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趙雪利
隨著我國經濟的飛速發展，制 造業企業越來越注重如何通過信息 化系統建設，提升企業管理水平， 促使企業快速發展，通過ERP系統 運用，企業可以梳理和規范供產銷 等各個環節的流程，加強企業內部 控制，通過系統定制各類報表及時 提煉關鍵信息，以便于管理層能做 出更科學的經營決策，本文以某中 小企業為例，簡述財務信息化建設 措施，以便大家參考。
A公司是一家二百人左右的電 子產品生產研發企業，公司成立之 初主要業務是提供技術開發服務， 同時研發可量產的電子產品，并進 行生產銷售，平時員工需要為客戶 做上門安裝測試等服務，長期出差， 傳統的紙質報銷流程，容易出錯， 需要來回發送快遞，反復修改報銷 單據，報銷周期過長，員工對財務 報銷效率不滿，同時對于即將量產 的產品，公司急需一款ERP系統進 行統一管理，針對以上問題，公司 總經理牽頭，帶領綜合管理部IT經 理和財務經理協助，開始公司信息 化管理建設。
—、財務信息化建設實施過程 及方案
(―)日常辦公報銷系統
1.釘釘系統上線。
針對員工財務報銷進度慢等問 題，公司通過多個供應商詢價，最 終選擇了基礎功能可以免費使用的 釘釘系統，綜合管理部IT經理根據 人事部提供的員工入職信息，首先 維護公司的組織架構，人員信息， 其次根據公司的費用報銷審批流程 進行系統中審批表單的設置，這里 注意，可以根據公司的審批流程分 別設置多個費用報銷表單格式，系 統架構完成，需對系統進行測試， 組織員工培訓，由公司發文確認正 式上線時間。
釘釘系統的上線對于出差中的 員工，可以先把發票拍照上傳到系 統中，進行流程審批，審批到出納 環節，出納會對發票填寫數據校驗， 同時驗證發票真偽，員工可以在釘 釘系統中實時查看到發票的審批進 度，如電子信息審批通過，再把發 票統一快遞給財務部，避免了來回 發快遞改單據，節省了時間和快遞 費用。同時釘釘系統也有打卡功能， 方便了人事部進行考勤統計、出差 時長統計，月底核算工資前可以從 系統導出考勤報表，進行快速核算。
2.釘釘系統增加超級報銷系統。
隨著公司人員增多和電子發票 的廣泛運用，公司財務部只有出納 一個人，對于每月大量的發票進行 驗證已經成了出納最耗費時間的環 節，為了緩解出納驗證發票的時間 及滿足公司對預算執行情況的快速 統計反饋等需求，公司從眾多供應 商中選擇了超級報銷系統服務商， 這款系統可以嵌入在釘釘系統中， 除了基礎信息的維護，增加了預算 模塊，企業可以提前把年度預算初 始化到系統中，員工提交發票的同 時，首先自動驗證發票的真偽、是 否重復，虛假發票不允許提交，已 報銷過的發票，不允許二次重提， 其次驗證通過的發票在選擇費用類 型并提交后，系統會自動核算此項 費用是否超預算，并根據公司的前 期設置進行控制，比如系統設置招 待費超預算不允許報銷，員工超預 算提交單據時，系統會自動進行攔 截，并彈窗說明理由，這樣通過系 統從源頭杜絕了超預算的報銷情況, 大大提升了財務報銷的效率，以避 免了發票。
3.釘釘系統增加’'薪人薪事" 系統。
對于A公司來說，人員費是每 個月最大的支出，員工增加到200 人時，傳統的績效考核方式，即依 據員工的年度工作總結并不能快捷 的提煉出員工的工作效率、平時表 現等情況，員工的績效考核工作也 越來越難評判，為此人事部上線了 “薪人薪事”系統模塊，它可以嵌 入在釘釘系統，由部門總監設置部 門目標，部門人員在部門目標之下 分別設立自己對應實現的具體工作 目標，并按季度、年度在系統上進 行自評和領導層評價，大大提高了 績效考核的效率。
（二 ）Oracle ERP 系統
1.需求分析和系統選購。
ERP系統上線前，總經理首先 發起了需求分析討論會，由財務部、 采購部、生產部、質量部、研發部、 綜合管理部等部門代表共同參會討 論，提出各部門的需求清單，采購 部根據需求從市場征詢了四家供應 商，分別是用友、金蝶、Oracle、 SAP，A公司選擇了口碑知名度較 大的，且后續運維費用比SAP更低 的Oracle系統,Oracle系統可以滿 足各部門的使用需求，使用起來也 很方便。
2.上線部署實施。
上線部署實施是非常重要的一 個環節，也是能否實施成功的關鍵 環節，運維團隊有6人留在公司， 幾乎每個人針對一個部門進行手把 手的上線實施服務，財務部門提供 的數據是非常重要的，因為系統期 初的數據由財務部來提供和核對， 財務需要進行的初始化信息包括: 會計科目、資產明細、銀行賬戶、 發票類型、存貨信息，客戶/供應 商明細、往來賬款余額，以及涉及 會計核算的相關方法等，這些信息 維護都需要由財務部來進行數據的 初始化確認，A公司為保證系統運 行的有效性，前三個月進行了雙系 統運行，即Oracle系統與現有的財 務核算軟件同時記錄當月財務信息， 并在月底結賬后，比較兩個系統的 財報和各科目數據結果是否一致， 這個過程中如果發現問題需要及時 進行解決。A公司經過三個月的雙 系統驗證，終于通過了測試，于3 個月后正式全面上線Oracle系統。
3.ERP后期維護。
ERP系統上線后，各部門應持 續關注系統的運行情況，根據增加 或變更的業務場景，進行系統相應 設置也非常重要，A公司后期在使 用中進行了許多業務需求更新，比 如增改報表設置，新增產品分類， 工時報表等，在運行中也需要注重 員工培訓，尤其是各部門系統操作 人員變更時，關注新員工的操作培 訓，避免出現人工操作的失誤，通 過更多的校驗來關注員工操作系統 的準確性和系統的運行情況。
（三）奇安信加密系統
A公司是一家高新技術企業， 也是一家處于融資中的成長型企業， 經常會面臨各種財務盡調和審計， 同時對于科技型公司，研發人員電 腦中的數據是公司的核心機密，隨 著人員的更新迭代，員工是否會把 公司財務數據和核心研發數據泄露 是公司越來越擔憂的問題，A公司 通過市場調研，及時上線了奇安信 加密系統，首先員工電腦如果訪問 公司服務器，需要通過IT經理將員 工電腦信息逐一加入公司局域網進 行授權，其次在公司網內員工，尤 其是財務部和研發部員工設置了最 高加密級別，任何文件對外發出都 需要通過部門總監的審批，進行解 密后，才可以外發，增強了公司的 數據安全性。
（四）財務信息系統實施成果
A公司通過釘釘軟件、Oracle ERP系統和奇安信加密軟件完成了 公司的財務信息化建設，形成了高 效報銷、數據快速安全處理的狀態， 較大提升了企業的工作效率，提升 了企業管理水平。
二、財務信息化建設的關注 要點
（―）合理安排資金計劃
財務信息化建設首先離不開公 司領導層的支持，其次最重要的是 了解公司的資金安排，根據自身的 情況，選擇適合企業規模的信息化 產品，比如ERP產品，通常中小企 業選擇國內的用友、金蝶即可，因 為價格比較低廉，產品的界面也很 友好，員工更容易上手使用，后期 運維費用不高，而SAP或Oracle系 統則更適合大中型、跨國企業的使 用，選擇合適的系統前提是考慮公 司是否有足夠的預算，是否制定了 合理的資金計劃。
（二） 財務信息系統服務于公 司制度
財務信息系統通常會有固定的 工作邏輯，然而它的定位終究是服 務于企業的工具，所以公司首先是 制定好各項管理制度，比如財務報 銷制度、不同報銷的審批流程，然 后按照公司的制度流程進行系統工 作流程設置，最終實現管理制度化， 制度流程化，流程表單化，表單信 息化，信息移動互聯化。
（三） 重視系統后期運行情況 的監督和改進
每個系統的上線都會對公司全 員的工作產生很大的影響，后期系 統的使用情況會極大的影響各類報 告的輸出，從而影響相關人員的決 策，公司一旦上線信息化系統，首 先應該確認好專人專崗，全程關注 系統后期的運行情況，及時發現系 統運行中的問題，對于人員操作問 題，應及時進行培訓或設置獎懲機 制避免失誤，對系統本身的設置問 題，應及時與服務商溝通，請專業 的運維團隊來進行專業維護，以確 保系統的安全運轉，同時做好數據 庫備份，保證數據的安全性。
財務信息系統已經比較廣泛的 運用在各類企業的日常運行中，但 依然會出現各種各樣的問題，尤其 不同企業的工作環境、人員素質能 力等情況各有差異，系統使用中總 會出現各種各樣的問題，不論身為 財務人員還是專門的ITT作人員， 都應該積極而靈活的應對系統出現 的問題，尋求專業人員的建議，同 時也多考慮是否可以靈活處理以達 到企業的工作需求。
作者單位清智汽車科技（蘇州） 有限公司天津分公司
