內部控制制度是社會經濟發展到一定階段的產物,是一個不斷發展、變化、完善的過程。它持續流動于企業之中,并隨著企業經營管理的新情況、新要求適時改進。內部控制是由企業治理層、管理層和員工共同實施的旨在實現控制目標的過程。內部控制的目標是合理保證企業經營管理合法合規、資產安全、財務報告及相關信息真實
完整,提高經營效率和效果,促進企業實現發展戰略。內部會計控制制度是企業內部控制制度的重要組成部分。
一、財務會計控制系統建設
財務會計控制系統是指企業依據《會計法》和《企業財務制度》等法規,制定的規定企業各項經濟業務的確認、分類、歸集、分析、登記和編報的方法和記錄。會計控制系統包括不相容職務分離控制、授權批準控制、會計系統控制、財產保護控制、預算控制、運營分析和績效考評控制、會計信息控制等。
1.不相容職務分離控制。不相容職務分離的核心是“內部牽制”。因此,企業在設計、建立內部會計控制制度時,首先應確定哪些崗位和職務是不相容的。其次是明確各崗位和職務的職責權限,使不相容崗位和職務之間能夠相互監督、相互制約,形成有效的制衡機制。不相容職務主要包括:授權批準與業務經辦、業務經辦與會計記錄、會計記錄與財產保管、業務經辦與稽核檢查、授權批準與監督檢查等。制度明確規定:單位不得由一人辦理貨幣資金的申請、審批、付款、記賬、稽核、對賬等全部業務;出納人員不得兼任稽核、會計檔案保管和收入、支出、費用、債權債務賬目的登記等工作;配備合格的財務會計人員,進行崗位輪換;建立回避制度,單位負責人的直系親屬不得擔任本單位會計機構負責人,會計機構負責人的直系親屬不得擔任本單位出納人員。不相容崗位和職務相分離,以最大限度地降低和減少發生錯誤、舞弊的可能性。
2.授權審批控制。授權審批是指企業在辦理各項經濟業務時,必須經過規定程序的授權批準。授權審批控制要求企業財務制度中明確規定涉及會計及相關工作的授權審批體系,并明確授權審批的范圍、層次、程序、責任等相關內容。企業財務部門必須建立嚴格的資金業務授權審批制度,明確審批人對貨幣資金業務的審批方式、權限、程序、責任及相關控制措施。審批人在授權范圍內負有相應的職責并行使相應職權。經辦人員必須在授權范圍內辦理貨幣資金業務。授權審批控制形式通常包括常規授權審批控制和特別授權審批控制。常規授權是指企業在日常經營管理活動中按照既定的職責和程序進行的授權,用以規范經濟業務的權力、條件和有關責任者,其時效一般較長;特別授權是企業對辦理例外的、非常規性交易事件的權力、條件和責任的應急性授權。企業對于重大的業務和事項,應當實行集體決策和審批制度。會計人員在審核過程中需要特別防范的是,企業將應該采取集體審批的業務或事項進行拆分,從而逃避集體審批的不良行為的發生。
3.會計系統控制。會計作為一個信息系統,對內向管理層提供經營管理的諸多信息,對外向投資者、債權人等提供用于投資的決策信息。會計系統控制主要通過對會計主體所發生的各項能用貨幣計量的經濟業務進行記錄、歸集、分類、編報等而進行的控制。會計系統控制主要包括:
①依法設置會計機構,配備合格會計從業人員。設置會計機構和配備會計從業人員是企業開展會計活動的基礎和前提。從事會計工件的人員必須取得會計從業資格證書。會計機構負責人應當具備會計師以上專業技術職務資格。
②企業應建立會計工作崗位責任制和財務會計控制制度,對企業內部會計組織機構設置、職責分工的合理性和有效性進行制度控制,會計機構的設置和職責分工應當相互控制,明確職責和權限,實行不相容崗位的分離和相互牽制。同時財會人員要加強職業道德修養,增強工作責任心和使命感,使內控會計制度能夠更好地、更全面地貫徹落實。
③會計憑證控制。會計憑證控制指按照有關規定對會計的原始憑證和記賬憑證進行業務處理的要求,主要包括按照規定取得和填制原始憑證、設置良好的憑證格式、對憑證進行連續編號、規定合理的憑證傳遞程序、明確憑證的裝訂和保管手續及責任。對原始憑證的合法性、真實性展開的填制、審核和復核,對記賬憑證的填寫、記賬、過賬、傳遞、裝訂和保管等方面加以控制。
④會計賬簿控制。會計賬簿是全面記錄和反映企業經濟業務,通過復式記賬的方法,把大量分散的數據或資料進行歸類整理,加工成有用會計信息的簿籍,它是編制會計報表的重要依據。會計賬簿控制,就是要從賬簿的合理設置、啟用、登記、更正、對賬和結賬等各環節進行控制。
⑤財務報告控制。企業財務報告是反映企業某一特定日期財務狀況和某一會計期間的經營成果、現金流量等會計信息的文件,它由財務報表、財務情況說明書和報表附注組成。編制財務報告,是對會計核算工作的最后的全面總結,也是及時提供真實、完整會計信息的重要環節。通過財務報告控制可以進行財務風險控制,建立有效的風險管理系統,在對企業收入及其構成、支出及其去向分析的基礎上對企業的生產經營情況進行分析、評估,從而采取相應措施降低企業財務風險,從財務報告的編制依據、編制要求,財務報告的合法性和真實性等幾個方面,對財務報告加以嚴格控制。 4.財產保護控制。企業各類財產是企業從事生產經營的重要資源,其管理狀況的好壞關系到企業的運營能否正常、有效的開展。因此,企業應根據《會計法》等國家有關國有資產管理要求,制定符合本企業的國有資產管理辦法。加強財產記錄和實物保管,妥善記錄、保管涉及資產的各種文件資料,重要的文件資料應當留有備份。通過定期對實物資產進行盤點,并將盤點結果與會計記錄進行對比,以保證賬實一致。對賬實不一致的,應當分析原因、查明責任、完善管理制度。同時,嚴格限制未經授權的人員對財產的直接接觸和處置,只有經過授權批準的人員才能接觸該財產,包括限制對財產本身的直接接觸和通過文件批準方式對財產使用或分配的間接接觸,保證各類財產的安全、完整。
5.預算控制。財務預算管理是企業財務風險管理的重要手段。企業應當高度重視財務預算的編制,進行全面預算控制。全面預算控制是企業內部會計控制的一種重要方法,其內容涵蓋了企業經營活動和財務活動的全過程,企業通過預算的編制和核定、預算指標的下達以及相關部門對預算的落實執行情況、預算執行過程的監督、預算差異的分析和調整、預算執行情況的考核過程,確保預算有效地執行。在實際工作中,預算編制的決策權都應落實在內部管理的最高層,企業應當成立由主要領導擔任負責人的預算管理委員會,對預算管理工作進行決策、指揮和協調。預算確定后,企業應該加強預算的執行與監控,在預算的執行過程中建立動態的預算執行控制管理模式,對各預算實施單位輔之以對等的權、責、利關系。根據企業經營的實際情況,建立預算考核評估指標,由內部審計等部門負責監督預算的執行,及時分析預算執行情況、執行差異及產生原因,并提出改進建議,以不斷完善企業預算管理。
6.運營分析和績效考評控制。企業應建立運營情況分析制度,經理層應當綜合運用生產、購銷、投資、籌資、財務等方面的信息,通過因素分析、對比分析、趨勢分析等方法,定期開展運營情況分析,發現存在的問題,及時查明原因并加以改進。企業建立和實施績效考評制度,科學設置考核指標體系,對內部各責任單位和全體員工的業績進行定期考核和客觀評價,將考評結果作為確定員工薪酬以及職務晉升、評優、降級、調崗、辭退等的依據。
7.會計信息與溝通控制。隨著現代化信息管理技術的發展,電子計算機技術、網絡技術已成為企業經營管理和財務管理的重要手段,信息化技術控制日益成為內部會計控制的一項重要內容。在會計業務由手工會計處理方式轉變為電算化會計信息系統處理方式后,會計工作在其組織方式、會計的稽核工作、會計的檔案保管工作等方面都發生了一系列變化,這在提高了財務管理的現代化水平的同時,對與之相適應和配套的會計信息系統內部控制也提出了更加嚴格的要求,企業應當利用信息技術,充分發揮信息技術在會計信息與溝通中的作用,促進會計信息的集成與共享,將內部會計控制的相關信息在企業內部各管理級次、責任單位、業務環節之間,以及企業與外部投資者、債權人、客戶、供應商和監管部門等有關方面之間進行溝通和反饋;重要的會計信息可以及時傳遞給董事會、監事會和經理層。因此,企業必須運用電子信息技術手段建立內部會計控制系統,減少和消除人為操作帶來的誤差,確保內部會計信息控制的有效實施,同時加強對財務信息化系統開發與維護、數據輸入與輸出、文件的儲存與保管、網絡安全等方面的控制,保證信息系統安全穩定運行。
二、會計監督體系控制
內部會計監督系統是微觀層面上的會計監督系統。從目標上看,內部會計監督的根本目的在于:保證會計資料的真實準確,保證單位資金、財產的安全、完整,保證單位的各項財務收支及其會計核算符合國家法律、法規和國家統一的會計制度的規定;從主體上看,內部會計監督的責任主體不僅指會計機構和會計人員本身,也包括單位法定代表人及內部審計機構和人員等其他機構或人員。會計機構和會計人員是內部會計監督的主要執行主體;從客體上看,內部會計監督的內容主要是單位的會計工作和會計資料及其所反映的經濟業務事項;從方法上看,內部會計監督主要體現為核算監督和制度監督兩種手段。從主要意義上講,核算監督和制度監督共同構成了內部會計監督系統。核算監督主要依賴于會計核算職能的發揮,會計機構和會計人員是核算監督的行為主體,制度監督則主要依賴于單位內部控制制度的完善,單位負責人是其第一行為與責任主體。內部會計監督系統的主要意義在于能形成單位的“自控”機制,在為單位內部服務的同時也有利于維護單位其它利益相關主體的利益。
會計監督是會計機構和會計人員按照國家統一的會計制度和有關法規,在會計核算過程中對企業經濟活動中所提供的會計事項的合法性、真實性的確認,其直接目的是保證企業會計信息的合法性和真實性。加強內部會計監督,固實會計監督系統中的基礎防線,是企業內部控制管理系統建設的關鍵。內部會計控制是一個過程。為了確保企業內部會計控制制度實施的效果,內部會計控制在實施會計監督的同時,必須納入企業監督管理體系中,建立內部監督控制體系。
內部審計監督是企業強化內部控制制度的最重要環節,是企業對內部會計控制制度建立和實施情況進行監督與檢查、對內部會計控制系統的運行效果和質量進行監督和評估,及時發現內部會計控制中的漏洞和隱患,并針對出現的新問題、新情況以及內部會計控制執行中的薄弱環節,及時修訂或改進控制政策,做到有章必循、違章必究、違規必罰,以期更好地完成內部會計控制目標。內部會計監督包括日常監督和專項監督。對監督情況應當形成局面報告,報告中應反映內部會計控制制度的執行情況及內部控制制度的重要缺陷。同時要有暢通的報告渠道保證會計監督報告能順利送達企業治理層和管理層、保證內部審計部門負責人與董事會和監事會暢通溝通。建立會計內部控制制度缺陷糾正、改進機制,充分發揮內部審計監督效力。
此外,在目前世界經濟形勢趨緊、經營性突發事件頻發的形勢下,企業還應當建立重大風險預警機制和突發事件應急處理機制,明確風險預警標準,對可能發生的重大風險或突發事件,制定應急預案、明確責任人員、規范處置程序,確保突發事件得到及時妥善處理。
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