告信息真實、完整,按照規定的時間與方法編制及報送財務報告,對外的報表必須有單位負責人、總會計師以會計主管人簽名并蓋章,并加蓋公章。
2.會計政策:公司要按照國家統一的會計制度,結合企業實際情況,選擇適合企業的會計政策,并在公司中統一頒布實施,嚴格要求會計人員統一使用會計科目,防止企業調控經營業績,確保會計政策統一和企業經營業績真實。
3.會計核算:公司應當建立賬務處理體系,正確使用會計憑證控制、會計賬簿控制、會計復核控制等手段,有效控制會計記賬程序。在國家統一的科目基礎上,結合企業經營管理需要,統一設置明細科目、部門核算、項目核算等,確保口徑統一,核算辦法統一,以提高會計報表合并的時效性和準確性。通過憑證設計、記錄、傳遞、審核、歸檔等一系列憑證管理制度,確保正確記載經濟業務,明確經濟責任。
4.人事管理:財務人員包括倉庫人員和車間統計人員,他們都是內部控制信息管理人員(使用ERP的用戶相關性更緊密),為確保內部控制信息的真實性、完整性、準確性和安全性,按照內部控制原則要求,財務人員人事管理應該執行垂直管理機制。以充分調動員工的積極性、主動性和創造性,提高員工的忠誠度、向心力、創造力和綜合素質。注重財務人員的進出、培訓、激勵、輪崗等工作。
5.會計檔案:會計檔案主要包括財務報告、會計賬簿、會計憑證、對賬資料、各種備查臺帳等,必須建立會計檔案信息審核機制,特別是對會計憑證、會計賬簿和財務報表相關勾稽數據的審核,確保賬賬相符、賬證相符、賬表相符。
四、財產保護控制
財產保護是指為了確保財產物資的安全、完整所采取的方法和措施。包括物資收發、保管制度、定期盤點制度、資產處置制度等。《企業內部控制基本規范》第三十二條規定要求企業建立財產日常管理制度和定期清查制度,采取財產記錄、實物保管、定期盤點、賬實核對等措施,確保財產安全。財務財產實物保護控制的內容主要有:
1.大型企業集團可以建立內部銀行或資金結算中心,對分(子)公司的銀行存款和長、短期投資進行統一管理,由企業統一開設銀行賬戶,各二級單位實行內部結算制度,加強企業的償債能力和營運能力,資金可在企業二級單位間有效調配,提高資金使用效率,節約財務費用。
2.建立盤點制度,定期或不定期盤點(具體指年、季、月度終了后數日內)所進行的財產清查,包括貨幣、有價證券、存貨、固定資產等的清查,核對賬存和實存,做到賬賬、賬實相符。
3.應收賬款催收制度,根據應收賬款的賬齡進行賬齡分析,并根據合同,建立誰經辦誰負責與工資獎金掛鉤的催款措施,防止發生壞帳。
五、全面預算控制
全面預算控制涵蓋企業活動的全過程,通過計劃、組織、控制和協調企業人、才、物等各項資源落實經營戰略方針,實現企業價值最大化,反映企業在未來期間的財務狀況和經營成果。是現代財務管理的重要標志。《企業內部控制基本規范》第三十三條規定要求企業實施全面預算管理制度,明確各責任單位在預算管理中的職責權限,規范預算的編制、審定、下達和執行程序,強化預算約束。 1.明確責任:成立預算委員會,企業負責人為預算責任人;全面預算方案上報董事會審批;全面預算方案審批后,各單位(利潤中心)、部門(成本中心)具體負責執行和控制,財務部門負責監控和反饋,預算管理委員會在經過授權批準情況下對預算進行調整,企業負責人負責總指揮和總協調。
2.預算統籌圖:明確預算編制時間、預算上報時間、預算審核審批時間、預算調節時間和預算執行結果信息反饋時間;全面預算采取自上而下下達指標和自下而上上報方案兩種方法相結合,并根據實際情況在季度終了進行預算調節。
3.明確權限:在預算額度內,各單位(利潤中心)、各部門(成本中心)具有管理主動權,但應當按照企業內部相關的管理流程進行運作,而不是任由個人行使權利。
六、運營分析控制
運營分析控制是通過企業營銷、生產、倉儲、運輸、融投資等運營活動的信息加以分析,查找發現偏離目標的原因,有針對性地采取措施加以控制。通過業務統計分析模型的設計及運用,定期編制各類分析報告,供高層決策參考,建立管理信息系統及運營模塊的日常管理,做好行業相關信息分析、匯總。
七、績效考評控制
績效考評是運用科學方法,對企業或其分(子)公司一定經營期間內的生產經營狀況、資本運營效益、經營者業績等進行定量與定性的考核、分析,作出客觀、公正的綜合評價,績效考評作為一個反饋控制手段在內部控制中作用顯著。以人為本科學設置考核指標體系,對企業內部各責任單位和全體員工的業績進行定期考核和客觀評價,將考評結果作為確定員工薪酬以及職務晉升、評優、降級、調崗、辭退等的依據,形成公開、公正、公平的競爭機制。
總之,建立與完善財務內部控制制度是創建現代企業的根基,是有效控制財務各類風險的防火墻,是企業進行現代化管理的客觀要求和可靠保證,只有這樣,才能保證會計信息真實、可靠,維護資產安全、完整,促進企業健康發展,增強自身的國際競爭力,使企業在新的經濟環境中立于不敗之地,最終實現“企業可持續發展”的目標。
參考文獻:
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[3]運轉.企業全面預算管理.機械工業出版社.
[4]王組場.全面財務管理.2008-12-27.
(作者單位:催化劑齊魯分公司)
