提要：計算機具有強大的計算和檢索功能，要充分利用這些功能為會計工作服務，就必須規范記賬憑證，才能使具有相同信息的數據被檢索、被利用，以提高會計工作效率。本文就如何規范記賬憑證進行討論。
記賬憑證是會計數據進入會計軟件系統的一個非常重要的入口，根據對實施了會計電算化后會計單位的工作統計，會計數據除工資表、銀行對賬單、機開發票等外，基本上來自于記賬憑證，按作業時間統計97 % 以上的會計數據是記賬憑證數據。按處理會計業務的筆數統計這個比例還要更高。要方便會計、財政、審計、銀行、物價等部門的后續查賬工作，如果記賬憑證不規范，使用人員很難確定查賬信息供計算機檢索，故很難取得理想的數據。為此，有必要對記賬憑證加以規范。
一、規范憑證表頭
二、規范摘要
三、規范會計科目的輔助信息
四、規范輸入業務金額
五、規范業務順序
要按原始單據的順序編制記賬憑證，如：從甲廠購進A材料100噸，每噸1000元，B材料200噸，每噸1 500元，增值稅68 000元，對方代墊運費600元，一并以銀行存款支付。本筆業務的原始單據有五張，分別是發票二聯、發票三聯、貨運單、自制運費分割單和付款單據。除發票三聯用于抵稅外，其余四張均為入賬單據。業務處理如下：
在電算化會計條件下，因為編制分錄很快，并且由系統自動記賬和匯總，方便至極。因此，在編制記賬憑證時盡可能按原始單據編制會計分錄，憑證審核人員和后續查賬人員根據原始憑證不用加計金額就可以直觀審核記賬憑證，線條十分清楚，可大大提高工作效率。
應當注意的是：第一、二兩筆分錄要在系統彈出的原始憑證中輸入數量和單價，第四、五兩筆分錄在彈出的原始憑證中不輸任何數據，直接在記賬憑證的金額欄內輸入金額，系統自動將同一記賬憑證中的同一科目下的兩筆金額相加后除以數量形成新的單價。如A材料的新單價為1 002元[（100 000+200）÷100]。由于會計軟件都提供此功能，所以，在編制記賬憑證時，凡是能按原始單據編制分錄的應按原始單據編制會計分錄，避免所有后續人員重復計算的麻煩。
會計軟件中的報表系統具有提供從憑證中取數的功能，如果報表數據有必要從憑證（記賬憑證和原始憑證）中取數時，上述項目的內容規范，也可以取得用戶理想的報表數據。
