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湖南省建筑設計院有限公司財務部 黃 捷
湖南省建筑設計院有限公司（以下簡稱HN院）建院逾60年，為國家高新技術企業、稅務局A級納稅企業、商務部授予對外經營權的勘察設計企業，現有在職員工1500余人，下設7家子公司，9家駐外分公司，其中專業技術人員占在職員工總數的85.6%以上。
因進入市場時間早、市場化程度高，競爭異常激烈，HN院自90年代初就實行事業單位企業化管理，于2002年改制為全民所有制企業，隨著現代企業管理制度的逐步建立健全，HN院內部管理水平不斷提升，但財務管理一直是內部管理的短板，如財務與業務聯系不緊密，財務管理一直停留在會計核算階段，僅能滿足日常會計核算要求，無法滿足新常態下財務監管要求和為決策層重大決策提供數據支撐需求。特別是2015年底劃歸省國資委管理以后，對HN院財務管理提出了更高要求，每月初需合并報表、報送集團快報，每季度和年底對各項財務指標進行統計和考核等，由此可見，HN院亟需有效提升財務管理水平以滿足日趨嚴格和規范的企業發展和外部監管需要。
本文以推行財務信息化建設的意義和作用為切入點，探討推行財務信息化對提升企業財務管理水平的現實意義，在此基礎上對HN院財務管理現狀和問題進行深入剖析，進而提出以推行財務信息化建設為抓手，提升HN院財務管理的具體對策，旨在為經濟新常態下勘察設計企業提升財務管理水平提供借鑒和參考。
一、企業推行財務信息化建設的意義和作用
推行財務信息化對企業提升財務管理水平具有十分重要的現實意義，具體表現如下：
一是有利于規范財務管理和加強制度建設。財務信息化的推行離不開相關財務制度保障，企業必須先梳理和完善現有財務管理制度，有效規范財務業務流程和財務人員崗位分工，促使財務管理規范化、全面化，從而為財務信息化建設打好基礎。
二是有利于提升工作效率和節約運營成本。通過財務信息化建設，重塑財務業務工作流程，能有效提高業務處理效率，減輕財務人員工作量，使財務人員有更多精力和時間投入到數據分析利用等更有價值工作中，有效降低了財務運營成本和人工成本。
三是有利于規范資金管理和提升管控能力。通過使用財務信息化軟件，便于財務部門和人員進行審核和監督，能夠規范企業資金管理，保障安全和避免浪費，特別是通過對關鍵流程節點增加控制環節，與財務審批權限管理相集成，能有效提升財務管控能力。
四是有利于提升數據分析能力和為高層決策服務。通過實施財務信息化，可以使財務數據得到高效集成和處理，不僅有利于收集企業經營管理過程中紛繁復雜的財務信息，實現實時查詢和共享，還能通過系統工具對各項財務指標、報表和預算等數據進行統計分析，為企業高層管理者決策提供數據參考和支持。
二、HN院財務管理現狀和問題分析
（一）業務類型多、組織機構復雜，原有財務軟件不能滿足財務管理需要。
如前所述，HN院下設7家子公司，9家駐外分公司（由駐外財務人員進行財務管理），但由于目前HN院財務管理使用的是金蝶K3/WISE單賬套版本，軟件架構屬于C/S架構，導致財務部無法對其下屬分子公司進行有效的財務管控；同時，隨著HN院工程總承包業務發展，總包項目數量不斷增加，一個總包項目需單獨設立一個賬套，進而導致HN院本部有26個賬套；每當需要出具合并報表和進行數據統計時，需逐個賬套單獨查詢數據或手工抵消合并報表；此外，由于7家子公司涉及房地產、工程管理、技術服務等多行業，科目設置各不相同，使得合并報表時調整工作量巨大，可見HN院老版財務軟件弊端日趨凸顯，已無法滿足財務管理現實需要。
（二）原有財務業務處理模式效率低，工作量大且錯誤率較高。
在原有財務軟件框架下，完全依靠財務人員手工錄入會計信息與業務信息，工作量大、非常繁瑣且容易出錯，導致財務業務處理效率低下。隨著HN院業務發展壯大，財務人員尤其是基礎性崗位感受特別明顯，每月會計憑證錄制、發票開具、發票認證、網銀支付等業務數量均呈直線上升趨勢，如會計憑證由過去每月2000余個激增至每月5000余個，年末更是高達10000余個，網銀支付量由每月3000余筆上升至每月6000余筆，在人手有限的前提下，這些重要但又繁瑣重復的工作占據了財務人員絕大部分時間，而且一旦出錯，輕則需要返工修改，重則給企業造成經濟損失。
（三）財務系統與業務系統脫節，無法發揮財務監督管理職能。
長期以來，與大多勘察設計企業一樣，HN院財務核算只到部門層面未細化分解到項目層面，同時由于原有單機版財務系統與業務系統未實現打通對接，導致HN院財務部門無法完整掌握具體項目的合同和收支情況，通常情況下業務部門只能通過自行登記EXCEL臺賬來記錄各個項目財務信息，因此項目層面財務信息散落在各項目人員手中，不便于匯總分析，也不利于總結提升。同時，由于原有單機版財務系統與業務系統脫節，業務部門的預算申請、資產采購申請等業務需求無法及時跨系統進行數據比對，導致出現超預算開支情況；業務部門的利潤情況也因無法及時預警，導致開支超出利潤結余情況時有發生，通常要等到年度結算時才能發現和糾正上述問題，故無法有效發揮財務監督管理職能。
（四）財務數據分析功能缺失，無法滿足不同用戶群體需求。
一方面，通常情況下業務部門的關注度主要集中在本部門經濟目標完成情況（到賬收入情況、成本費用情況等），但由于過去財務數據零散存儲于各財務人員或項目人員手中，很難及時、完整、安全的傳遞達到相應業務部門負責人手中，財務數據被合理利用并加以分析力度不夠；另一方面，在財務數據分析方面，因缺少信息化輔助工具支撐，沒有統一的格式、統一的存儲管理，統一的分析模板，僅僅停留在人工臨時統計數據進行分析的狀態，通常是在半年度經濟會議等時點才會要求財務部門提供簡單的財務收支數據，無法及時提供管理層所需集團整體財務數據和分析報告，對重大決策的參考意義不大。
（五）財務制度不健全且財務人員素質參差不齊，導致制度執行存在差異。
長期以來，HN院存在重業務、輕管理的傳統思維，對財務制度建設未引起足夠重視，且相當一段時間內未根據業務發展和內部管理需要進行適時調整和優化，導致財務制度建設日益無法適應實際需要；同時，由于財務制度不健全，導致財務業務處理不夠統一、規范，許多業務的財務要求完全依賴于經辦財務人員對各項財稅制度的理解程度和個人過往經驗，容易出現不同財務人員對同一筆業務的處理方式存在較大差異的情形，以勞務報酬代扣個人所得稅為例，有人認為應該按照勞務報酬代扣，有人認為可按工資薪金代扣，不利于財務管理工作的統一規范和總結提升。
三、HN院財務管理提升對策分析
基于以上HN院財務管理現狀分析，不難發現HN院亟需推行財務信息化建設，通過引進全新財務信息系統，一方面強化財務管理制度建設，梳理和再造財務業務流程，統一財務人員作業標準，另一方面通過財務系統總賬、基礎業務和預算管理等模塊和經營分析平臺的建設和投入使用，提升財務業務處理效率，對接財務系統和業務系統，實現財務數據分析智能化，全面提升HN院財務管理水平。
（一）多家對比選擇JD云ERP系統，滿足多元化財務管理需求。
考慮HN院組織機構復雜，財務業務量巨大，財務人員配備緊張等現實情況，經多輪前期調研和招標選型，最終選取了JD云ERP軟件，軟件采用B/S架構，一是數據庫服務器可以設置在HN院本部機房，支持任何地方遠程登陸操作，極大地方便用戶使用，二是支持多組織、多賬簿、多業態數據一體化，同時可查詢多年度和多分子公司賬務且無需切換重復登錄，三是支持統一的會計核算政策與科目體系，具備財務報表的快速合并與自動抵消分錄功能，四是系統可開發性強，適用于業務端定制性開發，以滿足業財一體化的個性化需求。
（二）建設網上報銷、智能會計平臺，提升財務業務處理效率。
通過建設網上報銷系統、智能會計平臺等模塊，實現財務業務流程重塑，有效減少不必要的流程節點，如業務人員填寫相關報銷信息后，財務人員即可直接利用單據信息自動生成憑證，無需重復輸入，財務人員審核報銷單據后可一鍵推送報銷單中的銀行賬號等付款信息至銀企直連系統支付，無需出納手工輸入賬號信息，根據發票申請單中的開票信息則可直接推送至金稅系統開具增值稅普通、專用發票，實現無縫銜接。通過以上基礎業務模塊建設，搭建起連接財務與業務的橋梁，有效減少了重復勞動，大大提高了基礎業務處理效率和準確度。
（三）對接打通財務和業務系統，實現業財一體化。
通過與項目管理系統進行對接，將項目管理系統中的項目編號、名稱、進度信息、合同金額和付款信息等業務數據接入JD云ERP系統，實現按項目進行財務收支數據歸集，根據項目管理系統中獲取的外部節點來確認相關項目進度，進而與項目會計收入確認相掛鉤。同時，通過建設預算管理系統，將各業務部門、分子公司填寫的年度預算數據、專項預算數據與費用報銷系統、資產采購系統關聯，實現在費用報銷過程中按照成本費用預算進行控制，固定資產采購申請時按照固定資產采購預算進行控制。
（四）建設財務經營分析平臺，實現財務數據分析智能化。
通過建設財務經營分析平臺，根據JD云ERP系統報表、單據數據等信息，對不同使用群體設置相應權限，可以為不同受眾群體實時動態圖表化分析展示其所需的當天、當月、當年業務數據與財務數據，如財務負責人可以查看全院實時財務收支情況、現金流狀況、各預算指標執行情況等；業務部門負責人可以查詢部門實時項目收入情況、費用開支情況以及預算指標執行情況等，公司領導則可以實時查看省國資委考核指標完成情況、各項重點財務指標同比、環比分析結果等，實現了財務數據及時處理、傳遞與展示，有利于挖掘和提升財務數據價值。
（五）加強財務制度建設及財務人員培訓，統一作業標準。
財務信息化建設的前提和基礎，一是梳理和規范財務業務流程，HN院主要通過加強對財務人員的培訓力度，盡量避免同一業務不同人員理解和處理不一致的情況出現，二是加強財務制度建設，HY院財務部門組織對現有財務制度進行了全面梳理和重新修訂，并將財務管理關鍵控制點通過JD云ERP系統進行設置并固化，如根據HN院財務制度要求對公務用車開支單獨建立臺賬管理，通過在費用報銷中設置公車運行費用等項目，并在報銷單據中增加公車車牌和名稱字段并設置為必填項，從而實現公車費用臺賬的自動歸集；根據個人所得稅法要求，需要對外聘勞務人員代扣代繳個人所得稅，通過在報銷單據中增加代扣人員姓名、身份證號碼、費用金額和代扣個稅金額等字段，把計算公式設置到報銷單據中實現自動計算，每月財務人員只需將當月的代扣信息引出即可輕松完成個人所得稅申報工作。
