【摘要】本文分析了財務軟件中設置反結賬功能違背了有關的財會法規，可能會帶來一定的危害，提出采用反結賬操作時應采取的改進措施，以確保反結賬留有其他痕跡或資料。
目前，用友和金蝶等國內知名財務軟件公司為了方便財務人員糾正財務軟件操作過程中出現的差錯，在財務軟件中基本設置了“反結賬”功能。周正良先生在“在財務軟件中巧用‘反結賬’的方法”（《會計之友》2006年第七期中）一文中提到：“利用財務軟件實現‘反結賬’方法的開發，對于會計電算化實際工作和財務軟件教學都有實用價值”。反結賬功能的設置，給財務人員糾正財務軟件操作過程中出現錯誤提供了便利，同時也給無痕跡的財務信息化帶來了巨大的隱患。筆者就反結賬從四個方面談談個人的粗淺看法，與周正良先生交流商榷。
一、反結賬功能的設置與有關財會法規相違背
根據會計基礎工作規范的要求，記賬憑證若有錯誤，只能進行有痕跡的修改，某一會計期間在進行結賬后就不能再處理本會計期間的業務；手工的賬簿記錄發生錯誤時，不準隨意修改，只能采用規定的修改方法進行修改，這些規定的目的只有一個，就是對憑證、賬簿的修改一定要留有痕跡；《會計核算軟件基本功能規范》第十六條規定：會計核算軟件應提供對已經輸入但未登記會計賬簿的機內記賬憑證（不包括會計核算軟件自動產生的機內記賬憑證）進行修改的功能；《內部會計控制規范——基本規范（試行）中指出：“電子信息技術控制要求運用電子信息技術手段建立內部控制系統，減少和消除人為操縱因素，確保內部會計控制的有效實施。”《北京市會計核算軟件評審辦法》第四條第七款規定：對計算機根據已輸入的會計憑證和據以登記的相應賬簿生成的各種報表數據，軟件不能提供修改功能。從以上法規的規定可以看出，反結賬功能的使用，對會計賬簿的嚴肅性有一定的影響。反結賬功能的目的是為了取消已結賬的記錄在以后重新正確記賬和結賬的過程。從本質上講，它也是對錯誤的一種更正行為。而手工方式下記賬后是不允許重新記賬的，對于賬本上的錯誤，應采用畫線更正法、補充登記法或紅字沖銷法來更正，更正錯誤的過程中會留下痕跡，這樣才能確保會計信息的質量和可信度。在財務軟件操作過程中，采用反結賬功能，實現對記賬憑證的無痕跡修改，與上述法規相違背。執行反結賬功能不僅不能留下修改痕跡，影響了會計的真實性，同時也為財務舞弊提供了可乘之機。因此，在財務軟件中設置反結賬功能的合規合法性值得思考。
二、反結賬功能可能帶來的危害
（一）增加了財務軟件使用的風險
財務軟件系統下，會計資料存儲方式發生了根本變化，影響了會計資料的可靠性。手工會計系統中嚴格的憑證制度，在電算化會計系統中逐漸減少或消失，憑證所起到的較強的控制功能被弱化。在手工方式下，增加、刪除、修改了的會計憑證或會計賬冊都可以從會計人員的筆跡和印章上分清責任。而會計電算化將各種信息轉化為數字形式存儲在磁性介質中，用肉眼是看不見的。憑證、經濟業務事項的說明和賬簿等大多要依賴計算機錄入，有些業務無法被打印出來，因此極易被篡改而不留痕跡。這樣一來，給一些不法之徒偽造、變造業務從而導致會計資料失真提供了可乘之機。因此，使用財務軟件系統本身就存在一定的固有風險。使用財務軟件的會計都知道，反結賬以功能菜單和隱藏的方式執行，方便用戶修改錯誤的同時，給財務數據的修改帶來了極大的便利，使用戶根據需要將已處理的數據恢復到記賬前狀態進行無痕跡修改成為了可能。反結賬操作進一步增大了財務軟件系統本身存在的固有風險，同時也增加了財務軟件使用中的風險。
（二）給財務舞弊提供了可乘之機
填制憑證和登記賬簿仍然是財務軟件系統業務處理的核心，財務軟件中反結賬功能的設置，無疑對填制憑證和登記賬簿發生錯誤的修改提供了便捷和不留痕跡的財務數據處理功能，但不利于財務內部控制。對企業內部財務會計而言，財務軟件中不規范的操作容易造成風險，有些財務人員恰恰利用內部防范制度的薄弱環節和財務軟件反結賬等功能設置的方便，不惜以身試法以達到財務舞弊的目的。對企業外部而言，相比于傳統的手工記賬核算體系來說，企業為了滿足銀行融資、稅務偷漏稅、企業并購或國家的相關審計、檢查的需要而修改財務數據，即使工作量再大的財務會計核算系統也可在短時間內很方便地實現對已形成的會計資料的修改，且不留任何痕跡，更何況反結賬可對近期甚至幾年的業務進行處理，這就為企業“包裝”財務信息提供了便利條件，造成了財務信息的失真，會給銀行、稅務或國家帶來經濟損失。
（三）有可能導致財務數據錯誤的出現
所謂反結賬就是結賬的逆向過程，即恢復到記賬前的狀態。記賬逆向過程的實現依賴于進行記賬核算處理時保留的記賬線索。反記賬處理時，沿著這些記賬線索進行逆向處理，可使系統返回到記賬前的狀態。填制憑證和登記賬簿時涉及到許多輔助核算數據，諸如部門核算、項目核算、固定資產核算和現金流量等，而這些數據在相關的功能模塊中將被進一步處理，這些處理在記賬的逆向處理中是難以全面、準確地實現的。因此，反結賬容易導致財務數據錯誤的出現。尤其對大中型企業和業務比較復雜的企業來說，其財務核算比較復雜，涉及到多個模塊和輔助核算，在反結賬的過程中不僅財務系統進行數據處理時容易出錯，而且極易造成操作上的遺漏或忽視，導致數據錯誤。
三、盡可能避免使用反結賬
眾所周知，操作過程中出現錯誤是在所難免的。出現錯誤時應首先分析錯誤可能發生的地方，一種可能是數據的輸入過程中的錯誤，也就是說主要是填制憑證的操作過程中出現了錯誤。對此，可依據《會計核算軟件基本功能規范》第十八條的規定進行處理，即發現已經輸入并審核通過或登賬的記賬憑證有錯誤的，可以采用紅字憑證沖銷法或補充憑證法進行更正。對于這類錯誤，為保證提供財務信息的準確性，本期根據發生的錯誤調表不調賬，下期通過采用紅字憑證沖銷法或補充憑證法進行更正，達到錯誤的更正效果；另一種可能是經濟業務處理的錯誤。對于這類錯誤，可依據會計政策、會計估計和會計差錯更正或資產負債表日后事項調整的會計方法進行處理。總之，能有辦法修改錯誤的盡量采用其他方法修改，以減少對反結賬功能的使用，確保財務信息的質量，防止財務舞弊行為的發生。
四、若不得已采用反結賬，應采取相應的措施，確保反結賬留有其他痕跡或資料
企業在實際應用財務軟件的過程中，錯誤的發生是無法避免的。財務軟件操作中出現的錯誤，有的可以通過其他的方法解決，有的只能通過反結賬處理。比如輔助核算數據，如往來核算數據、存貨核算數據和項目核算等；再比如年度賬在結轉的過程中明細科目出現數據錯誤，而在以后被發現，這類錯誤只能通過“反結賬”進行修改，以防止可能帶來的風險。筆者認為，可以通過以下手段來降低此風險：
（一）制定相應的制度來控制反結賬
目前，部分實行財務信息化的企業或財政核算中心都制定了反結賬管理制度，以確保會計資料的真實性和完整性。其內容主要包括：反結賬要堅持嚴格的審批過程；專人負責反結賬功能的管理；對執行反結賬的使用時間、原因、執行依據等進行備案等。
（二）通過操作權限設置來對反結賬進行操作
用友和金蝶等國內知名財務軟件公司的產品均設計了靈活的操作權限設置和密碼設置，對于財務填制憑證、審核、出納簽字、主管簽字、記賬等分別設置不同權限或人員來操作。這樣要進行反結賬操作時，相關人員都要取消相關的操作才能執行反結賬，修改錯誤，可在一定程度上消除人為操縱因素，確保內部會計控制。
（三）保留財務軟件操作日志并附說明
財務軟件系統管理自動提供了財務軟件操作日志，應對進行反結賬的操作保留操作日志，并對日志進行詳細的說明。諸如反結賬的依據、進行了怎樣的修改等，作為備查資料，同時也可將其作為審計的線索。
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