摘 要:內部控制在企業發展過程中擔負著極其重要的角色,是企業經營活動中強化內部監督,進行自我調節和自我約束的內在機制。文章認為加強企業內部控制不僅可以保證會計信息質量和資產的安全完整,同時對于企業防范經營風險,提升管理水平,實現經營目標具有重要的意義。但是,目前企業內部控制存在著法人治理結構不完善、風險評估不足、意識薄弱、會計信息失真等問題,為此,提出了加強企業內部控制的相關對策。
關鍵詞:企業 內部控制 對策
中圖分類號:F275.1 文獻標識碼:A
文章編號:1004-4914(2009)01-148-03
近年來,國內外一系列的企業造假舞弊案極其慘痛的教訓,使企業內部控制制度的建設越來越受到政府和企業界的重視,很多企業和組織開始傾向于將內控制度作為公司治理的手段,用來遏制企業決策和管理層的貪污腐敗行為,達到堵塞企業資產流失的漏洞、規避企業經營風險、制止企業虛假會計信息的目的。企業內部控制,是指企業為了保證業務活動的有效進行,保護資產的安全和完整,防止、發現、糾正錯誤與舞弊,保證會計資料的真實、合法、完整而制定和實施的政策、措施及程序。本文試就如何加強企業內部控制作些探討。
一、加強內部控制的意義
1.防止企業資產的的流失,實現資本的保值增值。建立健全公司內部監督制約機制,強化經營者責任意識。對企業內部的任何部門、流轉環節進行有效的監督控制,能抓住投資決策、產權交易、資本運營、財務管理、營銷采購、工程項目等公司經營管理的關鍵環節,對發生的問題及時反映和糾正。健全完善的內部控制,能防止資產流失,確保資產保值增值。
2.保證會計信息的真實性和準確性。健全的內部控制,可以保證會計信息的采集、歸類、記錄和匯總過程,真實地反映公司的生產經營活動的實際情況,及時發現和糾正各種錯誤和弊端,保證會計信息的真實性和準確性。
3.有效地防范公司經營風險,強化公司管理,減少決策失誤,提高經濟效益。內部控制作為公司管理的中樞環節,通過對公司風險的有效評估,不斷地加強對公司經營風險薄弱環節的控制,把企業的各種風險消滅在萌芽之中。
可見企業內部控制是確保經濟活動順利進行的基礎,是企業高效運行和發展的保證。如果一個企業沒有與之相適應的內部控制或內部控制失當,則有可能造成企業管理的混亂,阻礙企業的發展。如果一個企業擁有與其內外部環境都相適應的不斷發展完善的內部控制制度,那么企業的快速發展、企業經濟效益的提高、企業員工的素質、企業的用人機制、企業文化以及企業的未來規劃都有一個合理可靠的保障。同時,優秀的內部控制制度也加速企業發展壯大,加速企業走向正規,走向成功。
二、目前企業內部控制存在的問題
1.法人治理結構不完善。內部控制制度的建設及有效運行,有賴于企業內部良好的法人治理結構。建立有效的公司治理結構的目的就是,在股東大會、董事會、監事會和經理層之間合理配置權限、明確各自職責,形成有效的激勵、監督和制衡機制。目前,我國企業法人治理結構尚不規范:股權結構不合理,存在“一股獨大”現象,致使沒有形成從股東大會、董事會、監事會、經理層到職能部門的優化制衡機制,股東大會、監事會作用有限,甚至形同虛設,嚴重影響互相監督、制約的體制。權力的過分集中使得公司的決策隨意性加強,極易造成決策失誤、舞弊和道德風險等問題。
2.風險評估不足、意識薄弱。長期以來,我國企業對內部控制制度普遍認識不足、重視不夠。部分企業尚未建立有效的內部控制制度;或者內部控制制度不完善,沒有形成整體系統。許多企業仍沿襲計劃經濟決策方式,普遍缺乏風險意識,企業風險評估及預測的手段缺乏,對市場風險沒有充分認識,只憑管理者的感覺盲目決策,盲目地擴大企業規模,隨意擔保等,造成內部失控,給企業帶來重大損失的例子不勝枚舉。
3.會計信息失真。會計信息失真是指會計信息所反映的數據和披露的內容與客觀事實不符,不能如實反映會計主體的經濟活動狀況,從而使會計信息失去了應有的分析價值,甚至導致決策失誤。
企業由于會計工作秩序混亂、核算不實而造成的信息失真現象較為嚴重。一方面是有的會計人員的業務素質不高,另一方面是企業經營者為了自身利益,利用信息優勢提供虛假會計信息,或隱瞞不良狀況,或利用制度漏洞尋機粉飾財務報表,夸大企業經營業績,會計信息質量下降。
4.監督職能弱化,內部審計形同虛設。內部審計監督部門獨立性不夠。我國先行的內部審計主要是在行政干預的基礎上建立起來的,企業缺少行使內部審計的內在動力。內部審計普遍缺乏獨立性和權威性。久而久之,內部審計人員也忽略了自身工作的重要性,工作中必然缺乏主動性和能動性;內部審計機構普遍人員缺乏,甚至有些企業不設立內部審計機構或實際上與財務部門重合;一些企業雖設置了內部審計機構,配備了人員,但因內部審計制度不健全,業務不規范,人員素質低,作用未能充分發揮,致使內部審計部門形同虛設。另外,在內審的職能上,很多企業的內審工作僅僅是審核會計賬目,而在內部稽查,評價內部控制制度是否完善和企業內各組織機構執行指定職能的效率等方面,卻很少涉及。
三、加強企業內部控制的對策
1.充分發揮政府部門的主導作用。
(1)政府要為企業內部控制建設營造良好的外部環境。由于我國市場經濟剛剛起步,同西方幾百年的市場經濟相比,自我完善能力較弱,加上我國計劃經濟的長期影響,企業對政府依賴性較強,因此政府要充分發揮其能動作用和主導作用,為企業內部控制建設營造良好的外部環境。
完善我國社會主義市場經濟競爭機制,一方面要加強法制建設,建立更加透明、公平、高效的市場競爭規則;另一方面要嚴格執法,大力整頓和規范市場經濟秩序。良好的市場競爭環境,會有力激發企業內部控制建設意識,從根本上促進內部控制建設。 加強我國企業內部控制建設的統一規劃和指導。鑒于我國企業界民間組織不太發達,權威性的規范制度均由政府制定的實際情況,我國應由國務院企業管理部門牽頭,聯合相關部門,組織有關專家,成立企業內部控制建設指導小組,統一對內部控制的認識,制定我國企業內部控制建設規劃,推進企業內部控制建設。
推動適合我國國情的內部控制理論研究。西方內部控制整體框架理論較為完善,其權威性得到世界公認,我們可以充分借鑒。但畢竟我國是社會主義市場經濟,不能不考慮國有企業的公有制性質,尤其是我國內控制度具有的用來堵塞國有資產流失漏洞、遏制領導干部貪污腐敗、規避盈利或非盈利組織經營風險、制止虛假會計信息流入社會(包括企業主管部門)等功能要給予充分考慮,以防企業內部控制中忽視了國家利益,給國家造成損失。同時,要推動我國企業內部控制標準規范和評價體系的研究制定。
(2)通過對政府授權的國有資產經營公司委派財務總監等形式,促進單位建立健全內控制度,杜絕腐敗現象發生。財務總監的工作職責是以財務監督為核心,對投資公司的國有資產營運和財務活動進行全程監督(包括事前、事中、事后),協助投資公司建立健全各項財務管理規章制度。財務總監的主要職能是財務監督,并參與財務計劃的制定,重大經濟決策和財務收支必須與法定代表人一起審批。
財務總監實行聯簽工作方式。聯簽即是指必須經公司董事長或總經理和派駐投資公司的財務總監共同審核及簽署書面意見,投資公司才能按照有關規定報批或執行國有資產變動、大額資金流動,才能實施資產市場化運作方案。受政府委托,財政部門負責財務總監的委派和管理工作。財務總監對委派機關負責。財務總監在開展工作中相關待遇按投資公司的副總經理執行,人事工資關系、獎金、福利等在財政部門,所需費用由財政部門負責。財政部門成立專門工作小組,定期溝通情況,了解信息,協調相關事宜。
例如,鎮江市在2003年決定,對包括城市、交通、水利、房管在內的五家投資建設公司和土地收儲中心實行財務總監委派制,以強化政府調控,促其規范運作,保障“經營城市”戰略順利實施。實行財務總監委派制,是當今公司制企業完善法人治理結構、強化內部監督約束機制的通行做法,目的是憑借他們豐富的財務監管經驗,代表政府監督管理有關企業的財務及總體營運狀況,建立有效的資產監督、管理和營運體制,保證國有資產保值增值,防止國有資產流失。它一方面有利于通過財務總監這一獨立于公司經營管理層外的所有者“人格化”的代表,對公司財務工作擔負監督職責;另一方面財務總監的監督活動貫穿被委派單位財務活動全過程,實現事前、事中、事后監督的有機結合,從而保證企業經營活動始終符合政府的規定和要求,把政府對財政性投資活動的調控職能落到實處。維護政府作為資產所有者的合法權益,促進企業財務經濟活動的合法化、合理化和效益化,從根本上實現企業利益和政府利益相統一。
2.規范企業治理結構。董事會是公司內部控制系統的核心,要健全董事會權力制衡機制。根據目前情況,建立一整套具體可操作的有關組織結構、運作方式、管理機制等方面的制度和規則作為支撐,力求權力和責任的合理配置。實行獨立董事制度,以一定數量的專業知識扎實、工作經驗豐富,并具有獨立判斷能力的獨立董事,對企業經理層進行全面高效的監督。
建立經營者激勵機制。建立一個完善的約束、監督和激勵經營者的外部監督機制。對企業管理者業績考核除了以利潤為主要依據外,還應對其內部控制情況綜合考核,并通過完善的企業治理結構對經營者的行為進行有效的監督約束。為了充分發揮經營者作為控制主體的積極性,除了必要的約束之外,必須對經營者建立報酬激勵機制。通過激勵,可以提高積極性,減少道德風險。
健全監事會監督機制。強化監事會的作用,應從三個方面入手:(1)保持監事會應有的獨立性和權威性。(2)為保證監事工作的公正性和有效性,應該對監事的個人道德素質做出一定的規定,同時避免監事過多地擔任其他企業的監事和董事職務。(3)對國家控股公司,國有資產監督管理委員會應向企業派駐監事會,以財務監督為核心,對企業的經營活動及企業負責人的經營管理行為進行監督,確保國有資產及權益不受侵犯。
3.加強企業內部會計控制是重點。企業內部各環節的控制情況一般均以會計數據反映,規范而嚴格的會計基礎工作是保證會計數據真實、準確的必備條件。一個嚴格而有效的會計控制是健全內部控制體系的重點。為保證會計控制的有效實施,還應加強以下幾方面的工作:一是加強對投資行為的內部控制;二是加強對籌資行為的內部控制;三是加強對應收帳款的內部控制;四是加強對擔保行為的內部控制。
4.強化內部監督與約束機制。要確保內部控制的執行效果,內部控制過程必須加以恰當的監督。監督是一種隨著時間的推移而評估制度執行質量的過程。企業應做到三個加強:一是加強對企業法人代表的內部控制監督,建立企業重大決策集體審批等制度,以杜絕廠長、經理獨斷專行。二是加強對企業部門管理的控制監督,建立部門之間相互牽制的制度,以杜絕部門權力過大或集體徇私舞弊。三是加強對關鍵崗位管理人員的控制監督,建立關鍵崗位輪崗和定期稽查制度,以杜絕企業中層干部和供銷、會計等重要崗位人員以權謀私或串通作案。
內部審計作為企業內部控制體系的一個重要方面,有以下幾方面:(1)企業內部審計工作不僅要包括會計賬簿,還應包括稽查、評價內部控制制度是否能提高企業各組織機構執行指定職能的效率,還要向企業最高管理部門提出報告,從而保證企業內部控制制度更加嚴密。(2)重新定位內部審計的組織模式,將內部審計部門置于董事會或監事會直接領導下,以保持內部審計的獨立性和權威性。必須將內部審計人員從會計、財務人員中分離出來,直接對董事會或監事會負責,這樣才能真正發揮內審人員的作用,監督和保護企業資產的安全,監督企業朝著合理、合法、合規的良性方面發展。(3)要提高內部審計人員的業務素質。對內部審計人員進行定期崗位培訓,提高專業水平和綜合素質。只有這樣才能發揮內部審計的作用,監督企業經濟活動,加強企業經濟管理,提高企業經濟效益。 5.建立良好的控制活動。控制活動,指對所確認的風險采取必要的措施,以保證單位目標得以實現的政策和程序。
控制活動出現在整個企業內的各個階層與各種職能部門,涉及的控制對象包括人、財、物、產、供、銷等各方面。企業必須制定控制的政策及程序,并予以執行,以幫助管理階層保證“為保證其控制目標的實現,其用以辨認并用以處理風險所必須采取的行動已有效的落實”。而嚴謹的內部控制,不僅要對企業經營管理的各個方面實行全方位的有效控制,把企業的各項經濟活動全面置于經濟監控之中,并且要對企業經營管理的重要方面、重要環節實行重點控制。面的控制與點的控制要有機結合,內部控制才能發揮良好的效率。企業應該設立良好的控制活動,而控制活動是針對關鍵控制點而制定的,因此,企業在制定控制活動時關鍵就是要尋找關鍵控制點。
6.進行全面的風險評估。風險評估,指管理層識別并采取相應行動來管理對經營、財務報告、符合性目標有影響的內部或外部風險,包括風險識別和風險分析。風險識別包括對外部因素(如技術發展、競爭、經濟變化)和內部因素(如員工素質、公司活動性質、信息系統處理的特點)進行檢查。風險分析涉及估計風險的重大程度、評價風險發生的可能性、考慮如何管理風險等。
企業風險評估主要內容有:(1)籌資風險評估,如企業財務結構的確定、籌資結構的安排、籌資幣種金額及期限的制定、籌資成本的估算和籌資的償還計劃等都應事先評估、事中監督、事后考核。(2)投資風險評估,企業對各種債權投資和股權投資都要作可行性研究并根據項目和金額大小確定審批權限,對投資過程中可能出現的負面因素應制定應對預案。(3)信用風險評估,企業應制定客戶信用評估指標體系,確定信用授予標準,規定客戶信用審批程序,進行信用實施中的實時跟蹤。信用活動規模大的企業,可建立獨立信用部門,管理信用活動、控制信用風險。(4)合同風險評估,企業就建立合同起草、審批、簽訂、履行監督和違約時采取應對措施的控制科學試驗,必要時可聘請律師參與。
7.建立廣泛的信息交流。信息系統與內部控制密不可分,一方面,內部控制能否有效實施,以及其實施的深度和廣度,很大程度上取決于企業信息系統水平;另一方面,信息系統同樣要通過內部控制來合理保證。一個良好的信息和溝通系統可以使企業及時掌握營運狀況,提供內容全面、及時、正確的信息,并在有關部門和人員之間進行溝通,便于有關組織及其員工在履行其職責時使用這些信息的形式,在企業內部進行縱向和橫向的有效傳遞。要讓每位員工清楚地知道控制制度的有關方面,自己承擔的職責及扮演的角色,與他人工作的關系,哪些行為被接受,哪些不被接受以及他人溝通的方式和渠道等。一個良好的信息與溝通系統可以使企業及時掌握企業營運的狀況和組織中發生的問題,及時調整經營策略、方針、政策,防范和糾正出現的錯誤或不當,促使各項內部控制措施的有效實施,有利于企業的經營與發展。
8.建設良好的企業文化。好的環境條件是內部控制制度得到貫徹執行的關鍵,也是企業成功的基礎。要創造一個具有高度親和力、凝聚力和競爭力的企業,必須要有企業文化的支撐。將企業文化建設作為企業內部控制的基礎性工作進行開展,培植企業內部控制制度建設的“土壤”。
一個良好的企業風險文化并不是自發形成的,它的形成需要管理者的引導和全體成員廣泛參與。企業的風險文化應得到全體成員的廣泛認同,并深入到各個管理層次。上到董事會、監事會、總經理,下至車間、班組、普通員工都應受到企業風險文化的熏陶,在風險文化的指導下進行自律管理,自覺地按風險文化所確立的基本原則做好自己的本職工作。通過這種多層次、全方位的滲透,使企業的風險文化不僅僅是停留在紙面上,而是真正內化為企業的自覺行動,增強企業抵御風險的能力。
9.改善人力資源管理機制,提高員工素質。一個企業的人力資源政策直接影響到企業中每一個人的業績和表現。良好的人力資源政策,對培養企業的員工,提高企業員工的素質,更好地貫徹和執行內部控制有很大的幫助。(1)企業必須引入人才競爭機制,根據市場優勝劣汰原則,為企業發展壯大配備合格的人才企業應有完善的招聘與選拔方針及操作性程序。(2)需要對新員工進行企業文化和道德價值觀的導向培訓。(3)針對違反行為準則的任何事項,制訂紀律約束與處罰措施。(4)應制定具有獎勵和激勵作用的報酬計劃,同時注意避免誘發不道德行為。(5)對員工的晉升、指導以及獎罰應以階段性的業績評估結果為依托。(6)定期對員工進行培訓,幫助其提高業務素質,更好地完成規定的任務。(7)對重要崗位員工(如銷售、采購、出納)應建立職業信用保險機制,如簽訂信用承諾書,保薦人推薦或辦理商業信用保險。(8)工作崗位輪換,可以定期或不定期進行工作崗位輪換,通過輪換及時發現存在的錯弊情況。同時也可以挖掘職工的潛在能力。(9)提高工資與福利待遇,加強員工之間的溝通,增強凝聚力。
建立和完善內部控制是企業在市場經濟下必然而且必需的選擇。但我們必須看到,在我國現實國情下,內部控制的建設不是短期內就能完成的,也不是單靠企業自身的努力就可以達到的。因此,需要政府、企業、社會各方面共同努力,加快步伐,早日建成符合我國國情的內部控制整體框架,促進我國社會主義市場經濟的健康發展。
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(作者單位:鎮江市財政局 江蘇鎮江 212000)
