隨著現代計算機技術和信息技術的發展，以會計系統為核心的管理信息系統已逐步成為我國會計電算化發展的重要方向。與此同時，在會計實務工作中也出現了利用計算機進行舞弊的犯罪行為，近年來這種犯罪行為一直呈上升趨勢。如何加強會計電算化系統的制度建設，完善企業會計電算化系統的內部控制機制，是推動我國會計電算化工作健康有序發展的重要問題。筆者就會計電算化管理制度設計方面，談點個人初淺的體會和看法。
一、會計電算化管理制度的設計依據
1、財政部制定的有關會計電算化系統的法令、法規和制度，是制定企業會計電算化管理制度的基本依據
隨著會計電算化工作的深入發展，財政部相繼頒布了《會計電算化管理辦法》和《會計電算化工作規范》，這兩個文件及其附件較為詳盡地規定了會計電算化系統應具備的管理制度。同時，還頒發了《會計核算軟件的基本功能規范》，為會計核算軟件在技術上規定了應該具有的內部控制制度，為企業會計電算化管理制度的建設提供了理論基礎。
2、計算機系統的工作特點與企業內部控制制度相結合，是會計電算化系統業務處理正確、可靠和安全的基本保證
由于會計電算化系統在我國的應用起步較晚，加上缺乏適合我國國情的成熟的理論指導，導致會計電算化無章可循，嚴重阻礙著會計電算化的順利發展。因此開展會計電算化工作的單位應從建立內部控制系統的基本原則出發，充分考慮計算機系統的工作特點，制定相應的管理制度，使軟件中設計的控制措施真正發揮應有的作用。
3、企業所使用的會計軟件的基本特點，也是制定管理制度的重要依據
根據《會計核算軟件的基本功能規范》的要求，配備會計核算軟件是會計電算化的基礎工作，選擇會計軟件的好壞對會計電算化的成敗起著關鍵的作用。配備會計軟件主要有選擇通用會計軟件、定點開發、通用與定點開發會計軟件相結合等三種方式，不同的單位應根據實際需要和自身的技術力量選擇配備會計軟件。企業在設計自己的會計工作制度時，應根據所使用的會計軟件的實際情況，制定相應的控制措施和管理制度。
二、會計電算化管理制度的設計原則
建立健全、嚴密、有效的會計電算化內部控制制度，除必須遵循企業內部控制的基本原則外，還應考慮以下原則：
1、合法性原則
對于會計電算化系統來說，合法性要求主要體現在企業使用的軟件必須滿足會計核算軟件功能規范的要求，如果使用的是商品化會計軟件則必須通過有關部門的審批，這是建立會計電算化系統內部控制的基礎。
2、業務處理程序標準化原則
會計業務處理應具有嚴格的時序性要求，例如結賬前必須首先完成期末業務的攤銷、提取和結轉；結轉時也有結轉順序的要求。在網絡環境下，多臺計算機同時對一個會計軟件進行各種操作，如果軟件并發控制設計不夠完善，使用單位又沒有建立嚴格的業務處理程序，會計電算化系統則往往會出現很多難以預料的錯誤。
3、經濟性原則
會計電算化系統通常采用計算機程序和組織制度控制相結合的綜合控制方法，建立自己的內部控制體系。在確定采用哪一種控制方法時，除了考慮控制的有效性外，還必須考慮采取措施的經濟性，真正做到以最小的成本達到最大的效果。
三、會計電算化管理制度的設計內容
根據會計電算化系統的有關法令、法規和制度的規定，結合計算機系統的工作特點，一般來說，會計電算化系統應從以下幾個方面建立嚴格的會計控制制度。
（一）電算化崗位責任制度的設計
根據財政部制定的《會計電算化工作規范》及對本單位管理核算的要求，應建立相應的崗位責任制，明確其相應崗位職責，做到事事有人管、人人有專責、辦事有要求、工作有檢查。會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和會計電算化崗位。
1、基本會計崗位與手工方式下的會計工作崗位設置基本一致，一般可分為會計機構負責人或會計主管人員、出納、財產物資核算、成本費用核算、資金核算、財務成果核算、工資核算、往來核算、稽核、總賬報表、檔案管理等崗位。
2、會計電算化工作崗位，一般可分為電算化主管、系統管理員、軟件操作員、審核記賬員、會計檔案管理員、電算化審查員、數據分析員、系統維護員。
3、會計工作崗位設置可一人一崗、一人多崗或多人一崗，但應符合內部牽制制度。
（二）電算化操作管理制度的設計
在制定操作管理制度時，應注重對軟件缺乏技術控制或技術控制不足之處做出必要的制度規定，以彌補技術控制的不足。主要包括以下內容：
1、建立嚴格的職責分工，對不相容的職責進行分離。如系統的維護開發人員與系統日常操作人員及現金保管等三類人員的職責應嚴格分離，不得兼任；電算化主管和系統管理員不得一人兼任；系統操作人員中憑證的錄入和憑證的審核必須分離。
2、每個操作人員通過口令或密碼的設置來標明自己的身份，并且只能擁有其分工范圍內的操作權限，操作人員的口令或密碼應經常更換并對他人保密。
3、建立嚴格的操作時序性控制制度，并制定必要的上機記錄制度。
（三）軟件安全控制制度的設計
軟件是計算機系統的重要組成部分。對軟件特別是應用軟件的控制，應從軟件的開發階段就加以控制，并使這種控制貫穿于整個軟件的使用過程。軟件的安全控制主要有:
1、開發設計過程的控制
會計電算化系統的大量工作是由計算機在程序的控制下集中自動完成的，大量的內部控制措施也是采用計算機技術通過程序來實現的。對于自主開發的會計軟件，必須保證程序設計按照會計法、會計準則和會計制度進行，促使開發人員在系統中設計必要的內部控制措施、數據跟蹤功能，甚至專為審計服務的程序段和標準數據輸出功能。
2、會計軟件安全保密的控制
機內運行的程序文件必須進行加密處理或者采取其他保密措施，防止程序被非法篡改。使用時還應定期檢查運行中的會計軟件的完整性、可靠性，以保證軟件的正常工作。
3、修改會計軟件的控制
對于自主開發的會計軟件有時需要進行修改或功能擴展，會計軟件的修改必須經過審批，在財務主管的組織監督下實施，修改后的軟件必須經過嚴格的測試，并形成必要的文檔資料存檔保管。
(四) 計算機軟件和硬件管理制度的設計
制訂必要的計算機軟件、硬件管理制度，是保證會計電算化系統有一個良好的工作環境，使計算機設備正常運轉和會計軟件安全保密的需要，這些制度主要有以下幾方面：
1、軟件維護管理制度
系統軟件維護具體包括：檢查計算機軟硬件系統，并作好檢查記錄；在系統環境發生變化時，隨時作好適應性維護工作；在系統運行過程中發生異常應盡快恢復系統的正常運行，如發生無法解決的故障應及時與硬件的供應商和軟件的技術人員聯系，以便妥善處理。
2、硬件維護管理制度
系統硬件維護對象主要包括：電源、顯示器、打印機、掃描儀、光盤刻錄機、磁盤機、磁帶機、軟盤驅動機、鍵盤、鼠標等等。硬件的維護工作很大程度上依賴于該硬件最初的選購上，正常使用后維護工作量小而簡單,可以劃入機房管理工作范圍中。
3、機房設備安全和計算機正常運轉管理制度
計算機硬件設計制造中采用了大量的控制技術以保證計算機數據處理的可靠、準確和安全。在會計電算化系統的使用上更具有實際意義的是，制定保證計算機設備正常運轉的管理制度，從而使硬件的各種控制充分發揮作用。
⑴規定機房禁止的行為，以維護機房的正常工作秩序。建立這一制度的目的是為了防止可能發生的人為因素對計算機系統的損害。
⑵建立對機房設備進行經常性檢查和定期維護保養制度。建立這一制度的目的是為了保證計算機及其輔助設備處于正常工作狀態，以避免可能發生的自然因素對計算機系統的損害。
⑶制訂硬件故障發生時的應急措施，一旦出現硬件故障可以及時排除或防止進一步擴大。
4、病毒管理制度
根據病毒的特點和侵害過程，防范計算機病毒的主要措施有兩個：即預防病毒傳染計算機系統和防止病毒對計算機系統的破壞。具體包括:
⑴ 對計算機網絡系統應設置“防火墻”、 安裝防毒軟件卡或防毒程序，以防止病毒感染和保障系統的安全運行。
⑵ 經常對計算機的硬盤和軟盤進行病毒檢測，不在計算機上使用帶病毒的軟盤、光盤、磁帶等磁介質（以下簡稱為軟盤），不在帶有病毒的計算機上使用系統盤。
⑶ 禁止在計算機上使用來歷不明、情況不明的軟件，凡不需要寫入的系統盤都應處于寫保護狀態，制定使用備份軟盤制度。
⑷ 進行重要工作的計算機應該專機專用，專盤專用。絕對禁止在機器上玩游戲。
必須注意的是，重要程序和數據文件一定要多做幾份備份，這是防止病毒危害最簡單而有效的措施。
（五）會計數據管理制度的設計
會計電算化系統中，會計數據的管理是保證系統數據安全和可靠的重要方面。數據管理的主要工作是數據備份、數據恢復和數據維護，其中數據備份和恢復是數據管理的最主要內容。
1、數據備份管理
數據備份功能是用來備份系統初始設置和系統日常業務處理數據及有關自動上機記錄等重要數據。對于單機系統，凡是具有數據輸入或系統設置權限的人員都應該有數據備份權；對于網絡或多終端系統，應設專人負責備份。每次備份都應該在軟盤標簽上寫明備份的時間及責任人，以免恢復機內數據時發生錯誤，備份的軟盤應保留到下次系統運行時為止。
2、數據恢復管理
數據恢復是指將軟盤上記錄的會計數據拷貝到計算機的硬盤上。一般在硬盤數據被破壞或需要查詢已從機內刪除的往年數據時，才使用恢復操作?；謴凸δ芊浅Ｖ匾?，操作不當容易錯把硬盤中最新數據變成軟盤上的舊數據，因此應該限定專人負責這項操作。
（六）會計檔案管理制度的設計
在會計電算化條件下，增加了大量的磁介質和系統開發、維護等檔案工作。因此應建立嚴格的控制措施，以保障檔案資料的安全。這些措施包括：
1、對會計電算化檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作。重要會計檔案應準備雙份，存放在不同的地點。
2、裝有完整的會計核算軟件的軟盤及文檔應交會計檔案資料保管員保存。會計檔案?r
3、采用磁性介質保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制。防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失。
4、會計軟件原程序和文檔資料必須嚴格保管，借閱應登記，并嚴格控制借閱范圍。一般情況下，系統的操作使用人員無權借閱。
5、按《會計檔案管理辦法》的有關規定制定和實施相關文檔存檔、保管期限及期滿銷毀的手續制度。
計算機在數據處理方面無與倫比的特性使之逐漸取代了手工與機械數據處理，它的引入不可避免地給傳統會計工作帶來如會計方法、會計理論體系、數據處理方式、數據處理流程等方面的變革，針對這些變革，依據財政部制定的有關法令、法規和制度，結合會計電算化系統的工作特點和企業所使用的會計軟件的基本特性，制定適合本單位的會計電算化系統的管理制度勢在必行，使實現電算化后的會計部門職能和作用得到充分的發揮，從而促進會計工作的規范化，進一步提高會計工作的質量，用最小的消耗取得最大的效益，為科學管理現代化工作奠定基礎，保證國民經濟持續、穩定、協調地發展。
參考文獻：
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